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ライフハッカー編集部  -   11:00 AM

伝え方のルール:感情は口頭で、事実はEメールで

伝え方のルール:感情は口頭で、事実はEメールで

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情報の内容により、求められる伝達手段は変わってきます。コミュニケーションで起きる多くの問題を解決するには、感情は口頭で直接伝え、事実情報はEメールで送るという方法をとるといいでしょう。


士気を高めるニュースをEメールで送ったら士気が下がってしまう。時間を取って事実情報を口頭で伝えても無駄な部分が多くなり、情報が正確に伝わらない、ということがあります。ビジネスメディア「Inc.」でGeoffrey James氏は、感情に関わる情報は、それが良くても悪くても直接顔を合わせて伝えることを勧めています。


みんなが興奮するようなとても良いニュースがあれば、直接伝えるほうがより効果的でポジティブなエネルギーを生めます。たとえば、グループ会議で「大きな売り上げを勝ち取った」と口頭で報告すれば、その瞬間、すぐに祝福する雰囲気に包まれるでしょう。それに比べて、そのような良いニュースをEメールで発表しても補足的な情報という印象を与えてしまい、その場の士気が下がることにつながりかねません。同様に、多くの場合、悪いニュースや批評も個人的に直接聞いたり伝えたりしたほうが有益です。Eメールで伝えると、無関心や卑怯だという印象を与えてしまう傾向があります。


では、どのような場面でEメールを使えば良いのでしょうか。James氏は、事実情報を伝えるときにEメールを使うことを提案しています。


人間は口頭のコミュニケーションを通して得た情報をあまり記憶できません。ですから、情報を文書に記録しておけば、必要なときに探し回らなくて済みます。一方で、集団への情報伝達を口頭で行うと、情報の精度を保つことが非常に難しくなります。Eメールを使うことで必要な情報がより効果的に集団に伝わり、結果として今後達成すべき目標について議論する材料を共有することにつながります。


あとで参照しなければならない重要情報を含むEメールは保存しておきましょう。メールで情報を送れば内容が伝わり、口頭で再確認しなくても良くなるので会議の時間を短縮することにもつながります。コミュニケーション方法をこのように区別すれば、情報に伴う喜びなどの感情をうまく伝えることができるのと同時に必要であれば効率的な情報伝達を行うことができるのです。


5 Ways to Communicate More Clearly | Inc.

Patrick Allan(原文/訳:Conyac
Photo by Shutterstock.

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