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春野ユリ  - ,,,  06:00 PM

To-Doリストを3つのタイプ別にわけて、生産性を向上させる方法

To-Doリストを3つのタイプ別にわけて、生産性を向上させる方法

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頭の中がきちんと整理されていて生産的であるためには、To-Doリストは究極のツールです。だからこそ、タスクリストに焦点を当てたタスクマネジメント用アプリやプロジェクトマネジメント用システムがこれほどたくさん出回っているわけです。しかし、ある時点でリストを作るのをやめて実行に移す必要があります。以下にご紹介する3つのリストを使えば、時間がかかる複雑なシステムがなくても、リストを作るのに必要な力をしっかり得られます。


そもそもなぜリストを作るのか。


人間心理の研究により、なぜ人はリストを作るのか、そしてわれわれは生産性をどのように考えているかに関する興味深い考えがたくさん出てきました。例えば、ツァイガルニク効果と呼ばれる原理があり、人は未完成だったり中断されたりしたことを、完了したことよりも覚えているということです。これは有益な仕組みではありますが、生産性を阻害すると考える人もいます。

以下は、『Willpower:Rediscovering the Greatest Human Strength』という本からしばしば引用される一節です。


ツァイガルニク効果は、ある仕事が済むまで変わらずに継続するリマインダーであると長い間考えられてきたのですが、実はそうではありません。「無意識」が「顕在意識」に計画を立てろと命令しているのです。ひとたび計画が立つと、「無意識」はもうリマインダーとして「顕在意識」に働きかけることをやめます。


頭を明晰にしておくことは、1つのタスクに集中するのに大いに役立ちます。これが今、最も人気のある生産性システム「Getting Things Done」の根底にある原理です。しかしそこまで全力でする必要はありません。これからご紹介する3つのリストを作るだけで、「無意識」が口を閉じて、仕事をはかどらせることができると自信が持てます。


週単位の優先事項リスト


毎週月曜日の朝、5分か10分使ってその週に優先的にすべきものを並べてみましょう。必ずしもその週のうちにできなくてもいいのです。私なら「学習をキャッチアップする」とか「トレーニングを再開する」などを、週単位の優先事項リストに入れています。ここにある項目は、それぞれがさらに細分化されて日々のタスクリストに入ることが多いです。

このリストの目的は、「無意識」から本当に大きい項目を取り出すことです。週の始めに紙に書き出すと、もう心配し続けなくてよくなります。なぜなら、そういう項目を完了するために計画が立てられたことを、少なくともインクで記録されているので忘れられはしないと「無意識」が認識するからです。

このリストは過剰になりがちです。15項目も書かないでください。ほんの少しにとどめましょう。10項目も書いてしまうと、頑張りすぎてしまうか、優先すべきことを細かくリストに載せすぎているかになります。このリストは、その週の包括的な目標とガイドラインであるべきで、完成させるべきタスクのリストではないことを覚えておいてください。


To-Doリストを分割する


前述した通り、To-Doリストの管理法は千差万別です。広い範囲で管理しやすくするアプリや、メールのInboxをTo-Doリストにしてしまうというアプリさえあります(これはかなり人気が出てきています)。しかしその日用にたった1つのTo-Doリストを作ると、すべてのことを秩序立てておくのに役立ちます。

自分のTo-Doリストをどう分割するかはあなた次第です。私なら毎朝ノートとペンを持って座り、最高優先度の仕事を3つ、中ぐらいの優先度の仕事を3つ、優先度が低いものをいろいろと書き出します。これでその日の重要な仕事に集中し続けられるようになるのです。でなければ、内容で分類することもできます。たとえば「家」、「仕事」、「フィットネス」などのリストです。仕事では「会議」、「電話」、「プロジェクト」などが使えます。

自分のリストをどう分割するにしても、自分で管理できるようにしておくことです。ペンタゴンで働いた女性の話があります。彼女の仕事術を尋ねたところ、まず優先度順に仕事を書き出して、3番目より下は全部消してしまうのだそうです。1日のうちにできることには限界がありますし、緊急の件や予定外のことに注意を払う必要が必ず出てくるものです。


達成リスト


「達成リスト」は生産性を高めるツールとして最近注目を集めています。「達成リスト」になじみがないですか? それは名前の通り、その日のうちに成し遂げたことのリストです。これは何のためにあるのかですって? 早く言えばストレスマネジメントです。すべきことが多すぎると、あるいは、仕上がった仕事の量が十分でないと、ストレスの原因になると言う人が多くいます。しかし、1日で自分がどのぐらいの仕事を成し遂げたかは、実はあまりよく把握できていないものです。

たとえば、その日の最高優先度の仕事が「四半期ミーティングを予定する」「週刊レポートを書く」「ガレージを掃除する」だとします。これを全部チェックマークで消せたら、3つすべてを成し遂げた記録になります。しかし、「マーケティング予算に関する電話2本に出た」、「採用するかもしれない候補者のリストを作成した」、「プロジェクト承認に関するメールを6通送信した」、「帰宅途中に食料品を買った」なども書き出すと、どれだけのことをしたかはわかります。全部優先度が高いわけではありませんが、それでもする必要があったことです。

これが、完全にリストを別にして作ることをお勧めしている理由です。『Wunderlist』というアプリのオプションを使うこともできます。これは、複数のプラットフォームに対応したTo-Doリストを管理するのに優れています。完了した仕事を表示する別のTo-Doアプリもありますが、それだともともとは計画していなかったけれど、やり遂げたことの多くを記録しそこなってしまいます。そういう仕事は生産性の大きな割合を占めていて、決して無視できません。自分で思っているより多くのことを1日のうちに実際にはしているのです。


もっとたくさんの仕事をこなそう!


誰にでも、自分にとって有効なタスクマネジメントの方針があります。もしかしたら毎月のリストを作りたいと思っているかもしれません。あるいは、自分のタスクリストは分割したくないと思っているかもしれません。「達成リスト」にある各項目に費やした時間量の見積もりを作りたいかもしれません。上記のどれを取り入れてもいいのですが、大切なのは、自分に有効なやり方を見つけることです。ここにご紹介した3つのリストは、自分に最適なものを探すためのスタートとしてすばらしいものです。

どのリストを普段使うことにしますか? どんなシステムを使いますか?


These 3 Types Of Lists Will Help You Be More Productive|MakeUseOf

Dann Albright(訳:春野ユリ)
Photo by ShutterStock

  • ,,, - By

    庄司真美

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