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春野ユリ  - ,,  09:00 PM

Googleカレンダーを賢く使って過密スケジュールを回避する方法

Googleカレンダーを賢く使って過密スケジュールを回避する方法

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MakeUseOf: Googleカレンダーはきちんとした生活をするには実に便利なツールですが、スケジュールを詰め込みすぎてストレスの原因になると良くありません。1日24時間では足りないことが多いですが、Googleカレンダー自体は上手く使えば救いになってくれます。賢くスケジュールを立てて効率化しましょう。

Googleカレンダーを使ってスケジュールが過密になるのを抑える10の秘訣をご紹介します。


1.自由時間をスケジュールに入れる


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Googleカレンダーはミーティングの時間や締切日や出張の手配のリマインダーになるだけではありません。休憩時間を取ることもリマインドすることができます。毎晩何時間かを、例えば読書のためにスケジュールすると、毎日自分のために何かをしなければいけないことを思い出させてくれます。昼休みも「仕事に使わないこと」という但し書き付きでスケジュールに加えてください。夫や妻と一緒に出かける日や子供と過ごす時間もカレンダーに入れましょう。

自由な余暇時間をカレンダーに加えると、スケジュールはますますびっしり詰まっているように見えてしまいますが、自分自身のために時間を取ることも大切だということを思い出させてくれるので大丈夫。ストレスがあると本当に消耗しますし、病気になりやすくなり、生産性も下がります。

だから、カレンダーを使って自分の好きな活動をスケジュールに入れてストレスを軽減しましょう。散歩するとか犬と遊ぶというような単純なことでもいいのです。


2.自己啓発の時間を作る


私たちは片づけてしまわなければならないことにばかり集中する傾向があります。仕事では特にそうです。そして、カレンダーにそういうことを全部に入れて、自由時間にしたいことも全て入れると、もうあまり余白は残っていません。それでも、自己啓発(それがあなたにとって何を意味しようともです)のために時間を作ることは大切です。それは自分が伸ばしたいスキルに関する本を読むことや、楽器の練習やワークアウトかもしれません。何でもいいのです。ただ、必ず自分の成長に役立つことに時間を使うようにしてください。


優先度の高い別のことが発生すると、こうした活動を後回しにしてしまうのは簡単ですが、サイド・プロジェクトや仕事とは関係のない趣味があるとキャリア上の進歩に役立ちますし、幸福感も得られます。そういうわけで、アルドゥイーノで遊ぶ時間をスケジュールするのはキャリアを導いてくれるメンターを見つける時間をスケジュールするのと同じぐらい重要なのです。


3.全てをスケジュールする


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時間を区切るのは誰にでも良い方法というわけではありませんが、これで劇的にモチベーションが上がる人もいます。端的に言うと、毎晩15分から20分間使って翌日の時間をさまざまな長さに区分けして、その区分1つ1つにそれぞれの目標を設定するということです(目標とはメールに返信するというようなことでもいいのです)。

ある活動をするのにわざわざ時間を区切ってスケジュールすると、自分の目標に集中できてより多くのことがこなせます。ブロガーのCal Newport氏は、この戦略で1週間の生産性が50%も上がったと言っています。


4.時間に余裕をもたせる


どんなに集中力があっても、どれだけ自分のプロジェクトのことしか考えないようにしていても、いつもいろいろなことが発生するものです。完璧なスケジュールを立てましたか? それでも予想していなかった会議に召集されるかもしれません。「人は自分が実際にできる以上に自分は早く仕事ができると思っている」というのが、人生の辛い真実なのです。

Googleカレンダーはこういうときに少しは役に立ちます。何かをカレンダーに入れるたびに、少し時間に余裕をもたせるようにしてください。ミーティングに30分かかると思いますか。45分取っておく方が良いでしょう。車で15分で面接会場に到着する予定ですか? 少なくとも30分は見ておきましょう。ちょっとした時間的余裕が集積すると、慌てた気持ちにならなくてすみます。

さらに、ずいぶん早めに設定しておいた締切より前に首尾よく作業が終わったら、余った時間を「ボーナス」として他のことに使ってください。


5.天気予報をチェックする


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吹雪のハイウェイで立ち往生して遅刻したことはありませんか。そんなときGoogleカレンダーが役に立ちます。天気予報を直接カレンダー上で見えるようにするには、設定に行って気温を華氏にするか摂氏にするか選びます。

そうすると、曜日ごとに小さなアイコンが見えるようになるはずです。このアイコンでは詳しい気象情報は得られませんが、雨、雪、強風などの予報がアイコンでわかると、作業に少し余分に時間を取らなくてはいけないとか、天気のせいでスケジュールを前後させることを考えるリマインダーになります。


6.運転時間を加える


Googleマップの一番便利なところは、今すぐ出発した場合の目的地までの所要時間を見積もってくれるところです。しかし、過去の交通状況に基づいて見積もられた所要時間を知るために、出発時間を選択することもできます。これは運転する時間を勘定に入れる必要があるときにはとても便利です。

Googleカレンダーのイベントに住所を入力すると、イベントの右側をクリックして地図に行けます。これで、所要移動時間の見積もりを得るのもそれをカレンダーに取り込むのもさらに楽になります。


7.スケジュールを重複させない


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これは当たり前のことのようですが、覚えておく価値があります。Googleカレンダーはたくさんの予定を楽に入れられますが、自動的に入ってしまうイベントもあります(例えば、最近はGmailから直接出張の日程が取り込めます)。そしてスケジュールにあわせてリマインダーを送る機能が大変優れているので、スケジュールを開いておかないこともあります。これにより、いくつかの時間帯にダブルブッキングが発生して、スケジューリングのストレスの発生に一役かうことになります。

「ダブルブッキングなんてしない」と思っても、念のために時間を取ったほうが良さそうです。


8.他のカレンダーと一本化する


自分のカレンダーに楽にアクセスできるのが一番です。しかし、別のカレンダーが見られるのも大変有益です。例えば、パートナーもGoogleカレンダーを使っていて、自分が子供を学校に迎えに行くことになっているかどうか思い出せないなら、奥さんのスケジュールをチェックして今日は仕事で遅くなるかどうか確認できます。仕事でどんなスケジュール機能を使っていても、そこから仕事のスケジュールをGoogleカレンダーに取り込めると、私生活と仕事の予定が両方とも見られるようになり、予定を立てるのが楽になります。Googleは「カレンダーの複数使い」をサポートしています。

Ryan氏が書いた素晴らしい記事でGoogle Calendarに自動的に取り込めるたくさんのことに関するものがありますが、そこに書かれているものの多くはとても役に立ちます。


9.切り捨てられるところを見つける


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「No」ボタンは使うためにあるということを覚えておいてください。多くの職場では、社員はあまりにも多くの不毛な会議に出席するよう求められ、そのせいでますますスケジュールに関するストレスを感じるようになります。1週間先のスケジュールを見てどれがメールや電話で済む会議か考えると貴重な時間に空きができます。他にも何か切り捨てられることがあるなら、ためらうことなく実行してください。その時間はもっと有効に使えます。


10.リラクゼーションのリマインダーを使う


定期的に手を休めて休憩することを自分にリマインドするのは、Googleカレンダーの立派な利用法です。数分間感謝するとか日記をつけたり毎日瞑想するための短い時間を取とか、その他リラクゼーションになることなら何であっても例え数分間でもいいのですが、Googleカレンダーは、こうしたリラクゼーションを実践するための唯一のリマインダーになれるのです。

過密スケジュールでストレスを感じているなら、こういうリラクゼーションの実践は大変貴重なので、忘れないようにカレンダーに入れる価値があります。まとまった時間を毎日(あるいは2、3日ごとにでも)別に取っておいて、自分との「マインドフルネス」のアポとして繰り返すように設定すると、偶然それにかぶせて何かをスケジュールしてしまうことはなくなります。


Googleカレンダーに助けてもらう


Googleカレンダーは、物事を整然と把握してスケジュールの断捨離をすることに関しては、驚くほど効率の良いツールです。心配しないで使ってください。そして、どのイベントを受け入れて、どれを拒否するか選ぶときには恐れず冷徹になってください。カレンダーを効率的に使う秘訣は単純です。不必要なものは切り捨てて、自分の好きなことをする時間を作り、全てを整然と保つこと。これだけなのです。


Avoid the Stress of Over-Scheduling with 10 Smart Google Calendar Tips | makeuseof.com

Dann Albright(訳:春野ユリ)
Photo by Shutterstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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