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印南敦史印南敦史  - ,,  07:30 AM

マッキンゼーのエリートが大切にした、ダンドリ上手な仕事の進め方

マッキンゼーのエリートが大切にした、ダンドリ上手な仕事の進め方

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マッキンゼーのエリートが大切にしている39の仕事の習慣』(大嶋祥誉著、アスコム)の著者は、世界有数のコンサルティングファーム、マッキンゼー・アンド・カンパニーの出身。本書では「クオリティー×スピード」をテーマに、両者を実現するために必要な「39の習慣」を紹介しています。きょうはそのなかから第3章「『タスク』を視覚化する 『ダンドリ上手』の習慣」にスポットを当ててみたいと思います。


「仕事を頼んできた人」の意図を確認する


時間を有効活用するために考えるべきは、「ダンドリ」。そして1日のなかで、異なる性格のタスクをどう処理していくか、錯綜するタスクをどうマネジメントし、ミスを減らしながら高速化するかということもダンドリの大切な機能だと著者は言います。

意識すべきは、「締め切り期日」「なんのための仕事なのか」「どんな背景と意図があるのか」の答えを決めるのは、仕事を頼んできた上司や取引先だということ。だからこそ、相手にきちんと説明する必要があるわけです。

与えられた仕事について、上司に確認することなく闇雲にレポートを仕上げたとしても、内容が的外れだったらリサーチはいちからやりなおし。それでは時間のムダなので、まずは仕事にかかる前に上記3点を必ず確認。さらにリサーチの途中で、方向性が間違っていないか、上司に何度か確認をとればダンドリとしては完璧だといいます。(110ページより)


マトリックス上にタスクを貼る


ダンドリ上手な人は、やるべきことの優先順位をつけるのが上手。忙しい人は多くの場合、さまざまなタスクを抱えていますが、それらを自分なりの優先順位をつけて処理していくわけです。

ベーシックなタスク管理方法のキーワードは「視覚化」。付箋やノート、コピー用紙などに、ひとつひとつのタスクを「To Doリスト」として書き出す方法です。ただし、それだけでは緊急度や重要度がわからず、視覚化したことにならないので、下記の「緊急度と重要度のマトリックス」を活用すべきです。ノートの1ページを使ってこのマトリックスを大きめに描き、タスクを書いた付箋を、該当する枠のなかに貼っていくという方法です。


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「緊急で重要」なタスク→「重要ではないが緊急」なタスク→「緊急ではないが重要」なタスク→「重要でも緊急でもないタスク」の順に処理しき、終了したら付箋をはがして捨てるか、線で消していけばOK。随時マトリックスをチェックすることで、全体を俯瞰できるということ。

なお、これを発展させて1週間、1ヵ月、1年間のマトリックスをつくると、中長期のタスクの視覚化も可能に。さらにプライベートのタスクも混ぜれば、自分の生活全般を視覚化できるそうです。(114ページより)


いつでも机をきれいに保つ


大きなバリューを出している人に共通するのは、忙しくても机がきれいになっていること。最高のアウトプットをするためには、きちんと整理整頓された環境が大切だというわけです。「机の状態は、その人の頭のなかの状態と同じだ」とは著者のことば。また時間の短縮化、効率化のためにも、整理整頓は有効だといいます。

整理整頓の基本は「断捨離」。終わった仕事、完結したプロジェクトの資料は、最終的な報告書(成果物)を除き、一律的に、徹底して捨ててしまう。もちろん紙の資料に限らず、パソコンに保存してあるデータにも同じ。そんなとき、「この資料はあとで役に立つかもしれない」と思いがちですが、著者の経験上、そういった資料があとから役に立ったケースはほぼゼロだそうです。(118ページより)


CCとBCCを戦略的に使いこなす


完璧にダンドリを組んでも、上司や先輩が動いてくれなかったら仕事が滞ってしまうことに。損な自体を避けるためには、メールのCCとBCCを戦略的に使うことが大切だといいます。一般的なメールの送信先は、次の3カテゴリー。


【To】そのメールの主たる送信先
【CC】主たる送信先ではないが、「内容を知ってほしい」ことからコピーを送っている相手。Toの送信者からも見えている
【BCC】機能はCCと同じだが、送信者とBCCの送信先以外には見えない


CCの基本的な使い方は、Toの発信先に対し、「この人も、このメールの中身を知っているんですよ」という宣言。たとえば取引先にメールを送る場合、上司にもCCで送ると、受け取った取引先に信頼感、安心感を与えられるということ。

また、たとえばダンドリの悪い先輩を動かしたいときなど、先輩に対して不安や疑問を述べるメールをCCで上司にも送ったら角が立って当然。上司にはBCCで送っておき、"上司が自ら気づいた"ということにして処理してもらえば、ことがスムーズに運ぶといいます。(122ページより)



他にも、問題解決の仕方からモチベーションを高める習慣のつけ方まで、クオリティーとスピードの両立を実現するための方法を、さまざまな角度から掘り下げています。すぐに始められることばかりなので、役立ててみてはいかがでしょうか。


(印南敦史)

  • ,, - By ライフハッカー編集部LIKE

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