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matonomatono  - ,,  07:00 PM

大量の仕事を抱えてパンクしそうな状態から抜け出す4つのステップ

大量の仕事を抱えてパンクしそうな状態から抜け出す4つのステップ

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Crew Blog:口を開けば「忙しい」と誰もが言っています。山積みの仕事を何とかやり終えられることもあれば、永遠に終わらないように思えることもあります。私の場合はフリーランスで受託している仕事には波があり、マネジメントしなければならないスタートアップを抱え、加えて副業でいつも働き詰め...。そんなことはしょっちゅうです。

しかし、忙しいと感じれば感じるほど、それほど仕事をやっているような気がしないのはなぜでしょう?



仕事量の感覚がマヒしている状態


私には、本当に忙しい状態から、忙しすぎて感覚がマヒして何もできなくなる状態に至るまでの間には分岐点があるように思えます。

仕事で一杯一杯になると、私はいつもすべてをシャットダウンして、まったく仕事をしなくなってしまいます(スマホやPCでで作業負荷の大きなゲームをしてフリーズした時と同じ状態です)。

これまでは、テレビをひたすら見たりして意識を散漫にしてしまう多かったのですが、そういう時は、現実の仕事量の多さから目をそらすために、自分の頭の中を何か別のもので同じくらい一杯にしたいという考えが無意識に働いたのではないかと思います。


仕事に戻るための4つのステップ


仕事量の感覚がマヒして圧倒されている状態は、明らかに生産的ではありません。しかも、そうであるがゆえに、やる気を失った状態が続くサイクルに入りがちになるのが、さらに良くありません。

やらなければならない仕事をやらず、半日ゲームやテレビでムダに時間を過ごしてしまったことで落ち込むと、仕事に戻る気力もなくなり、結局残りの半日も同じように過ごしてしまいます。何よりも、その日にするべきだったはずの仕事が明日以降に追加されることになります。明日も明後日も同じことをしていたら、仕事はどんどん増えるばかりです。

私は何度かこのサイクルに入ったことがありますが、少なくとも今は、仕事量が増えすぎて感覚が麻痺する状態に陥るか否かの分岐点にさしかかった時は、自分でもそれとわかるようになりました。そういう時に備えて、あらかじめアクションプランを作ることをお勧めします。

まったく何もできなくなる、負のサイクルから脱け出すのに効果的だった4つのことを、これから紹介していきましょう。


1.仕事を1つだけ選んで終わらせる

少しでも早くToDoリストの項目を消したい、もしくはオンラインで公開できるサイトのリンクを誰かに教えたい時は、どうすればいいか知っていますか? 何かを終わらせたという達成感意外に、自分に勢いを与えてくれるものはありません。

仕事量に圧倒されそうになった時はこのことを思い出して、毎日仕事を1つだけ選んで集中するようにしています。持てるエネルギーをすべてかき集めてその仕事に集中し、1つでも仕事を終わらせることができれば、抱えているタスクが減ることにも少し希望が見えます。

仕事量が増えすぎた状態の問題点は、どこから手をつければいいのかわからないことです。私はいつも、やらなければならないことを紙やホワイトボードに書きます。やらなければならないことすべてを可視化すると、どこから始めればいいのか、わかるようになります。

作家のScott Berkunさんもこのように書いています。



問題の多い状況を解明する近道は書き出すことです。書き出すことは偉大です。頭の中にいろいろな考えが渦巻いている時は、書き出すことで考えを比べたり、まとめたり、思考の過程を整理したりすることができます。


Berkunさんは、大きなタスクを管理しやすく細分化できるので、仕事のリストを作るのが好きだそうです。私はカレンダーに仕事を書き出して計画を立てたり、やらなければならないことが出てきたら途中で戻ることを好みます。やらなければならない仕事を紙に書き出すだけでも、どこから始めればいいのかわかるようになりますから。

それから、クライアントにメールや請求書を送ったりするような、すぐに終わる小さな仕事から始めることもあります。やらなければならない仕事の中でも、小さな仕事から始めるのが1番いいこともあります。いくつもの小さな仕事を終わらせることで勢いが出れば、気持ちが圧倒されて取りかかることのできなかった大きな仕事に着手することができます。


2.シビアな優先順位をつける

仕事に圧倒されている時は、より重要なものの優先順位がわかりやすい状態だと言えます。仕事量が多い状態は、自分の優先順位を見直したり、やらなければならないと思っていたものの中から、どれをあきらめるかを決めるのに活用できます。

打ち合わせや飲み会の参加、友だちを助ける無料の仕事、「ちょっと知恵を貸してよ」と言ってきた友だちと会うことなどは、最初に消えるでしょう。また、副業や新しいスキルを学ぶために空けていた時間も消えます。

このような優先順位のつけ方は自己中心的だと思われるかもしれません。本当はやりたいと思うことをキャンセルするのは辛いことですが、仕事量を管理できる状態に戻すために必要な授業料のようなものです。痛みを和らげるための一時的な措置だということを理解しましょう。

優先順位をつけるのに困った場合は、作家のGary Kellerさんが提唱する、この簡単な質問を自問自答することをお勧めします。



それをすることで、他のことが楽になる、もしくはやる必要がなくなるものはどれですか?


私は、Stephen Coveyさんの本『7つの習慣』に載っていた、優先順位マトリクスに助けられてきました。

仕事量がとんでもなく多い時期は、人に任せるのも本当に助かります。個人的には、人に委任できるような仕事はそんなにないのですが、本当に仕事が回らなくなってきたら、スタートアップの仕事は共同創業者に任せることにしています。

たとえば、カスタマーサポートなどの仕事は人と分担できるものですが、それ以外の仕事でも、1人が大量に仕事を抱えてしまった場合は、全員の仕事量を均一にするため、一時的に誰かに仕事を任せるのも有効です。

もちろん、家事や家庭の雑事など生活上の仕事も分担することができます。誰かが家庭を切り盛りして、食事を作って、子どもの面倒を見てくれれば、あなたは仕事により時間を使うことができます。


3.小さな仕事から始める

先ほども言いましたが、私は、すぐに終わるとわかっている小さな仕事から取り掛かることがあります。最初は、終わったという感覚だけを求めてそうしていました。仕事を大量に抱えている時は、それが1番の特効薬になるからです。

小さな1歩しか前進できなくても、何もできないよりマシです。しかし、それをいくつも積み重ねていけば、やがて大きな仕事の山を片付けることができます。それに、終わらせた小さな仕事の短いリストで、1日の終わりに達成感を味わうことができます。まったく前に進まないよりも小さな前進の方が良いでしょう。

また、何か執筆の仕事がある場合は、Wordなどでそれぞれの記事用の新しいドキュメントを作成して、それを保存することから始めます。タイトルだけで、中に何も書いていなくても、ドキュメントファイルは存在します。

それを見れば、やろうと思えば、いつでも仕事に取りかかる準備ができていることが自分でわかりますので、ドキュメントファイルを作成した時点で仕事を終わらせるための最初のハードルは越えているという見方もできます。

進行中のプロジェクトが大量の仕事で成り立っていることもあります。長期のプロジェクトの場合は、小さな1歩の達成感を積み重ねるだけでは、全体の仕事がなかなか終わらないこともあります。それで参ってしまいそうになったら、大きなプロジェクトの仕事をできるだけ1日で終わる仕事に分けると良いです。大きな仕事の塊に取りかかる前に、1日で終わる仕事から始めましょう。


4. 健康は常に最優先事項

仕事に優先順位をつけている時は、仕事を終わらせたいがために、睡眠や運動は二の次にしてしまいがちです。私の経験では、社交のためのイベントや副業のようなものと、睡眠や運動を同じように扱ってはいけません。大量に仕事がある時にこそ、健康は常に最優先事項にしなければなりません。

個人的に、仕事に参っていると、運動の時間や健康的な食事や十分な睡眠は後回しになってしまいます。仕事で最善を尽くしたいなら、これらを簡単にあきらめてはいけません。仕事が大量にある時こそ、良いパフォーマンスができるように体調を整えることが、いつも以上に重要になるからです。

大量の仕事に埋もれてしまいそうだと感じた時は、私は運動をする時間と定期的に寝る時間を、確実に取るようにしています。仕事が忙しくて料理をする時間がなさそうな場合は、手軽に健康な食事をするために作り置きをしておいたり、軽食を買っておきます。そうすれば、途中で作業を止めることで仕事の勢いを削がれることを防ぐことができます。


今度、仕事が大量に溜まっているのに、ゲームやテレビで時間をムダ遣いしていることに気づいたら、それは自分だけじゃないということを思い出してください。誰でも時々はそんな気分になります。

そんな時は、まずは小さな行動を起こすことに意識を向けること。小さなことを1つでも終わらせ、その勢いを使って、大量の仕事が何とかなるようなメドをつけましょう。どんな仕事でも手を抜いてはいけません。今自分がやっていることに集中して、しっかりを終わらせましょう。


How to put an end to workload paralysis|Crew Blog

Belle Beth Cooper(訳:的野裕子)
Photo by Shutterstock.

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