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ライフハッカー編集部ライフハッカー編集部  - ,,,  11:00 AM

現役ウェディングプランナーに聞く、仕事を円滑に進めるためのタブレット活用術

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現役ウェディングプランナーに聞く、仕事を円滑に進めるためのタブレット活用術

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スマホ、タブレット、ノートPC...さまざまなデバイスがある中、使い分けに迷っている人は多いのではないでしょうか? かくいうフリーライターの私も、1年半ほど前に意気揚々とiPad miniを購入したものの、外出先でメール対応をしたり、たまに音楽を聞く程度にしか活用できていないのが現実。現在、月額6800円ほどを支払っています。

月額料金が高いのは、機種代が含まれているから。タブレットはどうしても機種購入にそれなりのお金がかかってしまうのですが、実は最近「借りる」という選択肢があることを知りました。それが「So-net スマートライフパック」です。このサービスは、ネット契約とセットのプランで、タブレットを格安で2年間借りることができます(So-net会員であれば、タブレットのみのレンタルも可能です)。

使用料は利用する機種によって異なりますが、例えばiPad miniの16GBモデルであれば、回線料込みで最も安いプランが月額2560円から。実質iPad miniが月額260円で借りられます! しかも、開始月は無料です。ただし、2年以内に解約する場合には解約料金が発生しますのでご注意を。詳しい料金表はこちらをご覧ください。


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インターネット接続料金とタブレットレンタル料を合わせた価格表。


タブレットを「借りる」というプランがあったなんて! 1年半前に知っていれば.....と悔しく思った私ですが、今後、もし買い替える機会があれば検討したい、とってもお得なプランだと思いました。

もし今住んでいる場所でネット回線が必要なくても、実家の回線を切り替えるなど、裏ワザはいろいろありそうです。また、タブレットを外で使うことが多い場合は、自宅の回線ではなくモバイルルーターとのセットプランもあります。

安い金額でタブレットを借りられることはわかったものの、せっかく格安で入手したところで私のように使いこなせなければもったいない。タブレットを仕事でバリバリと使いこなしている方の活用法を知るために、フリーランスのウェディングプランナー、小林美月(こばやしみづき)さんに話を聞いてきました。

小林さんは、「もうタブレットは手放せない」と話すほど、打ち合わせやスケジュール管理、データ管理など、日々の仕事でタブレットをフル活用しています。仕事の効率が数倍アップする、小林さん流タブレットの活用術を紹介します。


対面で仕事するからこそ役に立つタブレットのメリット


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タブレットを十二分に活用して仕事をする小林さん


小林さんは20代の頃にウェディングプランナーとして会社に入り、その後、他業種へ転向しますが、やはり「ウェディング業界で仕事がしたい」と考え、6年前にフリーランスとしてウェディングプランナーに復帰しました。

会社員時代を含め、小林さんが結婚式をプロデュースしたカップルは実に500組以上! 例えば屋外のテントでの結婚式や自分たちの趣味を形に表したウェディングケーキなど、「自由に」「型にとらわれない」結婚式を望むカップルたちに、さまざまな方向から提案をして、人生の一大イベントを作り上げています。

そんな毎日は「まるで夢の世界にいるよう」と話す小林さん。40代に入り、最近では親世代の気持ちがわかるようになったと感じているそう。「カップルたちとの話が人生相談のようで、そんなカップルたちを幸せな結婚式へと導けることがこの仕事の醍醐味」だと話してくれました。

そんな小林さんが現在使っているタブレットは、iPadの32GBモデル(スマートライフパックでは、上位機種のiPad Airが選択できます)。小林さんは仕事のどのようなシーンでタブレットを活用しているのでしょうか?


1.持ち運べる軽さがいちばんのメリット


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電話をしながらスケジュールの確認ができるのもタブレットの強み


フリーランスという働き方をしている小林さんは、毎日必ず出勤するような特定の場所を持ちません。お客様との打ち合わせの場所もさまざま。毎日、都内を動き回る、移動の多い生活を送っています。

そんな小林さんはタブレットの一番の良さについて「持ち運びしやすさ」だと話します。お客様との打ち合わせでは、イメージが湧くようにたくさんの写真を見せながら話をします。その写真の数は、何百枚にも及びます。以前はそれをファイリングして持ち歩いていたのだとか。「とにかく重くて重くて...。何とかならないかとずっと思っていました」と小林さん。

3年ほど前、日本でタブレットが発売されてそんなに時間が経っていないとき、小林さんは何よりも「持ち運びやすさ」を理由にタブレットの購入を決めました。外で歩いているときに電話が掛かってきても、要件に応じてタブレットを見ながら話をすることができるので、とても便利だそうです。

この点、「スマートライフパック」なら、モバイルルーターとのセットプランもあるので、外で使うことが多い人にはピッタリの選択肢と言えるでしょう。


2.スケジュール管理は「Googleカレンダー」で


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きれいに色分けされて見やすそうなGoogleカレンダー


多忙な毎日を送る小林さんにスケジュール管理は欠かせません。そこで、小林さんがタブレットで活用しているのが「Googleカレンダー」です。見せてもらうと、予定がぎっしり。そんな小林さんが、賢いスケジュール管理のコツを教えてくれました。

内容によって色分けする

 お客様との打ち合わせは赤、コンサル業務は緑、プライベートは水色、と色を決めて管理。一目で当日の予定を判断することができる。

10分前アラーム機能を使用

 重要な案件など忘れてはならない予定は、10分前アラームを設定して忘れないよう、また遅刻がないよう気を付けている。

詳細はスケジュール内メモに入力して一元管理

 スケジュールの詳細メモ欄に、打ち合わせの場所や訪問先の電話番号など、必要な情報を入力しておく。あれこれ確認しなくても、このスケジュールの中にすべての情報が集まるように管理する。

ToDoは「終日」で入力して管理

Googleカレンダーでは、時間を設定せず「終日」にチェックを入れると、その日の一番上の欄にその予定が表示される仕組みになっています。

小林さんは、「電話をかける」「見積もり作成」など、その日に行うToDoは終日の予定として表示しているそうです。


3.データ管理はiPadのアルバムと「Dropbox」を利用


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Dropboxを活用して書類をクラウドで管理している


写真をファイリング管理からデータ管理に変更した小林さんは、写真をすべてiPadのアルバムの中で管理しています。写真はデジカメで撮影し、自宅で使用しているMacBook Proにて取り込み。「ケーキ」「演出」などと項目分けしてiPadと同期させています。

その他、見積もり表など進行中の案件データ、PDFやExcelデータなどは、Dropboxで管理しています。PCとiPadの両方から更新できることも利点です。

仕事はプロジェクト単位で動くことが多く、毎回仕事の関係者が変わるため、Dropbox上に共有フォルダを作って書類をシェアする形にしているそうです。「できる限りのペーパーレス化を目指しているので、Dropboxは本当に助かります。書類を共有したいときは、相手をフォルダに追加するだけ。印刷して持ち歩かなくてもいいので、カバンも軽くなりました」と小林さん。プロジェクトが終了したらフォルダを消していくので、容量も2GBのフリープランで十分なんだとか。


4.画面が大きいので、打ち合わせはiPadを見ながら


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小林さんが打ち合わせでよく使うツールは、資料、洋書、iPadの3つ


「スマホだと小さくて、ノートPCだと大きい。タブレットの画面サイズがちょうどいいんです。お花やドレス、ケーキなど、繊細な色の写真が多いのですが、画面もとってもキレイなので満足しています」と小林さん。タブレットが最も活躍しているのが、お客さんとの打ち合わせの場です。

デザイン素材などの資料や、写真がきれいな洋書、ウェディング関連のサイトを、画面を一緒に見ながらお客さんと話せるようになって、とてもスムーズになったと言います。


「So-net スマートライフパック」のメリット3つ


小林さんがiPadを購入した3年ほど前にはまだなかった、タブレットを「借りる」という選択肢。小林さんの感想も含めながら、スマートライフパックの魅力をまとめます。


2年間、安価で「借りる」ことができる

冒頭でも紹介した通り、何と言っても初期費用が少なく済むことがいちばんの魅力。
「うちのスタッフでも、タブレットは欲しいけど高くて買うのをためらっている人が何人もいます。そうこうしているうちにまた新しいモデルが出て、結局買わない....みたいな。そういう人に勧めたいですね」と小林さん。

デジタル製品はどんどん新しいモデルが開発されていくのが宿命。初期投資をできるだけ押さえて、2年後にまた新しいモデルにチェンジして借りる、というのもイマドキの賢い選択肢と言えそうです。


破損時の保証サービス

スマートライフパックには、水濡れや破損の際に対応してくれる保証サービスがあります。

小林さんのiPadは3年以上使っているとは思えないほどキレイで、画面に傷ひとつありません。「お客様にお見せするものなので、とても大切に扱っています」とのこと。確かに、ヒビの入った画面はお客様には見せられないですよね...。ただ、一度ヒヤッとした経験もあるのだとか。

「お子様連れのお客様と打ち合わせをしていたとき、子どもさんがiPadにジュースをこぼしたんです。何とか無事だったのですが、あのときはさすがに壊れてしまったと思いましたね」と小林さん。

そんな不慮の事故でも、「So-net スマートライフパック」なら保証があるので安心です。


使い方を教えてくれるテクニカルサポート

操作方法に困ったときは、文字入力やWi-Fi設定などについて教えてくれるテクニカルサポートが付いています。「私はあまり難しい機能は使っていないので、使い方に困ったことはないのですが」と話す小林さんですが、そうは言っても時々「これはどう操作したらいいのか?」と悩むことがあるそうです。

そんなときは、友だちに聞いたり、インターネットで検索したりして解決しています。

「もし気軽にプロの方に聞けるのであれば、もっと早く解決できると思います。年配の方にも良さそうですね。私の親がタブレットを持つことになっても心強いですね」と小林さん。

小林さんの話を聞いて、タブレットを活用するさまざまな可能性を感じました。タブレットって必要かな? と思っている人でも、安く借りられるのであれば、タブレットを持つハードルは下がりそう。持ってみると、意外な使い道や使いやすさに気が付くことがあるかもしれません。もし少しでも「気になる」と思った方は、タブレットのある生活をぜひ検討してみてください。


スマートライフパック|So-net

(文/尾越まり恵、写真/飯田えりか)


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