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印南敦史  - ,,,  07:30 AM

目的が明確なら挫折の心配なし。デスクまわりをスッキリさせる「セルフ片づけプロジェクト」

目的が明確なら挫折の心配なし。デスクまわりをスッキリさせる「セルフ片づけプロジェクト」

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「すぐやる人」になる1分片づけ術』(小松易著、日経ビジネス人文庫)の著者は、本書冒頭で「本当の片づけは、『カタをつける片づけ』」だと説明しています。でも、そこにはどのような効果があるのでしょうか?


カタをつける片づけは、仕事の効率を上げて"速く"できるようになるだけでなく、何事もぐずぐず先延ばしせず、"早く"とりかかれるようになり、あなたのフットワークを軽くします。仕事力を数倍アップさせ、人生を変えてくれるのです。(「文庫版まえがき」より)


職場環境も頭のなかもスッキリ軽くリセットすることができ、すぐ決断できる人になれるのだとか。そして、まず最初にカタをつけるべきは、もっとも身近な職場環境のひとつである「デスク」からはじめるのが最適だといいます。

とはいえ、知らず知らずのうちに物が増え、デスクはすぐに乱雑になってしまうもの。そこできょうは第3章、「物を減らす整理のテクニック」に焦点を当ててみたいと思います。


片づけの3ステップ


著者によれば、片づけには「リセット」と「習慣化」という2つの要素があるのだそうです。リセットは「整理・整頓」のことで、つまり「リセットの片づけ」とは、整理と整頓の2つによって成り立っているということ。そして整理とは「減らす」ことであり、整頓とは「使いやすいように配置する」ということ。

効率的かつ効果的な片づけ方としては、まず「整理」を徹底して行い、その後「整頓」に入るのがベスト。そのうえで重要なのは、そうしてリセットした状態を維持する、つまり、片づいたスペースをきれいに保つことだといいます。

これら整理、整頓、維持が「片づけの3ステップ」となり、最終的に「習慣化」というゴールを目指していくことで片づけは成功するわけです。(97ページより)


片づけの基本動作


片づけを成功させる一番の秘訣は、「片づけの3ステップ」の1番目にあたる「整理」を徹底してやり切ること。この段階を中途半端なままにして整頓に移ると、片づけはうまくいかないので注意が必要。そして「整理のステップ」を成功させるには、整理をさらに4つのステップに分解して実施することが大切。


1.外に出す
2.分ける
3.減らす
4.しまう
(99ページより)


これが「整理の4ステップ」で、このプロセスに基づいた片づけの特徴は、「細分化」だと著者は説明しています。いっぺんにデスクまわりを片づけるのではなく、「デスクの上」「引き出し」「足元の書類」というように片づける場所を細分化し、一カ所を最大15分で片づけていくというもの。

たとえばデスクの文房具を入れる引き出しを片づける場合なら、まず、片づけると決めた引き出しのなかからすべての物を外に出すということ。ちなみに、外に出すことのメリットは2つあるといいます。


1.すべての物が見渡せるので、片づけの効率がアップする
2.減らす覚悟ができる
(102ページより)


次の「分ける」段階では、減らす基準をつくり、その基準に従って物を「要」「不要」に分けていく。たとえば、文房具を減らす基準として考えられるのは、「直近1カ月で1回以上使った物かどうか」。「分ける」という行為は、基準に従って対象物を2つのグループ(「要」「不要」)に分けていく行為だというわけです。

さらに、2つのグループに分けた物のうち、「1カ月に1回以上使っていない物」のグループを減らすことが「減らす」のステップ。この場合の「減らす」という行為として考えられるのは、「捨てる」「文房具を管理している部署に戻す」「必要な人にあげる」など。

そして最後の「しまう」のステップでは、もうひとつのグループである「要」に分類された「1か月に1回以上使った物」を、ただ下にあった場所に戻して終了。(99ページより)


片づけを成功させるポイント


しかし、片づけが得意な人はこの段階で、「出し入れしやすいように置き場所を変えて、しまわなくてよいのだろうか?」と疑問を持つかもしれません。

もちろん、片づけが得意なのであれば、それでもOK。そのまま整頓のステップに移ってもよいのですが、片づけが苦手な人は、まず整理(物を減らす)ことが大切。その部分を徹底して行ってみることが、片づけを成功させる大切なポイントだということです。

片づけが苦手な人は、ついつい「次の整頓」に目がいってしまうもの。しかし、その結果として置き方にこだわってしまうため、片づけそのものが失敗に終わってしまう。だからこそ、まず整理を徹底し、それを終えてから整頓に入る。これこそがポイントだということ。

なお、整理・整頓を始める前に、以下の項目を埋めていく「セルフ片づけプロジェクトシート」をつくるといいそうです。


「セルフ片づけプロジェクト」シート

名前  [          ]
プロジェクト名  [ 例:オフィスのデスクの片づけ ]プロジェクト
プロジェクトの目的  [ 例:仕事中に探し物をしないため ]
ターゲット(片づける場所または箇所) [例:デスクの上、引き出しのなか]
アイテム(書類、名前) [例:文房具、書物、資料]
実施期間 スタート[  年 月 日( )◯:◯◯]〜ゴール[  年 月 日( )◯:◯◯]
プロジェクトの結果(最後はどんなスペースにしたいか? 自分自身がどのようになりたいか? など)
[ 例:オフィスに行ってすっきりしたデスクの前に座りたい ]
達成の基準(プロジェクトの結果を達成するための基準を具体的に3つ)
1.「 例:文房具はふだん使うものだけになっている 」
2.「 例:書類の量は2分の1になっている 」
3.「 例:物の置き場がちゃんと決まった状態になっている 」
(105ページより)


記入のポイントは2つあるそうです。まず最初は、片づけの目的。目的がはっきりしないと「片づけのための片づけ」になってしまって挫折しがち。特に「迷走型」は要注意だといいます。

そして2つ目は、「どんなスペースにしたいか」「どういう状態を目指したいか」を書く「プロジェクトの結果」。事前にイメージすることで、その結果に近づけるために前向きに努力しやすくなり、「習慣化」も進みやすくなるわけです。(104ページより)


❇︎


他にも「整頓のテクニック」や「かばん、パソコンの整理法」など、実用的なアイデアが数多く紹介されています。応用してみれば、環境をすっきり整えられるかもしれません。


(印南敦史)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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