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itou  - ,  09:00 PM

メールを効率的に処理する「7つのカテゴリー分類法」

メールを効率的に処理する「7つのカテゴリー分類法」

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私たちは毎日、溢れかえるメールの受信箱と闘っています。仕事のメールから、怪しい勧誘メールまで、とにかく大量のメールを処理せねばなりません。とはいえ、打つ手はあります。すべてのメールを以下の「7つのカテゴリー」に振り分ければ、短時間でメールを処理できます。


7つのカテゴリー


1. 返信不要の、重要ではないメール。ただちにアーカイブするか、削除しましょう! 読んでいないニュースレターがあれば購読を解除します。本当に重要な情報なら、別のルートであなたの元にやってくるでしょう(友人から知らされる、など)。

2. 保管するメール。税金申告用の領収書や、参考になる素晴らしいメール、次のプロジェクトで必要な情報が書かれたメールなどは、専用のフォルダをつくって保管します。あまり細かく分類しないこと。フォルダがたくさんできるようなら、仕事や生活をもっとシンプルにするといいサインです。メールを探すときは検索機能を使いましょう。

3. 返信しても、しなくてもいいメール。必ずしも返信する必要はないが、そうすればより丁寧だというもの。

4. 時間があれば読むメール。必ずしも読む必要はないが、読めたらいいね、ぐらいのもの。なるべく多くのメールをこのカテゴリーに入れるようにします。(もしくは3番目のカテゴリーに!)。メールの生産性を上げるには重要なことです。

5. 今日中に返信が必要なメール。重要で緊急なメールはただちに返信します。残りの、今日中に返信すべきメールは、勤務時間の終わりにまとめて処理します。

6. 返信が必要だが、今日でなくてもいいメール。(例えば、上司や配偶者、クライアントからのメール)距離を置くほど客観的になれます。今日中に返信しなくていいメールは、返信予定日のフォルダ(月曜日、火曜日など)に入れておきましょう その曜日になったら、該当フォルダを開いて処理します。忘れないように、日課のリストに「今日のメールフォルダを開く」などと書いておきましょう。あるいは、自動リマインダーツールを使うのもありです。「RightInbox for Gmail」(私はこれを使っています)や「FollowUpThen.com」、「FollowUp.cc」などが使えます。

7. 未決定のメール。考えすぎて時間を浪費しないように。上記のカテゴリーのどこかに入れてしまいましょう。おそらく、1か2のカテゴリーでしょう。

2〜5のカテゴリーのためにメールフォルダを作成します。2は複数のフォルダに分かれます。3、4、5は、それぞれフォルダは1つずつです。

6も複数フォルダに分かれます。曜日ごとにフォルダをつくり、さらに、月ごとにフォルダを分けてもいいでしょう。


メール処理をもっと効率的に


メール処理の時間を決めておきます。私は勤務時間の最後の30分を、受信箱を空にするのに使っています。四六時中、受信箱と格闘するよりずっと効率的です。同じ作業を集中してやるほうが、フローにも入りやすく、より効果的です。

緊急のメールが来たらどうするって? すぐに返信が必要なものは、すぐ返信します。(私はそのために1時間おきにメールをチェックしています)。そうでないものは、勤務時間の終わりまでとっておきます。距離を置くほど客観的になれるのを思い出してください。返信までの時間が長いほど、その問題に対してより客観的になれます。勤務時間の終わりには、問題が解決していることも。相手にとっても、独力で解決できれば、それにこしたことはありません。

メールをチェックしないときはメールソフトを閉じておきます。少なくとも、新着数が見えないようにします。そうしないと、メールが届くたびに気になって、無意識のエネルギーを消費します。もちろん、通知もオフにします。大丈夫、あなたは原子力発電所で働いているのでありません(たとえそうだとしても、本当に緊急の連絡はメールでは来ないでしょう)。

メール処理の時間が来たら(帰宅直前をお勧めします。そうすれば、メール処理も自然にスピードアップします)、どれだけ速く処理できるか、ゲーム感覚で挑戦してください。「次、次、次!」とつぶやきながら、どんどん削除、アーカイブして行きます。すべてのメールにエネルギーを割く必要はありません。

受信箱を一括処理するときは、先頭のメールから順番に取り組みます。飛ばしながら処理するのは非効率です。どのみち受信箱を空にするのですから、先頭から順番(つまり一番最近のものから)片付けましょう。毎日(あるいは週に一度でも)、受信箱を空にできたら、気分も爽快ですよ!

必要なメールだけを開き、残りは削除するかアーカイブします。私たちは、あまりに多くのニュースレターを購読しています。そして、毎月のように新たなニュースレターを付け加えるのです。これからは、個人的なメールだけを読むのだと固く誓ってください。また、あなたのメールソフトで削除やアーカイブを素早くやる方法を見つけてください。例えばGmailなら、ページの上部にあるチェックボックスをクリックすると、ページ内のすべてのメールを選択できます。あとはアーカイブボタンをクリックするだけで、一括でアーカイブできます。私は、返信が必要なメールを処理したあと、この操作を行います。また、リマインダーメールも、確認したらすぐにアーカイブします。


メールを書くときの作法

メールを書くときは短い文章で。一番伝えたいことはなんですか? それを簡潔に書きましょう。短いメールを送れば、返信も短くなるものです。結果的に、お互いの時間を節約できます。

とはいえ、ポジティブ、フレンドリーを心がけて。メールは人間関係を良くも悪くもします。私はいつも、相手を元気づけ、親切であるように心がけています。そして、メールの最初か最後に感謝の意を添えます。例えば、「ご丁寧なメールありがとうございます!」とか「楽しい週末を!」などを付け加えます。メールを送る第一の目的は、相手との信頼関係の構築です。第二が実務です(質問する、答える、提案する、など)。

メールテンプレートを作りましょう。同じ内容の文面を繰り返し返信しているなら、「メールテンプレート」というファイルをつくって、その中に文面を保存しておきます。次回メールするときは、そこからコピペすれば済みます。

メールを処理する時間が余ったら、「返信してもしなくてもいい」フォルダを開いて、少しずつ片付けましょう。ただし、これはあくまで任意であり、時間があるときだけでかまいません。フォルダを空にするより、ワーク/ライフのバランスのほうが大切です!


もちろん、これはあくまで推奨のガイドラインであり、あなたの仕事に必要な方法があるかもしれません。上記のルールを参考に自分に合ったやり方を見つけてください。


A System For Email Productivity | Medium

George Kao(原文/訳:伊藤貴之)
Image by robuart (Shutterstock).

  • ,,,,, - By

    香川博人

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