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itouitou  - ,,  09:00 PM

いまいちど胸に手を当てて考えたい「生産性の心理学」

いまいちど胸に手を当てて考えたい「生産性の心理学」

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Inc.:筆者のリー・ブキャナンさんはウェブメディア『Inc.』の編集主幹です。また、『ハーバードビジネスレビュー』の元編集者で、『Webmaster Magazine』の創設者でもあります。

溜まりに溜まったメール、詰め込まれたミーティング、電話会議、昨日終わらせるはずだったタスクの数々...。朝、そんなことを考えながら目覚め、夜、それらのことを考えながら眠りにつきます。いっぽう、家族の時間といえば、子どもたちがビデオゲームをする傍らで、営業報告書とにらめっこして過ぎていきます。起業家には、やるべきことがたくさんあるのです。Inc.500の調査によれば、急成長している企業のうち85%のCEOが、1日に10時間以上働いているそうです。そんな状況では、生産性は、ひとつの指標というよりは、もはや強制命令に近いものです。

現代では、個人の生産性を計測・管理し、成果の最大化を助けてくれるツールやシステムがたくさんあります。しかし、生産性を低下させる要因は、マネジメントのまずさだけではありません。多くは心理的なものです。行動経済学が、私たちが金銭的なコストと報酬について不合理な考え方をすることを明らかにしました。同じく、心理学者やビジネスの研究者、哲学者たちも、人びとが物事を達成するためにとるアプローチのおかしさを指摘しています。

私たちは、生産性、少なくとも自分がどれだけ生産的かについては、驚くほど主観的な見方をしています。リーダーとして、あなたがしている最も重要な仕事は、それほど生産的なことだとは感じられないかもしれません。こうした仕事は、決まった期限もなく、成果もあいまいだからです。いっぽう、あまり(主観的には)重要でない仕事(例えば受信トレイを空にする)のほうが、確かな満足感を得られたりします。


私たちは、自分がどれほど達成したかについて、不合理な見方をしています。「1日に10個のことをやろうとして、5つしかできなかったら、自分の生産性の低さにがっかりする」と、グレゴリー・J・レディントン氏(ニュージャージ州ウェストフィールドにある土木建築企業Redcomの社長)は話します。「一方、5つのタスクをやる予定で、すべて達成できたら、自分は生産的なのだと満足を覚える。同じ5つでもね。起業家としての私の役割は、やるべきタスクを決めることだ。だけど、1日の終りに私はやり遂げたのだと思いたい。だから、なるべくタスクを少なくするのだ」

クレイトン・モブレー氏(アラバマ州バーミンガムにある不動産投資企業Spartan Value Investors社の共同創設者でCEO)は、デスクの上がどうなっているかで、その日の達成感が左右されると打ち明けます。「デスクの両はじに書類の山が2つある。1日の終りにどちらかの山がなくなっていれば、今日、自分は生産的だったのだと感じる。ただ書類を引き出しに押し込んだだけだとしてもね」

どんな手を使って生産性が高いのだと自分に言い聞かせたとしても、1日が24時間であることには変わりません。あなたはやっぱり時間を無駄にしているのです。以下、あなたに何ができるか少し考えてみましょう。


先延ばしの根本原因を探る


先延ばしは起業家によく見られる問題です。起業家は経験やとっかかりのない仕事に取り組むことになります。もちろん、すべて自分で決められるのだとしても、どうにもできないこともあります。多くの人が、先延ばしはモラルの欠如や意志の弱さの現れだと考えています。ティモシー・ピッチェル氏(オンタリオ州オタワにあるカールトン大学の心理学教授)は、先延ばしのことを「情動中心的対処法」と呼んでいます。そして、何が自分にやる気を起こさせるか(もっと正確に言えば、何がやる気をそぐか)を理解することで先延ばしを克服できる」と話します。「こうした感情の多くは自覚されていない」「だから、自分の感情に気づくことが第一歩となる。『なんで私はそれをやりたくないんだろう?』」

タスクが先延ばしされる原因はプロジェクトの段階によって異なる、とピッチェル教授は話します。計画段階やプロジェクトの初期においては、その仕事が面白くない、意味があると思えない、ということが先延ばしの原因となります。実行段階では、プロジェクトがきちんと計画されておらず、この先どう進めていいかわからないという感覚が先延ばしをもたらします。また、間違った決断をするのではという恐れも、身動きをとれなくします。「不確実性が恐れになる」とピッチェル教授。「その恐れを認める必要がある」

もうひとつの要因は完璧主義です。あまりに輝かしい成果を思い描くばかりに、期待値が高くなりすぎて、創造的というよりはむしろ臆病になってしまうのです。「棒高跳びを先延ばしするような感じだ。バーを高くし過ぎると、ひと目見ただけで逃げ出したくなる」とジョン・ペリー氏(スタンフォード大学の名誉教授)は言います。「完璧主義者とは物事を完璧に行う人ではない。完璧主義者とは物事を完璧に行えるという妄想にとらわれた人たちのことだ」

先延ばしは、最も大切にすべき人物をぞんざいに扱うことを意味します。そう、未来のあなたです。ハル・ハーシュフィールド氏(UCLAアンダーソンスクールのマーケティング教授)はMRIを使って、人は、未来の自分をどこか他人ごとのように感じていることを示しました(これが、私たちが喫煙し、貯金をせず、甘いケーキを食べてしまう理由です)。やりたくないタスクを今日はしないと決めることで、先延ばしをする人たちは良い気分を味わいます、とピッチェル教授。そして彼らは、明日も良い気分でいられると思い、良い気分なんだからタスクを簡単に片付けられるだろうと期待します。もちろん翌日、気分は悪化しています。そのせいでタスクの達成はますます困難になり、ストレスも増大するのです。ホーマー・シンプソン(米アニメ『ザ・シンプソンズ』の登場人物)はこのことを一言でうまく言い表しています。「それは未来のあいつ(自分のこと)の問題だ。やれやれ、かわいそうに」

同じように、未来の自分を軽視するがゆえに、カレンダーに予定をめいっぱい詰め込んだりします。予定を入れた瞬間は神経科学的な刺激が起こり喜びを感じます。そして翌月、5連続ミーティングという必然の結果に苦しむことになるのです。

直観に反しますが、「仕事」も先延ばしの道具になります。オランダの科学者たちは、もう眠らなきゃと思いながら、何か(仕事も含む)を長時間し続けることを、「就寝時の先延ばし(bedtime procrastination )」と呼んでいます。起業家たちも似たような先延ばしによく陥ります。彼らは、子どもに本を読んでやったり、休暇をとることが自分のためになると頭ではわかっています。でも、無意識のレベルでは、そうしたことは仕事に比べて個人的な欲にすぎないと思っており、先延ばしをします。こうして、現在の自分が未来の自分を欺くのです。その結果、睡眠不足や休憩不足に陥り、パフォーマンスが低下します。

これほど評判の悪い先延ばしですが、中には擁護する人もいます。少し前に、ペリー氏は、『スタンフォード教授の心が軽くなる先延ばし思考』という本を出しました。この本は、先延ばしは(コレストロールと同じく)必ずしも悪者とは言えないと訴えています。ペリー教授は、最優先ではないにせよそれなりに価値のある行為をすることを、「意義ある先延ばし(structured procrastination)」と呼んでいます。「これは、創造的な人びとにはよく見られる仕事のやり方だ」とペリー教授。「もし、別のことをするはずだったのに戯曲を書いてしまった人や、他のことを先延ばしして何かを発明してしまった人たちを、歴史から取り除いたとしたら、文明などなかったことになる」


進捗に注目する。ToDoではなく


ToDoリストは日常生活に不可欠なリマインダーツールです。しかし、ある生産性トラッキング企業の報告によると、ToDoリストの約半分はその日のうちには達成されず、リストの41%は最後まで達成されないのだとか。これは問題です。なぜなら、基本的に、エネルギッシュでモチベーションの高い人たちのほうが、意気消沈している人よりも生産性が高いからです。そして、不良在庫のように未完了タスクが積み上がっているのを見ることほど、意気消沈させることはあるでしょうか?

ToDoリストには別の問題もあります。ひとつは、ToDoリストがマインドゲームになってしまうことです。何かを達成できたという喜びを感じるために、ToDoリストを利用します。それは、実験室のラットが、脳の快楽中枢に電流を流すために、バーを狂ったように押しまくるのに似ています。完了済みのチェックマークをつけるためだけに、最初からリストになかったタスクを後から書き加える人がたくさんいます。また、もともと予定に入っていなかったイベントを、事後にカレンダーに書き込んだりもします。あるいは、自分がした行動すべてに価値があると捉え、自己評価を高めようとする人もいます。スタンフォード大学のペリー教授は、自分のToDoリストの使い方をこう描写しています。「朝起きる。チェックマークをつける。ベットから出る。チェックマークをつける。コーヒーを淹れる。チェックマーク。コーヒーを飲む。チェックマークをつける。こうすれば、一杯目のコーヒーを手にするまでに、4つのタスクをこなしたことになる。自分は有能な人間なんだと思えてくる」

また、より実践的な側面を見ると、柔軟性がなく単純化しすぎた形であるToDoリストは、そもそもリーダーの仕事には向かない、とテレサ・アマビール氏(ハーバードビジネススクールの教授兼研究ディレクター)は話しています。「決まった期限などない、本当に重要な仕事こそが、最も多くの時間を費やすべきものです」とアマービル教授。「職業的倫理感の強い人ほど、こうした探索的な仕事や、深いレベルの学び(すぐには実務に結びつかないが、長い目で見れば他の何よりも重要なもの)をしているとき、自己満足に過ぎないのではと罪悪感を感じるのではないでしょうか」

アマビール教授は、自著『進捗の法則』の中で、進捗(仕事を前に進めること)のほうが、生産性(重要度にかかわらずタスクを効率よく達成していく)よりもずっと重要だと主張しています。アマビール教授は、意味のある進捗をしているという感覚が、参加意欲とモチベーションを大幅に向上させることを発見しました。彼女の最新の研究(現在進行中)によると、自分がどれだけ進んできたかを振り返るだけで、達成感が大きくなり、自分は有能で生産的であると感じられるそうです。この研究では、被験者たちに2週間の仕事に就いてもらい、一部の人には毎日、その日にどれだけ達成したかを3行以上、日誌に書いてもらいました。その結果、毎日自分の達成をレビューしていた被験者たちのほうが、自分の進捗と能力について満足していることがわかりました。

ポジティブな感情は、自分の達成を振り返ることから生まれます。その結果、生産性も向上します。フランチェスカ・ジーノ氏(ハーバード大学の教授)は、インドのある企業の社員たちに、勤務時間の終わりに15分間、その日達成できたことを書くように頼みました。結果、振り返る時間を持った社員たちは、持たなかった社員に比べて、パフォーマンスが23%高まったことがわかりました。未完了のToDoリストは人のやる気を奪います。一方、達成したことリストは、満足感とパフォーマンスを高めてくれます。

振り返りに力があるということが、iDoneThis社の前提となっています。iDoneThis社は、その日に達成したことをユーザーにレポートさせることで、やる気を引き出すサービスを提供するスタートアップ企業です。(Zappos、Uber、Redditなどの企業が、チームのパフォーマンスを向上させる目的でこの製品を使っている)。「一日中ひとつのことだけするのなら、自分が何をしたかを思い出し、それを評価するのは簡単だ」とCEOで共同創設者のウォルター・チェン氏は話します。「そうではなく、1日に20個のタスクをこなし、ひとつは子どもと話をすることで、ひとつはプロジェクトの緊急対応だとしたら、全部覚えておくのは至難のワザだ」 振り返りの時間を持てば、自分が達成したことを思い出し、その価値を認めてやれます。「自分の功績を確かめれば、自分は生産的なのだと感じられる」とチェン氏。「そうすれば、生産性は間違いなく向上する」と同氏は断言しています。

結論:ToDoリストは、仕事を整理したり、優先順位を付けるのには役に立ちます。一方、「達成したことリスト」も同じくらい有用です。一日の終わりに少し時間をとって、今日、何を達成できたかを振り返ってください。それがあなたのモチベーションとなります


時間を盗まれないこと


「オーナーシップ」はマネージメントのバズワードですが、残念ながら、社員たちの時間に適用されることはめったにありません。多くの職場文化では、時間を他者に捧げることが要求され、同僚のメンターをしたり、オープンドア・ポリシーに従ったりせねばなりません。他者の生産性に貢献するために、自分の生産性が犠牲になるのはよくあることです。

誰でも1日のうち2時間は本当に生産的になれる、とダン・アリエリー氏(デューク大学の心理学と行動経済学の教授で、タイムマネジメント・アプリ『Timeful』の共同創設者)は話しています。この2時間を完全に自由に使えたとすれば、たいていは満足する結果を得られます。しかし、重役でさえすべての会議を自由にはスケジュールできず、最高の2時間はその手からこぼれ落ちてゆきます。また、フラットな組織でも、多くの社員たちが企業に時間を奪われていることに不満を持っています。「カレンダーが紙からコンピューターになって一番変わったことは、他者が自分の時間を盗んでいくことだ」とアリエリー教授。「本当にショッキングなことだよ」

とはいえ、ほとんどの人は周囲と同じように振る舞おうとします。人は社会的な生き物だからです。誰かから時間があるかと聞かれたとき、イエスと答えるほうが気分もよく、簡単なのです。一方、ノーと言うのはうしろめたく、難しいものです。「誰もがいい人になりたがっており、誰もがチームプレイヤーでありたいと思っています」とコニー・コーゲン氏(Franklin Covey社のグローバル生産性実践リーダーで『The 5 Choices:The Path to Extraordinary Productivity』の共著者)は話しています。とある一般的な企業で、コーゲン氏はこんなアドバイスを受けたそうです。「そこのCOOがこう言っていました。『私たちは素晴らしい会社なんです。だから誰もノーなんて言わないんです』」とコーゲン氏は回想します。「もちろん彼だってノーと言っています。でも、自分ではノーと言ってないつもりなんでしょうね」

グレッグ・マキューン氏(『エッセンシャル思考:最少の時間で成果を最大にする』の著者)は、いつもいい人でいたいという願望に歯止めをかけるために、厳選主義者になることを勧めています。マキューン氏は、ToDoリストもなく、受信トレイもなく、誰かと会う予定もない状態を想像してみるようにと問いかけます。「もしこうしたものが何もなく、いますぐひとつ、社会に貢献できることをするとしたら、あなたは何しますか?」「おそらく、あなたが普段していることにはすべて疑問符がつくでしょう。毎日ゼロから始めてください。何がエッセンシャルだろうか?」 何が重要かを見極めるには、ゆとりと明晰さが必要です、とマキューン氏。そして、何が重要かにもとづいてイエスと言うべきです。「こう言えばいいのです。『そうしたいのはやまやまなんですが、すでにこれをしていますので』」 「これは完全に真実で、理解可能なことです。あなたは本当にそうしているのですから」

こう聞くと、マキューン氏のアドバイスは、ウォートンスクールのアダム・グラント教授の意見と対立しているように見えます。グラント教授は、ベストセラー本『GIVE & TAKE 「与える人」こそ成功する時代』の中で、企業社会における寛大さを大きくクローズアップしています。同教授は、見返りを期待せず他者を助ければ、エネルギーや幸福度が増し、結果として生産性も向上すると主張します。とはいえ、グラント教授もマキューン氏と同じく選択の重要性を強調しています。「イエスと言うのは、混乱が最小限で、他者の利益が自己の損失を上回るときだけにしてください」マキューン氏はこの実践を「規律ある寛大さ」と呼んでいます。

結論:イエスと言うのは気分が良いものですが、いつ与えるかはよく見極めてください。部下たちもパートナーもあなたの助けを求めています。しかし、多くの場合彼らが求めているのは、あなたが重要な事柄に集中することです


何をしているときでもその瞬間に集中する


ビジネスパーソンなら(アイゼンハワー元大統領の言葉を借りれば)「重要」と「緊急」の違いを区別することの大切さを理解しているでしょう。とはいえ、目の前にやってくる出来事に優先度のラベルはついていません。重要なこと、緊急なこと、取るに足らないこと、すべては一瞬のうちにやってきては、過ぎ去っていきます。フランクリン・コヴィー社が最近、世界の35万人にアンケート調査を行ったところ、人びとは、40%の時間を重要ではないこと、あるいは全くどうでもいいことに費やしているのがわかりました。多くの人は自分が時間をどのように無駄にしているかを把握していない、と同社のコーゲン氏は話しています。

もっとも、人びとがこれほど混乱していると聞いても、あまり驚かないでしょう。マキューン氏によると、1400年代に英語に「priority(優先度)」という単語が加わったとき、複数形はなかったそうです。現代では、誰もがあれをすべきか、これをすべきかと悩み苦しんでいます。実際、やるべきこと自体も増えているのでしょう。

マインドフルネス。この言葉はちょっとニューエイジな匂いがしますが、必ずしもそうではありません。マインドフルネスを実践すれば、パフォーマンスが改善し、意思決定能力も高まります。スコット・エブリン氏(『Overworked and Overwhelmed:The Mindfulness Alternative』の著者)は、マインドフルネスとは「意図的な気づき」であると述べています。「自分がいま何を考えているか、何を感じているか、周囲で何が起きているかに気づくことで、自己の行動を律することができる」 マインドフルな人はノイズや雑念を無視しません。そんなことは不可能です。彼らは、仏教徒が「モンキーマインド」と呼ぶ、せかせかと落ち着かない心をコントロールするために訓練を行います。「あらゆる心のおしゃべりに注意を向けること」とエブリン氏。「それが雑念を静める第一歩となる」

マインドフルネスは生産性の大敵から身を守るのに効果的です。大敵とは「サンクコストの誤り」です。何かにたくさんの時間やエネルギーを費やしてしまうと、方向が間違っていると気づいても、軌道修正ができなくなることです。インシアード・ビジネススクールとウォートンスクールの新しい研究によると、瞑想を実践する人たちは、していない人たちに比べて、成功の見込みがないプロジェクトから手を引きやすいことがわかりました。見込みがないプロジェクトは時間を浪費します。迅速な撤退が重要です。また、エブリン氏も言っているように「後悔は生産性を台無しにする」。エブリン氏は、個人やチームの失敗を「アフター・アクション・レビュー」にかけて、後悔を避けるよう提言しています。「そうすると、こう考えるようになる。ここから何を学んだか?」「再訓練としてとらえること。再訓練は、言うまでもなく、生産的な行為だ」

マインドフルネスのもうひとつの利点は、仕事の定量的な面でなく、定性的な面に注意を向けさせてくれることです。どれくらい多くこれをしているのか? ではなく、なぜ私はこれをしているのか? と問うようになります。「私からすれば、生産性に注目すること自体が間違っている」とウォートンスクールのグラント氏は話します。人びとが望んでいるのは、質や有用性を最大化することであるはず。「多くの人が生産的になることを目標としているが、」とグラント氏は続けます。「それ自体が非生産的なことなのだ」


Inside the Psychology of Productivity|Inc.

Leigh Buchanan(訳:伊藤貴之)
Photo by Shutterstock.

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