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印南敦史印南敦史  - ,,  07:30 AM

「バタバタしないコミュニケーション」はソウレンホウでヘイタンレン

 「バタバタしないコミュニケーション」はソウレンホウでヘイタンレン

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1.事前準備不足
2.時間管理不足
3.リスクの想定不足
(「はじめに」より)


「バタバタしない」技術』(吉山勇樹著、PHP文庫)の著者は、バタバタする傾向として見られるのはこの3点に尽きると断定しています。逆にいえば、自分自身で、この3つのうちで陥りやすいケースを正確に把握することができれば、「脱・バタバタ」が必ず実現できるということ。

ですから本書を利用すれば、著者のいうとおり「人生において自分を見失うことなく、落ち着きを持って、地に足をつけ、じっくりかつ着実にものごとを前進させることができる習慣」を身につけられそうです。きょうはコミュニケーションについて言及した第4章「バタバタしないためのコミュニケーション」に目を向けてみましょう。


必ず伝わる5ステップコミュニケーション


バタバタしている理由のひとつとして挙げられるのが、コミュニケーションがうまくいっていないケース。たとえば自分が意図していることが相手にきちんと伝わらないために、あとからやりなおしが発生してしまうようなことだそうです。だから手間ヒマがかかり、結果として負荷が増えてしまう。「言った・言わない」「聞いた・聞いていない」という齟齬が浮きぼりになり、仕事のゴールイメージや成果がバラバラなものになってしまうといいます。

しかし、伝えたいことが相手に伝わらないのは苦しいもの。そこでプロセスを円滑にするために、コミュニケーションを5つのステップに分けて考えればよいと著者は提案しています。


1.要旨をまとめる段階
2.伝え方を考える段階
3.伝える段階
4.伝わったか否かを確認する段階
5.こちらの思ったとおりに相手が行動する段階
(117ページより)


コミュニケーションを図る際に起こしがちな間違いは、「いきなり相手に伝えようとしてしまう」こと。しかし、上記を意識することで、あとから起こる認識のズレを防げるというわけです。(116ページより)


相手の1割と自分の1割の基準を会わせる


仕事のみならず、コミュニケーションの基本と言われているのが「報連相」(ホウレンソウ)。言うまでもなく、報告、連絡、相談をきちんとしようということです。たとえば報連相を怠ったことで「独りよがりの深み」にハマッてしまうというようなことはよくある話。だからこそ大切なのは、できるだけ早い段階で、方向性や感性イメージをすり合わせるための相談だということです。つまり「報連相」の順序ではなく、実際には「相連報(ソウレンホウ)」の順序で行なうことが求められるというわけです。

また、一度やったことを手直ししたりする「出戻り作業」は無駄が多いため、最初の認識合わせである「相談」を要に考えるべき。しかし相手が忙しいなど相談できる機会をなかなかとれないことも多いので、あらかじめ相手に「相談することを相談しておく」ことが大切。そしてそのためにも重要なのが、依頼を受けるときの対応。特に新しい依頼を受けた際には、次の条件にあてはまる場合は特に気をつけた方がいいといいます。


□経験や知識がなく、依頼内容からは見当もつかない場合
□進め方について自信がなかったり、不確定要素が多い場合
□相手がなにを意図しているのかがわからない場合
□完成形やゴールイメージが不明瞭な場合
□価値観・文化・環境の違う相手からの以来の場合(海外や他企業・他部署からの場合など)
(122ページより)


そして総仕上げとして、相談の際に最も大切なのが、「この仕事、1割進んだ段階で一度相談させてください」というひとことを添えること。相手にとっての1割と自分にとっての1割は違うからこそ、認識のズレをなくすために必要だという考え方です。
(120ページより)


サクッと伝えるための「ヘイ」「タン」「レン」


コミュニケーションを図る際にまず重要なのは、平易なことばを用いること。たとえば、


A:「今後の災害時に向けたBCPとコンティンジェンシープランを提出してほしい」
B:「今後の災害時に向けて、会社の各機能が停滞しないための事業継続計画と緊急時対応計画を提出してほしい」
(141ページより)


Aのように知識を前提とする専門用語や横文字では、相手に伝わらない場合も。相手の経験や理解度に応じ、なるべくわかりやすいことばに噛み砕いて伝えることが、結果的には再説明などの手間を省いてくれるということです。

また意識しておきたいのは、ひとつの文が長すぎると言いたいことがぼやけてくるという点。そこで、「。」(句点)でどんどん区切ることが大切だそうです。1センテンス1メッセージにして、短文で言いたいことをまとめる工夫が必要だということ。

さらには、言いたいことや強調したいことがあれば、その短文を何度も連続して話のなかに盛り込むことも重要だとか。「ヘイ」(平易なことば)の、「タン」(短文)を、「レン」(連続)で構成した文によって、相手への伝わりやすさは格段に向上すると著者は主張しています。(141ページより)



他にも「心構え」「タスク管理の方法」「応急処置の手段」、そして「生き方」にまで話を拡げ、バタバタしないためのコツがわかりやすく説明されています。ですから日常のバタバタ感をなんとかしたい人には、きっと役に立つと思います。

(印南敦史)

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