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春野ユリ  - ,  07:00 PM

スペースが足りない自宅で効率よく仕事をする方法

スペースが足りない自宅で効率よく仕事をする方法

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在宅勤務は、毎日であろうと時々であろうと、素晴らしいことです。しかし完璧で生産性の高い環境の大きなホームオフィスに誰もが恵まれているわけではありません。仕事ができる空間があまりない人に役立つコツをご紹介します。

どの部屋にもそれぞれ決まった用途があるアパートや自宅に住んでいる人にとって、自宅で仕事をする場所を見つけることは、ラップトップを持ってソファにドスンと沈みこむことを意味するのかもしれません。あるいは、台所や別の用途がある部屋の隅に机を無理やり置いている人もいます。そこで、どんなホームオフィスであれ、生産性に確実に貢献するやり方を以下にご紹介します。


快適で馴染んだ場所にスペースを見つける


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最初にするべきことは、実際に生産的になれる場所を見つけることです。これは、街中の400平方フィートのワンルームに住んでると大変かもしれませんし、そのワンルームを誰かとシェアしていたらもっと大変でしょう。しかし郊外の2000平方フィートの家に配偶者と2人の子供たちと住んでいても、同じように難しいかもしれません。家のあらゆる部屋や壁にはすでに決まった用途があるような感じがするなら、創造力が必要です。

まず、自宅の隅から隅まで見渡してはいけません。壁の小さな面や使われていない隅っこもラップトップを置く棚を吊り、椅子をその前に置くには十分かもしれません。それほど頻繁に在宅勤務をしないなら、フルタイムのホームオフィス用のスペースを割こうとしないでください。必要なときにオフィスとして使えて、そうでないときは別のことに使える場所を探してください。しかし、自宅で仕事をする必要があるときは、そのスペースを空けて、邪魔が入ったり、仕事以外の用途で使われたりすることがない状態で、そのスペースを使えなくてはいけません。そこが大切なのです。これについてはもう少し後でもう一度触れることにします。今のところは、「在宅勤務をすること」は毎回「自分のラップトップを置く場所を見つける」ことではないとはっきりさせることです。そこに行けば簡単に仕事をする環境が作れて仕事をする権利が得られるような場所を持つと、ずっとハッピーになれて生産性も高まるでしょう。


どんなに狭くてもワークスペースには境界線を設ける


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次に、ワークスペースには必ず何らかのはっきりした境界線を作りましょう。ホームオフィスように一部屋全部を使えないにしても、「オン」で仕事中のときと、「オフ」で仕事をしていないときがはっきりわかるような場所が必要です。配偶者や子供など同じ家にいる自分以外の人も、どこならあなたのスペースに侵入してしまっているのか、どこなら歩き回ったり動いたりしてもあなたの邪魔にならないかを理解できる必要があります。

今は自由時間か仕事中かを知らせる札が出せるなら出してください。「自由時間/仕事中」のサインをデスクの端につけると効き目があります。配偶者と同意のもとに、ヘッドフォーンを着けているときは仕事中という意味で、ヘッドフォーンを着けていないなら仕事をしていないという意味だとしてください。狭いスペースで仕事をしている時は、日頃のちょっとしたコミュニケーションの積み重ねが欠かせません。特に子供が学校から帰って来ていたり配偶者がその日の出来事を話したがっているときにはなおさらです。台所のカウンターの一部をホームオフィスにしている場合でも、いつあなたを仕事に集中させるべきか、いつならさえぎってもいいのかを家族みんなに確実にわかってもらうことはできるはずです。

たとえば、私の「ホームオフィス」は短い朝食用のバーテーブルとアパートの主室に何フィートかせり出している部分との間にある、本当に狭いスペースです。背中は壁にくっつきそうで、机は自分の前にぴったりくっついています。これでU型のスペースができて、私が自分の「オフィス」に出入りできる開いた空間が右側にあります。この開いた部分は私のオフィスの「ドア」であり、もし誰かが私の注意を引きたい場合は、そこから私に近づいてくればいいわけです。でも、私が仕事中なら近づかないでね。ご参考までに、私は狭いアパートに住んでいるので、1平方フィートでも貴重です。しかし、そのような境界線をはっきりさせることで、私が今忙しいかそうでないかは傍から見てずっとわかりやすくなったのです。


自分のスペースをできるだけ仕事をしやすい環境にする


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前述したように、仕事をする場所は快適で完全に仕事に没頭できるところでなくてはなりません。少なくとも仕事をしているときにはです。できたら、はっきり仕事用スペースとわかる場所が持てるようにしてください。在宅勤務をするということはラップトップを持ってソファを仮住まいとするかダイニングルームのテーブルに座るということになりますが、自分の仕事のスペースは必ず仕事をしやすい環境にしてください。これは、前述の境界線を強化するのに役立ち、仕事以外のことで気が散るのを避けられます。

ソファに座らなければならないなら、気が散るだけで仕事とは無関係の物は片付けましょう。本、ゲーム、気持ちの良い毛布も。以前それをかけたら眠ってしまったことがあるので、生産的であろうとしている間は見えない所に全部片づけてしまうべきです。ディナーテーブルに座っているなら、執務時間中は雑誌、メール、食卓のカトラリー類は片付けてください。仕事をしようとしている場所に家族やルームメイトが普段は私物を置きっぱなしにしているなら、仕事を始める前にどかしましょう。そうすれば、後からどかす必要もなく、家族やルームメイトが自分でそれを取りに来て邪魔される危険性もなくなります。

同様に、仕事で電話を取ったりビデオ会議をしなくてはいけないなら、ホームオフィスは必ずきちんとして見えるようにしてください。ビデオ電話を取らなくてはならないなら、自分の背後に、おもちゃが散乱しているリビングルームの床が見えたり、子供が背後で遊んでいる声が聞こえたりするのは、重要な内容の電話会議をリードしようとしているときは望ましくありません。電話を取らなければならないなら、ヘッドセットや何か快適な手段を使って電話会議に出ている人には自宅の中の音が聞こえないように、家にいる人には電話の内容が聞こえないようにしましょう。仕事の場所を選ぶときは自分の仕事の種類を考慮してください。あるいは、少なくとも電話やビデオ会議が発生するとき用に使う別の場所を考えてください。


外界をシャットアウトする


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オフィスには気が散る原因がいっぱいですが、在宅勤務をしたからといって決して状況はそれよりマシにはなりません。業者やメンテの人が立ち寄ったり、近所の音が聞こえたり、2、3歩で行ける台所にお菓子があったりして、集中の持続時間に影響します。便利なこともなかにはあります。自宅から仕事をして宅急便を受け取ったり、自宅の改築を監督できるのは良いことです。しかしやはりそうしたことも仕事の邪魔ではあります。狭いところに住んでいて逃れようがないときは、さらに良くありません。自宅で生産的になろうとするなら、身の回りで発生していることをシャットアウトする術を学ぶ必要があります。

背後にある台所や自分のすぐそばにある窓の外から聞こえる近所の音など、常に存在する気が散る原因に対しては、集中こそ最善の武器です。自分の世界に入るための道具を見つけて周囲で起こっていることは忘れてください。私の場合は、ヘッドフォンと音楽が大いに役立っています。音楽のスイッチを入れるとスナックを取りに行きたいという欲望は消え、窓の外の鳥のさえずりもそれほど気にならなくなります。ポモドーロ・テクニックのような生産性メソッドを包括するのも役立ちます。それは執務時間や休憩時間をはっきり区分する方法なので、休憩時間にはスナックがどうしても食べたいとか外をのぞいてみたいという衝動を解放していいのです。休憩するのは自分にとって良いことであり、在宅勤務をするということはいつどのように休憩するかも自由だということです。

在宅勤務をしていて業者が偶然やってきてしまったり、それ以外の無視しがたい邪魔が入ってしまうなら、集中できないとわかっている時間帯に休憩を入れるようにしましょう。私が在宅勤務をしていてアパートに人がいるときは、家に業者がいるので、私がつかまる時間は限られていると予め同僚に伝えておくのが一般的です。そういう日は電話会議やビデオ電話は避けて、臨機応変に対応できるようにしましょう。業者が今すぐあなたと話す必要があるかもしれないからといって、邪魔が入る前に電話会議やビデオ電話を終わらせてしまうことはできませんから。


一緒に暮らしている人に話をする


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アパートでルームメートと暮らしていますか。それとも一戸建ての家で大家族と暮らしていますか。どちらにしても、あなたが在宅勤務をすることの利点をみんなにわかってもらってください。狭いところなら、仕事をしようとしている間も周りで誰が何をしているかが全部耳に入ってきますし、その反対に周りの人もあなたが何をしているかがわかるということです。リビングルームや台所にワークスペースを作ると子供が学校から帰ってきたり、配偶者が仕事を終えて戻ってきたのもわかります。こういうことはすべて素晴らしいのですが、それでもやはり、きちんと話し合いをするのが大切であり、必ず相互理解を得られるようにしましょう。

あなたは家で仕事をしているときは何が必要かを一緒に暮らしている人に話してください。執務時間中は少し静かにとか、仕事するためのスペースがリビングルームの中に必要だとかです。目指すところは、あなたが生産的であろうとしている間は皆につま先立ちでこそこそ歩いてもらうことではありません。ある特定の日には在宅勤務をする予定であることを話せるようになりたいだけです。そして皆がその意味をわかってくれて、あなたのワークスペースの周りの境界線を理解してくれたり、ビデオ電話を取らなくてはならないかもしれないことや、電話会議に参加しているときはテレビのボリュームを下げなくてはいけないことをわかってくれることです。

あなたが在宅勤務をしているときには、世帯を同じくしている人達は自分が二の次にされているような気分になってしまいがちですから、境界線に関しては、特に配偶者やパートナーとは、何らかのギブ・アンド・テイクになるようにしてください。あなたが一日の仕事を終えて「オフ」になる時間に関して同意があれば、相手は自分のいつもの生活に戻れますし、あなたも一日の終わりを楽しく一緒に過ごせます。集中しなくてはならないのは仕事に関することであり、個人的なことではないということをわかってもらってください。子供は「境界線」の観念がわからないかもしれないので、最善の策としては、あなたが仕事をしている間は子供が夢中になれる便利な遊びをさせることかもしれません。子供に「ラーニングステーション」を与えて、あなたが仕事をしている間はそれを使わせることも考えてみてください。これなら子供はあなたの邪魔にならずに一緒に過ごせます。

結局、ほとんどの人は在宅勤務をしたいのですが、家族やドアの呼び鈴や、誘惑的なパントリーのせいで気が散るので、なかなか容易ではありません。先を見越して考えて、邪魔が入ることに備えて、腰を落ち着けて生産的になれる快適でしっかり守られた場所を見つけられたら、何とかやり遂げられるでしょう。


Alan Henry(原文/訳:春野ユリ)
Title image by Tina Mailhot-Roberge. Additional photos by Chris Roos, Fabio Bruna, Kate Hiscock,Marcin Krzyżanowski, and Benjamin Linh VU.

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    香川博人

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