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ライフハッカー編集部  - ,  11:00 AM

できる人なら知っている効率的な電話のかけ方

できる人なら知っている効率的な電話のかけ方

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Inc:私は電話で話すことに抵抗を感じたことは全くありません。パソコンやメールが出てくる前の時代に育ったからです。確かに、話し合いを必要としなければ、メールやメッセージも有効活用しますが、電話には良いところがあります。水掛け論なども、電話の方がよっぽど時間を節約できます。もちろん、うまく話を運ばなければ、無駄に時間を費やすことになる可能性もあります。中には、相手の生産性を考えることなく、電話口で延々と無駄話をする人もいます。

電話での会話をコントロールをすることで、時間を無駄にするリスクを避けながら、電話の利点を活かすことができます。ウェブメディア「Inc.」で働く同僚の見識と合わせて、私の方法をご紹介しましょう。


1. 事前に計画する


忙しい時間に、後回しにできない電話があるときは、電話をかける前に電話用の議題を書き出して、効率良く話ができるようにしています。箇条書きの項目が論理的な順序で整理されているかどうか確認します。そして、相手に電話がつながったら話がうまく運ぶよう、はじめにその議題を共有します。一番重要なことは、議題から外れないことです。── Kevin Daum


2. 前もって質問しておく


「ちょっとお聞きしたいのですが」という問い合わせの電話を私は多く受けます。そして残念なことに、結局それが私にはできないこと、または、あまり力になれないことだということが判明することが多いのです。ですから、問い合わせの電話では、お互いの時間を無駄にしないように最善を尽くします。私はいつも、電話の用件や追加情報を聞き、ハッキリしないようなら質問を続けます。きつく聞こえるかもしれませんが、その電話がお互いにとって意味のあるものかどうか確かめるには、この方法しかありません。だから私は電話中、どこか知的に感じてもらえることもあるようです。── Jeff Haden


3. 明確な目的を持つ


会議や電話の1つ1つに明確な目的があるべきで、その目的を達成したら電話を切るべきだと、最近、大変優秀な企業家が私に言いました。これは電話を長引かせないためにも、会話が目的から外れないためにも、素晴らしい方法です。ある程度の時間話し続けていたら、通話を中断し、自分が話している内容が最終目的に合ったものかどうかを自分に問いかけます。目的に合っていなければ、話を中断し、そして、目的の話に再び焦点を合わせます。目的に合っているかどうかわからない場合は、話を中断し、自分が話していることが相手の目的達成に役立つものであるかどうかを相手に聞いてください。── Minda Zetlin


4. 社交辞令は省略


仕事で出世していく過程で、仕事をやり遂げるつもりなら、電話やSkypeの通話をかなり効率的に行わなければならないということを学びました。私が一番最初に問いかけるのは次のことです。「この電話は必要だろうか?この電話は私を目標に近づけるだろうか?」そうでなければ、電話はしません。そして、電話をする時は、社交辞令をかわして、できるだけ早く話を核心に持っていくような話し方をするようにしています。古いことわざにもあるように、時は金なりです。私が知る人の中に、電話で時間を無駄にする余裕のある人はいません。── Peter Economy


5. 新しく紹介された人を事前に選別する


単に親切心から電話で話すことを了承しお互いが無駄な時間を過ごすより、私はむしろ、メールで丁寧に相手のことについて尋ねることにしています。相手の返信に基づいて、追加の情報を送ってもらうか、終了時間を指定して電話をする予定を立てるかのどちらかをします。時には、丁重に断ることもあります。大胆かつ明確にしておけば、「お見知り置きを」という面倒な電話を避けられます。── Marla Tabaka


6 Ways to Make Your Phone Calls More Efficient|Inc.

Kevin Daum(訳:コニャック
Photo by Shutterstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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