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matono  - ,,,,,,,,,  08:00 PM

アプリに振り回されずに、要領よく生産性を上げる方法

アプリに振り回されずに、要領よく生産性を上げる方法

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MakeUseOf:オンラインでテクノロジー系の記事を読むのが好きな人は、ここ数年で生産性向上アプリの紹介を目にすることが増えたのではないでしょうか。メールアプリ、ノートアプリ、タスク管理アプリ、『Google Keep』のような自動化ソリューション、仕事効率化のブラウザ機能拡張などに、心躍った人も多いはずです。

しかし、仕事効率化アプリがうまく使いこなせていない場合は、一体どうすればいいのでしょうか?


アプリを使いこなせていない人は多い


まずは、『Wunderlist』や『Todoist』や『Vesper』のような仕事効率化アプリが使いこなせなくても、生産性を上げられることに気づくことが重要です。この手のアプリを使いこなせずに余計な手間をかけながら仕事をしている人はたくさんいます。

多くの人にとって、生産性を上げるのに一番大事なのは簡略化することですが、アプリを使うことで、かえって作業が複雑になることもあり得ます。仕事効率化アプリを使ったところ生産性が悪くなったように感じる人が多いはそのせいです。

しかし、それでいいのです。これを使えば誰もが効率的に仕事ができると宣伝しているアプリは多いですが、それは事実ではありません。そのアプリが必要ない人もいます。


生産性を上げるための計画に忙殺されない


仕事効率化アプリを使うのをやめる人が多いのは、使いこなすのに時間がかかるのも理由の1つです。インストールをして、設定をして、これまでのタスク管理アプリからデータを移行して、新しいアプリの操作に慣れなければなりません。そのアプリを使いこなすまでには、かなりの時間がかかります。

同じように、毎日、毎週、タスク管理システムの見直しをする人もいます。すると、1カ月分のタスクリストを管理するのに何時間も余計にかかります。そのアプリを使って仕事がかなり効率よくなっているのであれば、その時間をかける意味があるのかもしれませんが、全員にとってそこまで効果があるわけではありません。

仕事効率化アプリやシステムが自分に合っていないと思ったら、もっとシンプルにいきましょう。生産性を向上させる計画を立てるために時間を使うのは本末転倒です。

今自分がどんなタスクを抱えていて、優先順位はどうなっているのかを整理するのが大変な場合、その2つを補完できるアプリがあれば、随分と仕事が楽になるはずです。

アプリに頼らずにやる場合は、タスクを思い出し、優先順位をつけ、卓上カレンダーに手書きでメモしたり、自分にメールを送ったり、手にペンで書いたりしましょう。仕事効率化アプリが合っていないのであれば、自分に合う別の方法をとればいいだけです。一番管理しやすく、モチベーションも維持できそうな方法を考えてみましょう。


シンプルなツールを選び、使い続ける


シンプルなツールを選び、一度このやり方でいこうと決めたら、しばらく続けます。1つだけシンプルなタスク管理アプリを使い、それを使い続けていれば、かなり時間の節約ができます。最新の仕事効率化アプリが出たからと言って、毎回チェックする必要はありません。

MakeUseOfのおすすめは『Todoist』や『Wunderlist』や『Any.do』などです。上級者向けの機能はありません。ただタスクを入力して使うだけです。

また、違うタイプのアプリを使うのもお勧めです。たとえば、メモを取ったり、リストを作ったり、リマインダーを書いたりするのが好きな人は、いつも使っているメモアプリをデスクトップに開いて、テキストファイルに書くのもアリです。『Evernote』のようなものを使わなくても、プレーンなテキストファイルでもいいです。Appleの『メモ』やGoogle Keepは、どちらもこのような使い方に適しています。他のデバイスと同期するのも簡単です。

SiriやGoogle Nowもタスク管理に使えます。スマホを手に取り、プログラムに向かって話すと、リマインダーやGoogle Keepに表示されます。アプリではなく「IFTTT」を使うこともできます。大変そうだと思うかもしれませんが、一度設定してしまえば、あとはただ「Siri、家に帰る時に牛乳を買ってくるのを忘れないよう思い出させて」と言うだけです。

もちろん、一番シンプルなのは紙とペンです。モレスキンのノートを常にバッグに忍ばせたり、大きめのノートをデスクに置いておいたり、ポストイットを使ってデスクやパソコンに貼ってもいいでしょう。

毎日ほんの数行しか書かなかったとしても、紙とペンは偉大だと思います。書きながらインスピレーションが得られるという、スマホやパソコンへの入力では得られない副産物もあります。

生産性向上アプリの数が多過ぎて迷っている場合は、自分に合ったものを1つだけ選びましょう。最新のアプリや、もっと複雑なGTD(しなければならないことを収集、整理し、その中から重要なものを選びだすメソッド)のようなシステムに切り替えた方がいいのかと、心配する必要はありません。それが不可欠な人もいますが、万人に必要なものではありません。


ルーティンワークに磨きをかける


自分には複雑なアプリは必要ないと決めたら、ルーティンワークに磨きをかけましょう。生産性向上アプリの一番いいところは、毎朝、昼食後、仕事が終わる前にToDoリストをチェックする、というようなルーティンを作ってくれるところでもあります。

Evernoteを日曜の夜に開いて、来週の優先事項を確認したり、GTDフォルダで今度やらなければならない仕事をチェックしたりします。

しかし、このようなアプリやシステムを使わなくても、ルーティンを作ることはできます。前日の夜にメモ帳をチェックして、次の日の仕事の優先順位を決めるのが日課になっているなら、そのやり方が合っているのでしょうから続けてください。

その週に終わらせなければならないタスクを、それぞれポストイットに書いて貼っているのであれば、これからもそうしましょう。アプリにしろ、紙のノートにしろ、書き留めるというのは今でも人気のあるやり方です(GTDの一番重要な原則でもあります)。

先述のような、SiriやGoogle Nowを使ったやり方は、ルーティンを作るのがさらに楽です。忘れずにやらなければならないことができたら、それをスマホに言うだけです。


自分に合ったことをする


どんなやり方を使うかに関係なく、生産的になるために一番大事なのは、自分に合ったことをするということです。筆者の場合は、Evernoteと『Pocket』とWunderlistを組み合わせるのがかなり好きですが、たまにWunderlistと紙のノートを使ったりします。

AppleのリマインダーとChromeの拡張機能もいいです。EvernoteとTodoistと『IFTTT』とGoogle Nowとポストイットとファイルフォルダを使ったGTDを使っている人もいます。

やらなければならないことを終わらせるためには、煩雑なシステムよりも自分にとって有効な方法を採用することが大切です。


How to Be Productive When Productivity Apps Don't Work for You |MakeUseOf

Dann Albright(訳:的野裕子)
Photo by Shutterstock.

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