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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,,  06:00 PM

「時間がない」のは自分のせい:時間管理のための3ステップ

「時間がない」のは自分のせい:時間管理のための3ステップ

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あなたは、自分の時間を管理できていますか? 多くの人は、あまりに多くのタスクが自分に集中しているような気がして、「何もかも周りが悪い」と被害者意識に凝り固まってしまいがちです。「いつもやることが多すぎる。みんな寄ってたかって私のところに仕事を山積みにしていくんだから」と感じるとしても、それはあなただけではありません。いつも自分ばかりがひどい目に遭っているという思い込みは捨てて、自分の状況をコントロールできるようになりましょう。

何でも責任転嫁してしまうタイプの人は、運動する時間がないとか、仕事をまともな時間に終えられないとか、あるいはもっと一般的に、やるべきタスクが終わらないという状況に陥ると、なんでも自分以外の要因のせいにしてしまいがちです。たとえばインフルエンザで寝込んでしまったなど、自分の力の及ばない事態も時々発生することもありますが、そんなことはほとんどありません。

自分が陥った状況を人のせいにし続けると、短期的には慰めになるかもしれませんが、自分の時間投資についてそういう態度をとり続けていたら、長い目で見ると無力感に襲われてしまいます。

また、うまくいかないことを時間のせいにしていたら、身の回りのあらゆることに悪影響が出ます。ほかの人とやりとりしていても、すでに山盛りのタスクの上にさらにもう1つ重荷を載せられるのではないかと気が気ではなくなり、いつもピリピリしてしまうはずです。

こういう人は絶対に「ノー」とは言えないので、乗り気でない案件でも、義務感や恨みつらみから、つい「イエス」と答えがちです。そして、あまりにも忙しい状況なので、計画を立てようとか、もっと仕事の効率を上げようという気すら起きません。どうせずっと働き続けないといけないし、すべてのタスクを終えるのは無理なんだから、と思い込んでしまっているのです。そのうち、どれだけがんばってもどうせ失敗するんだと、やる気を完全に失う羽目になります。

タイムコーチという職業柄、筆者は、人には自分が思っている以上に状況を変えられる力が備わっていることを経験上知っています。でも、そうした能力が解き放たれるのは、実際にその人が持てる能力を発揮し始めた時です。周囲の状況が変わることを期待して待っているだけでは何も始まりません。

この状況は、気がついたら借金まみれだったという人が、自分の経済力を超えた額の買い物をしようと決めたのは自分だということを認めずに、クレジットカード会社を責めるのに似ています。借金を減らすには、「自分は変われるし、変わる必要がある」と認識し、必要なステップを踏む必要があります。それしか道はありません。

被害者意識に凝り固まった心の壁を打ち破るには、ほかの人のせいにするのをやめ、自分の時間を取り戻し、自分を変えるという責任を引き受けることです。この記事では、あなたが自分の時間に関する主導権を取り戻すために必要な3つのステップについて説明します。


1.周囲への対応に注意深くなる


あなたの時間投資が、本来の優先順と相容れなくなってきた時には、周囲への対応に特に気をつけましょう。責任を押しつける相手を探し、「上司はいつでも自分に仕事を押しつけてくる!」と文句を言っていませんか? それか、「かわいそうな私、今日もストレスがたまったわ。せめて帰りにアイスクリームを買って気晴らしをしよう」などと、自分を哀れんでいませんか?

周囲の助言や提案を拒絶していませんか? たとえば、「うちの妻は『もっと家に早く帰れるよう、仕事のやりかたを変えたら?』って言うけど、そんなことは無理なんだよ」というように。あるいは、新しいプロジェクトに「ノー」と言ったことが1度でもありますか? 自分で限界を設けているのでは? 助けを求めたことはありますか?

まずは少し時間をとり、自分がとるべき対応についてじっくり考えましょう。その時、自分の対応や期待の持ち方によって状況の捉えかたも変わってくるということを頭に置いてくださいね。


2.自分の役割と責任を自覚する


時間を投資する場合、時間の割り振りを決めるのは自分自身であることを肝に銘じてください。確かに、限られた時間で何が何でもタスクを終わらせなければならない、という状況もあります。大事な用件の締め切りが迫っている、新製品の発売に向けて準備を進めている、あるいは年次報告を作成している、といった状況がこれにあたるでしょう。

とはいえ、荷が重すぎる状態が普通になってはいけません。やるべきタスクをあまりに多く抱え込みながら、そのことをほかの人に伝えないでいるとしたら、悪いのは決して周囲ではありません。伝えないあなたが問題なのです。

社員を猛烈に働かせることで知られる一流コンサルティング会社でさえ、時間に関してはオープンに話し合う余地を残しています。たとえば、ボストン・コンサルティング(Boston Consulting Group)は、「PTO(Predictability=予測可能性、Teaming=チーム運営、Open Communicaition=オープンなコミュニケーションの頭文字を取った言葉)」と呼ばれる公式グローバルプログラムを設けています。これは、チームの各メンバーに対し、優先順を定め、プロジェクトから離れる時間について目標を定めるよう促すものです。

このPTOプログラムのひとつに、チーム内で協力し合い、取り組んでいるプロジェクトから、各メンバーが完全に離れる時間を毎週設ける、というものがあります。この取り組みを実現するため、チームは毎週チェックを行ない、自分の今の気分や、クライアントに自分がもたらしている価値について話し合います。

メンバーはそれぞれ、自らのニーズについてオープンかつ正直に伝える役割を自覚しています。黙っていても、仕事の荷が重すぎることを周囲が察してくれる、などとは期待しません。あなたの属する組織にこうした公式プログラムがない場合でも、ボストン・コンサルティングの社員と同様の責任感を持って仕事に臨んでください。


3.自分の時間は自分で管理すると誓う


特定の状況や相手に対して過去にどんな振る舞いを見せたかに関係なく、あなたは未来を変えるチャンスを手にしています。これからは変わる、と誓ってください。自分の身に降りかかることすべてをそのまま受け入れるのではなく、周囲に対して行動を起こす道を選ぶのです。

被害者意識に陥る代わりに、状況と時間を自分の手でコントロールしましょう。たとえば、とても受け入れられないような要求をされたと感じた時には、相手に対してきちんと反論しましょう。耐えきれないほどの負担を強いられる状態は避けられます。

ミーティングに出る時は、今抱えているプロジェクトの一覧を持参しましょう。これがあれば、新たなプロジェクトを提案された時に、ほかのやるべき事柄と比較した上で、新たなタスクを評価できます。新しい仕事を引き受ける時間がなさそうだと判断したら、ミーティングの中で優先順について議論するよう提案するか、適切な関係者を集めて後ほどこの点を話し合うと良いでしょう。

加えて、明確なルールと境界線を設け、ほかの人のタスクを背負いすぎる事態を防ぎましょう。たとえば、あなたの部下にあたるスタッフの中に、締め切り間際に、ミスだらけの書類を提出することが多い人がいるなら、提出期限を早めてみませんか。そうすれば、締め切りに迫られてあなた自身が手直しする必要はなくなり、元の作業を行った部下に訂正するよう差し戻せます。

最後に、適切な境界線を設けるのが無理な状況(たとえば、24時間365日待機しなければいけない仕事に就いている場合)にあり、時間投資に関するトラブルが自分の手に負えないと感じている場合には、今の仕事をこのまま続けていて良いのか、考え直したほうが良いかもしれません。本人がどれだけ工夫しても、持続可能なライフスタイルを構築できない職種は確かにあります。そうした職から離れる決断をしても良いのです。

自分の時間投資に関して自分で責任を負えば、他人を責めるのをやめ、その分のエネルギーを、周囲の人々や状況に対して生産的な対応を行うことに向けられます。このように焦点をはっきりさせれば、自分にとって1番大事な事柄に十分な時間を割けるようになるはずです。


Elizabeth Grace Saunders(原文/訳:長谷 睦/ガリレオ)
Image adapted from Venimo (Shutterstock).

  • ,,,,,,,, - By 香川博人LIKE

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