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春野ユリ春野ユリ  - ,,,,,  09:00 PM

生産性が上がらない状態からリカバリーする方法

生産性が上がらない状態からリカバリーする方法

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誰にでもはかどらない日はあります。不測の事態が発生してスケジュールが台無しになることもあれば、体調が良くないこともあります。理由は何であれ、軌道修正するのは大変です。生産性が落ち込んでいる状態からギアを入れ直す方法をご紹介します。


当たり前のことですが、生産性がなくなる理由はさまざまで、いつも生産性の問題を抱えている場合は、長期的解決を目指すべきでしょう。ここでは、仕事のシステムはしっかり整っているのに、短期的に巻き戻ったり踏み外してしまう人の場合を想定して、生産性が悪いスランプの後に平常モードに戻す簡単な方法をご紹介します。


早起きする


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まずは、生産効率が悪い状態が落ち着き、快方に向かっているときにオススメなのは、いつもより早起きすることです。

月曜日には何もできなかったとしましょう。1日がムダになったと気づいたら、その夜はいつもより早めに寝るようにしてください。そうすれば火曜日は朝早くから始められます(早起きする方法についてはこちらを参照してください。

でも、その日は起床してすぐに仕事を始めてはいけません。まずは自分が好きなことから取りかかりましょう。これにより、楽観的なモードでスタートでき、1日を乗り切るのにふさわしい気持ちに切り替わります。「遅れを取り戻さなければ」というストレスを感じながらではなくて、冷静を保って楽観的に粛々と1日をスタートしてください。


生産性を高める「ムード・アンカー」を使う


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ここで、ストレスのない状態で1日を始めるのは大切ですが、後れを取り戻さなければならないという現実を直視しましょう。自分にとっての生産性を高める「ムード・アンカー(テンションを高めるもの)」を見つけて生産的な気分になってください。「Asian Efficiency」というサイトが「ムード・アンカー」という造語を作り以下のようにその意味を説明しています


ほとんどの人には生産的な気分になるのに役立つ「アンカー」となるものがあります。コーヒーや緑茶のようなものであることが多いようです。私の場合は、創作的な作業に本気で集中しているときはイングリッシュ・ブレックファスト・ティーしか飲みません。だから私にとっては、それが生産的な波に乗るためのアンカーなのです。


もちろん、アンカーは飲み物である必要はありません。仕事のときのルーティンに戻ったと感じるきっかけになればいいのです。私の場合は、朝のニュースを見ることです。逆に、休みの日には決して見ないことにしています。これは仕事をする日の儀式であり、これをすることでいつでも、生産的な時間に切り替えることができるのです。

自分にとって何が生産性を高める「ムード・アンカー」なのか、もしかしたら心当たりがあるかもしれませんね。スランプから勤勉な状態に戻る最初の朝は、いつもこの「ムード・アンカー」を使って生産性の波に乗りましょう。


集中力を取り戻すための時間を取る


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生産性を上げるには逆効果に見えるかもしれませんが、非生産的な状態が続いているときは、短い休憩を取るともう一度集中できるようになります。ちょっとブレイクすることで、さらに生産性の高いモードにシフトできるのです。ウォール・ストリート・ジャーナル紙は20分間の休憩を取ることを推奨しています


できれば、その日の残りのスケジュールから何か予定を消してでも、集中するために必要な20分間の休憩を取るようにしてください。もっと長い時間が取れるならそれにこしたことはありませんが、20分間でも十分に違いが出ます。たとえば、参加しなくても済む会議から20分早く退出したり、オフィスにいつもより20分長く残るなど、時間を捻出する方法はいろいろあります。その際、メールや電話の着信音は切って、空いている部屋にこもり、誰にもつかまらないようにするのがポイントです。


ライフハッカーで集中することの重要性について説明した記事はこちらです。その20分間の間に、仕事のことを考えたり、効率の悪い仕事ぶりへの罪悪感を払拭するなど、精神面のバランスを調整できるからです。これで、通常モードにリセットされるはずです。


復旧計画を立てる


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さて、非生産モードの間に手がつけられなかった作業をたっぷりためこんでしまっているはずです。非生産モードから立ち直ると、すぐにこうした作業に取りかかりたい気持ちになるかもしれません。ここでおすすめなのは、作業を始める前に復旧スケジュールを立てるともっと大きな効果が出せます。

ひとたび集中力と適切な精神状態を取り戻したら、できなかったことをすべて再構築して遅れを取り戻す計画を立てるときです。

まず、遅延案件の項目をリスト化して、次に、1週間ぐらいかけてそのリストを実行していきます。いつもより長く働かなければならない日もあるかもしれませんが、あまり手を広げすぎないでください。できるだけ早く遅れを取り戻したくなりますが、自分の手に負えない量のタスクを抱え込むのは、さらなる挫折を招くだけです。また、短い時間で全部できないと、またスケジュールを投げ出してしまいがちです。それに加えて、失敗したと感じると、再び非生産的なモードに逆戻りしてしまうかもしれません。

1日ですべてを立て直すより、時間をかけて作業を進めましょう。思っていたより早く追いつけたら、上出来です。このやり方ならプレッシャーもありません。


計画遂行は戦略的に始める


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それから、どの作業を最初に始めるか少し考えてみてください。

テクノロジーのサイトである「Gigaom」は小さな作業から始めることを提唱しています。自分の作業リストのなかで、15分から30分ぐらいでできそうなものを選んでください。リストから何かを消せると、達成感を感じます。その勢いに乗って仕事をして、より大きな作業へと移ってください。

一方で、一番嫌な仕事からやっつける派もいると思います。作業の規模の大小問わず、この作業をリストから消せると大いに生産的になれた気がして、作業にはずみがつきます。

どちらのやり方を選ぶにしても、戦略的に始めてください。何が自分を一番生産的にするかを考えて、作業リスト化しましょう。


コツコツがんばる


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計画が整ったら、いよいよ仕事を始めて集中するべきときです。これは、気が散る元となるものはすべて遠ざけて、自分の時間を最適化するということです。もちろん、これを実行するために今までたくさんの方法を紹介してきましたが、回復期にある人には、次のことが特に有効かもしれません。

・ポモドーロ・テクニック
25分間コツコツ働いて5分間休むというスケジュールにすると、ペースができます。たくさんのことがこなせて、すっかり燃え尽きてしまうこともありません。

・メールやメッセージの受信通知を解除する
非生産的な状態が続いているなら、応答しなければならないメールやメッセージがたくさんたまっているかもしれません。もちろん目を通す必要はありますが、受信通知は気が散る元です。仕事中はできたら解除しておきましょう。

・気が散るサイトはブロックする
同じように、SNSやエンタメニュースなどの気になるサイトをチェックしたくなるかもしれませんが、それは後回しにして、仕事に集中しましょう。Cold Turkeyのようなツールを使って、ついチェックしてしまうサイトをブロックするのも手です。それから、フルスクリーン・モードで仕事をすると、意識をそらさずにいられます。

ムダにしてしまった時間の長さによっては、軌道に戻るのに数日かかるかもしれません。しかし気持ちを切り替えて、復旧計画を立て、集中力を保つと、いつもの生産的なスケジュールにすぐに戻れるでしょう。


Kristin Wong(原文/訳:春野ユリ)
Images by Steren, bogdanco, cyberscooty, and hypocore.
Photos by Antonio Mantero, Alex Bellink, Michael Dales, Alec Couros, Freddie Alequin, and Richard Urban.

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