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印南敦史印南敦史  - ,,,  07:30 AM

短時間で効率的に仕事を終えられる人は「力の入れどころ、抜きどころ」がうまい

短時間で効率的に仕事を終えられる人は「力の入れどころ、抜きどころ」がうまい

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力の抜きどころ 劇的に成果が上がる、2割に集中する習慣』(古川武士著、ディスカヴァー・トゥエンティワン)は、「習慣化コンサルタント」として、個人向けコンサルティングや企業への行動定着支援を行っている著者の最新刊。そしてタイトルからもわかるとおり、今回のテーマは「力の抜き方」です。


「なぜ、あの人は早く帰っているのに成果が出ているのか?」(中略)こんな風に感じる、できる人が周りにいないでしょうか? その人は、間違いなく「力の入れどころ、抜きどころ」がうまい人です。仕事の本質を見極め、成果が出るポイントに全力投球し、それ以外の部分は上手に力を抜いているのです。(「はじめに」より)


そして、力を抜く際のポイントが「最善主義」だそうです。それは上手に力を抜き、より無駄をなくし、限られた時間で最大の結果を出すということ、では、そのためにはどうすればいいのでしょうか? 第1章「『短時間で効率的』に仕事を終える」から、いくつかを抜き出してみましょう。


がんばらないで結果を出す


完璧主義の人は、たくさん働くことや、がんばること自体に美徳を感じてしまいがち。会社に長くいることが目的化していたり、残業が癖になっていたりするというわけです。しかし上手に力を抜く人は、がんばらないで結果が出ることに美徳を感じていると著者はいいます。任せるべき仕事は上手に人に任せ、昼間に集中して大切な仕事を終わらせ、19時以降はプライベートを楽しむようなタイプ。

つまり、がんばらないで結果が出れば、それこそすばらしいという考え方。「楽している」「怠けている」と思われそうですが、がんばらないのに結果が出るということは、少ない労力で大きな結果を出すアイデアや工夫ができること。だから、すばらしいという考え方です。(32ページより)

そしてこの項のまとめとして、著者は以下のような提案をしています。


最小限の時間で結果を出す方法を考える


たとえば自分に対し、「1日に5時間しか働けないとしたら、同じ結果を出すためにどうするか?」と質問してみる。それが、革新的なアイデア、仕組み、ノウハウを考える発想トレーニングとなるそうです。


最善主義の人と一緒に仕事をする


最善主義の人は、当初のゴールラインを状況に応じてどんどん変更するもの。また、理想的な状態になることが難しければ、すぐに工程を切り捨てる。彼らが具体的な場面でどう思考して行動するかを見てみると、勉強になるといいます。
(36ページより)


制限を設けてがんばる


完璧主義の人は無制限にがんばるけれど、上手に力を抜く人は、制限を設けてがんばるもの。では、両者のどこが違うのでしょうか? 著者によれば、違いは密度。長く続ければいいわけではなく、単位時間あたりの集中力をいかに高めるかを考えるべきだということです。事実、完璧主義の人は、長時間にわたって全力投球するわりには生産性が低いのだとか。一方、上手に力を抜く人は、一気に集中して短時間で仕事を済ませようとするそうです。つまり、単位時間あたりの集中力が低い人と高い人とでは、生産性がまったく違うというわけです。(37ページより)

そして、ここでの著者の提案は次のとおり。


働く時間に制限を設ける


仕事を始める時間と終える時間を決め、その時間内で徹底して終わらせる。まず、いまよりも20%程度短くするところから始めてみるといいそうです。いま9時〜21時まで働いている人なら、19時に帰るようにする、もしくは1時間早く出社して18時に帰るというように、働く時間に制限を設けるということ。


集中力の精度を高める


ひとつの仕事への集中力を高める。たとえば「メールを返信する」「報告書を作成する」など、それぞれの仕事について目標時間を設定しておき、制限時間内に絶対終わらせるトレーニングをするということ。
(41ページより)


多少粗いがスピードが速い


ていねいすぎてスピードが遅いのが、完璧主義の人の特徴。書類などにしても、きちんと相応の時間をかけて仕上げようとするわけです。しかし時間が経過すればするほど、質の高いものを期待されるようになるもの。

対して上手に力を抜く人は、多少粗いがスピードが速いのが特徴。そして現実的には、スピード対応をしたほうが喜ばれることが多いとか。たとえば、企画書はすぐ提出、会議は短時間で終える、お礼状はすぐにファックスするなど、ひとつの作業にかける時間は短く粗くても、「速いこと」が大きな満足につながるというわけです。(42ページより)

ここのポイントは...


かたちにこだわらず、早く出す工夫をする


手間を最小化して、納期より早く提出してみることを著者は勧めています。場合によってはその場で済ませるくらいのスピード対応をすれば、持ち帰りが少なくなり仕事量も減るという考え方。


リスクが少ないものから始める


「上司から依頼された資料のたたき台を、20分後に手書きで書いて相談に行く」「社内会議の議事録を終了30分以内に送る」など、失敗してもリスクが少ないものから始めてみるといいそうです。
(47ページより)


ギリギリを上手に活用する


完璧主義の人がタイムプレッシャーを嫌うのに対し、上手に力を抜く人は「ギリギリ」を上手に活用するもの。このことを説明するにあたり、著者は英国の歴史学者・政治学者であるシリル・ノースコート・パーキンソンの「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」ということばを引用しています。

つまりは余分な時間が与えられると、すべての時間を無駄なく使おうとするため仕事のペースを無意識のうちに調整し、仕事の生産性が低くなる場合が多いということ。裏を返せば、「締め切り効果」を活用して自分を追い込めば、その時間の範囲内で工夫して仕事を終えられるわけです。

そこで著者は完璧主義の人に対し、重要度の低い仕事に関してはギリギリ効果を活用することを勧めています。そしてそこには、「集中力が一気に高くなる」「余計な作業を省く思考が働く」というメリットがあるのだとか。(48ページより)

そして次が、このことについての著者の提案。


あえて納期を早めに約束する


相手が提示する納期よりも早めの提出を約束することで、相手の満足度を高めつつ、ギリギリで自分を追い込むことが可能に。


ギリギリになったときこそ、落ち着いて計画する


焦ってただスピードを上げるだけでは、質の低下にもつながって逆効果。大切なのは、プロセスを変えること、そして作業の優先順位を変えて取捨選択することだといいます。まずは、じっくり計画を練ることが大切。

完璧主義者と上手に力を抜く人とを対比させながら説明が進められていくので、とても理解しやすい内容。「どこで力を抜いたらいいのかわからない」という人にとって、大きなヒントになると思います。

(印南敦史)

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