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長谷川賢人長谷川賢人  - ,,,,,  11:00 AM

個人事業主が請求書に感じるメンドウを解決するソフト「MFクラウド請求書」

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個人事業主が請求書に感じるメンドウを解決するソフト「MFクラウド請求書」

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請求書をもっとスマートに」。そのメッセージ通り、スマートに仕事を助けるツールです。

個人事業主として働いている友人とお酒を飲みに行き、「もう今月も終わりですね...」なんて遠い目をしながらビールを飲んでいると、決まって聞くのが「あ、請求書作らなきゃ」という言葉。日々忙しいのは会社員も個人事業主も同じことですが、経理事務を含めた「やらなきゃいけないリスト」は個人事業主の方が多いのでしょう。


個人事業主のみなさん、請求書の作成、つい遅れがちではないですか?


そこで先日、「3人のプロに聞く『フリーランスで生き抜くための心がけ』」の記事でも紹介した、ウェブ上で請求書/見積書/納品書/領収書を発行・管理できる無料サービス「MFクラウド請求書」を友人に勧めてみました。早速試してみた友人からは「もっと早く使えばよかった!」とメッセージが返ってきました。


無料プランからあるクラウド請求書ソフトでお悩み解決決


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MFクラウド請求書」は、個人事業主や法人を対象に、家計簿/会計ソフトを提供する株式会社マネーフォワードによるサービス。利用開始にはメールアドレスとパスワードが必要です。同社の会計ソフト「MFクラウド会計」のユーザーであれば、同一のメールアドレス/パスワードでも使い始められます。多くの機能がある中でも、特長的なところでは以下の4つ。


1.面倒な請求書の封入から発送までを代行してくれる
2.請求書などの帳票を、一括してメール送付や郵送できる
3.同じ内容の請求書なら、スケジュール登録で毎月自動発行できる
4.テンプレートがあらかじめ用意されており、デザインの手間がいらない


「MFクラウド請求書」は、基本使用料無料のものをはじめ、複数のプランが用意されています。料金設定ごとに、使える機能や発送代行での1通あたりの料金などが異なります。ただ、有料プランには発送代行を毎月無料で頼める枠が設けられているため、「負担する実質費用=月額費用」ではないこともポイントです。この点については、公式サイトのプラン一覧表がわかりやすいでしょう。


個人事業主3人に請求書のメンドウなところを聞いてみた


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何かとメンドウが多いのは請求書のさだめ?


仕事の内容はさまざまでも、最初に登場した個人事業主の友人しかり、請求書の発行はメンドウな作業の1つのようです。そこで、数多くの取引先と仕事をしており、毎月多くの請求書を作っているであろう知り合いの個人事業主3人に、「請求書発行の何がメンドウか」をヒアリングしてみました。今回はその悩みを解決する手段として、「MFクラウド請求書」(以下、本サービス)の機能から、個人事業主の負担を少しでも軽くできそうな4つのメリットを紹介していきたいと思います。


1.もう請求書のフォーマットをエクセルで作成しなくていい


5種類から選べる請求書のテンプレート


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専用ソフトを買ったり、請求書のフォーマットをエクセルで作ったり、気に入るひな形をウェブで探すのだってメンドウなもの。本サービスなら、画面右上の歯車マーク(設定)>「帳票設定」より、用意された5種類のテンプレートから気に入ったものを選べばOK。好きなロゴや電子印影も入れられるので「自分らしさ」は表現できます。オリジナルなテンプレートを使いたい!という欲求は叶わないかもしれませんが、それよりも省ける手間の大きさを喜びましょう。


請求書で使うエクセルの関数がわからない? 大丈夫、作り方も簡単です

NHK番組での声優や、語学トレーナー、翻訳者、舞台制作者・パフォーマーとして活躍する山縣美礼さんも、エクセルでフォーマットを作って請求書を発行しているそう。ただ以前に、セル内の関数が誤っていたことが原因で計算が合っておらず、クライアントと何度も修正のやりとりをしてしまったことがあるとか。「数字を間違えるとちゃんとチェックしていないという印象を与えかねない」と山縣さん。


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画面左の入力欄を打ち込むたびに、画面右の書類が仕上がっていく。


本サービスは関数や計算式などの知識は不要。個人事業主ならばよく目にするであろう請求書/見積書/納品書/領収書のうちから、作りたい書類の作成ボタンを押し、表示された入力欄を埋めていくだけです。数量の計算や金額の合算は自動で行われ、制作中の書類もリアルタイムにプレビューできます。


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見積書を、請求書や納品書に変えるのも、わざわざ入力し直すことなく、プルダウンメニューから選ぶだけでOK。また、作った請求書はボタン1つでPDF化や、担当者宛にメール送信もできます。取引先の情報に担当者のメールアドレスをあらかじめ入力しておけば、自動で呼び出されるため検索も不要です。


請求書にまつわる「消費税」や「源泉徴収」の計算もボタン1つでOK

前述の山縣さんは「エクセルについてはあまり詳しくない」こともあって、フォーマットの修正にも一苦労することがあるとか。「たとえば、かかった金額をまとめた請求書を立てたいときに、電車賃だけ消費税をかけずに合算したいみたいな場合があって、調べながらやったからメンドウで...」と山縣さんの声が暗くなっていきました。


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本サービスなら、各品目に対して「品目詳細」を設定できます。よく使う品目は登録しておくこともでき、品名を入力するだけで、単価や数量を自動挿入してくれるアシスト機能が働きます。山縣さんのケースのように、特定の品目に対して消費税や源泉徴収をかけないようすることも、チェックボックスのオン・オフで可能です。

「消費税が昔のままですよ」と指摘され、請求書を出し直したことはありませんか? これも積み重ねれば時間のムダ。最近なら消費税が8%に上がったり、源泉徴収に「復興特別所得税」が設けられたりと、税率に変化があった場合にも自分でフォーマットを直す手間をかけず、ミスなく対応できるのもポイントといえるでしょう。


2.請求書を代理郵送。宛名書き、印鑑、印刷、封筒、切手、すべておまかせ


イラストレーターとして広告や出版、テレビ番組で使用される法廷画などを手がける榎本よしたかさんが「メンドウでしょうがない」と話すのが請求書の発送作業。最近はPDFなどのメール送信で受領してくれる企業も増えているそうですが、榎本さんのクライアントはそうもいかないようです。「月に25~35通ほど請求書を作りますが、まだ9割が紙で出す必要があって、発送しています。最近、時短のためにシール切手を導入したら少し楽になりました」と微笑むものの、普段から自宅作業が多い榎本さんにとっては一苦労にかわりません。


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そんな榎本さん、本サービスの「Starterプラン(月額500円)」から利用できる請求書を代理郵送する機能に興味津々。請求書作成後に「郵送」ボタンをクリックするだけでよく、お手軽です。「近所にポストがないせいで遠出する手間もなくなりますし、僕のような出不精な個人事業主にはありがたい機能です。誤って他社の請求書を送って電話で指摘されてしまった...なんて背筋が凍る思いをすることもないですね」と榎本さん。


プリンタの機嫌に左右されずに仕事できる!

コピーライターとしての仕事や、猫専門メディア「猫ジャーナル」を手がける常山剛さんは、送りたい請求書を複数選び、「一括郵送」ができるのは嬉しいポイントとのこと。


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「毎月25日前後になると、今月分の請求金額を確認して、請求書をPDF化して、郵送のところはプリントして送付、メール送付は添付して...とやっていますが、プリンタの不調で時間が掛かることがあります。インク切れや紙切れ、モノクロ印刷したいだけなのにカラーインク切れで印刷不可なんてトラブルも。送りたい請求先だけをチェックしてボタンを押せば、一括して郵送手続きが完了するのは便利だなと感じました。『プリンタの機嫌が悪い』という謎の理由で、1時間くらい棒に振ることがなくなるのであれば、郵送費をかけてもいいかなと思います」と常山さん。

一括操作は、「Proプラン(月額9980円)」から可能。たしかに費用はかかるものの、発送先が多い人にとっては時間も浮いて、精神的なゆとりを得られるのはよいところでしょう。ちなみに、代理機能は切手代も含んでいるため、できた時間で1つでも多くの仕事に取りかかれれば、十分に元が取れるサービスでは。


有料プランは利用シーンで選べてムダがない

代理郵送は無料プランなら1通200円、月500円のStarterプランは1通190円(月3通までなら無料)、月4980円のBasicプランなら180円(月15通までなら無料)といったように、プランに合わせて1通あたりの料金が変わります。自分の仕事スタイルや取引先の数によって、トータルの料金を見ながらプランの選定ができそうです。たとえば、打ち合わせ時に請求書を手渡せる先ならば発送しなくてよいので、郵送費がムダになりませんよね。

ちなみに、サービスを提供しているマネーフォワードに問い合わせたところ、「請求書はデータ送信後、2~3営業日で発送されます。おおむね到着まで1週間程度を見ていただければ結構です。今後は速達への対応も検討したいですね」とのこと。いずれにせよ早めに依頼をかけておく必要はありそうですが、「切手がないからまた明日...」なんて、ズルズルやるよりよほどスマートでしょう。


3.請求書を発行日付順に記録。ひと目でわかる入金管理


振り込み予定日がすぎると「未入金」マークが表示される


本サービスなら、請求書や見積書などの一覧上部にある検索窓に、「入金済み」「未払い」などのステータス、取引先名、後述するタグなどを入れれば、該当する書類のみを表示できます。月に何十通と請求書を作って、どれが済んでいて、どれが済んでいないのかを把握するのに役立ちます。


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また、マネーフォワードによると、今後は月間の売上がひと目でわかるレポート機能や、同社の会計ソフトとの連動をさらに推し進めていくとのこと。たとえば、作った請求書と銀行の取引履歴を照合しやすくし、入金確認の手間を減らすような仕組みも検討しているそうです。前述の常山さんも「今月の請求額を確認して、一括で郵送完了、請求後の入金チェックまで簡略化できるのを体験したら、今までの作業はメンドウだったんだなと確実に感じると思います」と期待を寄せてくれました。


「うっかりミスで過去のデータが消えた!」に備える

また、常山さんのある体験談は、聞いていてなかなかしびれるものがありました。「パソコンのOSを入れ替えた際に、誤って過去の請求書データを消してしまったことがありました。プリントして保管してあったので大事には至りませんでしたが...」とのこと。人為的/天災的を問わず、ミスによるデータ消失の危険は常につきまといます。

本サービスはクラウドと名につく通り、データは厳重にウェブサーバー上で保管されていますので、自分のミスでデータを消してしまうというリスクは減らせるでしょう。また、ウェブ上のデータを外出先や出張先などからでも参照できるのもメリットといえそうです。もちろん、クラウドなりのデータ流出の危険性などの指摘もあるでしょう。しかし、「クラウド運営企業の生命線」ともいえるデータを扱うプロ集団への信頼と、飼っている猫や育ち盛りの子どもが外付けHDDを倒してしまう可能性を天秤にかければ、どちらが安心できるかは言うまでもないはずです。


4.個人事業主の請求書によくある「たくさんのクライアント」も一括管理


常に1社や2社とだけ取り引きをしていれば、作る請求書も少なくて済みます。しかし、単発での仕事をこなしたり、細かな仕事を積み重ねたりするのが大事なのは、個人事業主の方なら実感できることでしょう。本サービスは仕事が増えるほどに混乱しがちな取引先の情報も一括で管理・修正ができます。また、取引先の情報をCSV形式でアップロードし、一括登録することも可能です。


エクセルで請求書を作成すると、あとから検索がやりにくい...


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個人事業主ならば、仕事の内容や取引先により、請求書の明細がまちまちになることも多いでしょう。エクセルなどでファイルごとに請求書を分けていると、「あの時の特別価格で...」「以前に受けたときはいくらだっけ」など、調べたい時にも詳細がわかりにくいものです。目当ての請求書を掘り起こすのも苦労する上に、時間だってムダにかかってしまうでしょう。その点、本サービスの「タグ」と「メモ」機能がカバーしてくれます。

タグの一覧から請求書を検索したり、メモにも自由に記入ができたりするため、たくさんの請求書から探したいものを見つけられます。たとえば、あなたがライターならば、タグに「仕事をした媒体名」を入れておけば、その媒体に関する請求書だけをすぐ検索できるのです。『Evernote』をよく使う人ならお馴染みの機能といえます。


請求書の書き方を知らなくても使えるほど簡単なソフトである


請求書の書き方や様式を把握しきっていなくても、直感的なインターフェイスと見やすい画面で、本サービスは誰でも簡単に試せるソフトだと感じます。これから個人事業主として仕事をしていこうと考えている人はもちろん、請求書作成のフリーソフトやテンプレートを使ってみたものの、「ちょっとやりにくいなぁ」と感じている人も、一度触ってみる価値があるでしょう。

実はもろもろのルールがある請求書の作成。奪われる時間や気力は、忙しくなればなるほど増えていくもの。与えられた時間は誰しも24時間と変わりません。だからこそ、少しでも手間を減らし、より良く働くための時間を確保するツールを使うのは、個人事業主としての賢い選択といえそうです。


無料の請求書・見積書・納品書ソフト | MFクラウド請求書

(長谷川賢人)
Photo by Thinkstock/Getty Images.

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