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matonomatono  - ,  05:00 PM

メールがいかに生産性を上げているのか:フロー状態になりやすくなる3つの条件

メールがいかに生産性を上げているのか:フロー状態になりやすくなる3つの条件

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一日中メールのチェックをしてるような気がすることはありませんか? 仕事のメールにひっきりなしに返信しなければならないのは、大事な仕事をしている時にはかなり邪魔になります。しかし、周囲で起きていることを無視するほどの「フロー状態」になるように仕事のやり方を見なおせば、しっかり集中できるようになります。

四六時中メールをチェックしているような気がしても、実際にはそうではありません。しかし、労働時間の28%はメールのチェックに時間を取られています。つまり、週に約13時間、年に約650時間はメールのチェックをしている計算になります。ほとんどの人は、メールをするのが主な仕事ではないでしょう。毎日メールのチェックと返信をしていると、大事な仕事の時間を取られ、結果的に生産性が落ちてしまいます。


メールと生産性


米紙『米ニューヨーク・タイムズ』では、Chuck Klostermanさんがメールをゾンビにたとえていました。やっつけてもやっつけても、やって来るというわけです。メールに取って喰われることはないにしても、どうにも収拾がつかない気分にさせられるのは事実です。


  • 仕事をしているとメールのせいで3分おきに作業が変わる。

  • 大量のメールを受け取ると、手に負えないという気分になる。

  • 蚊帳の外になりたくないがために、メールのフィルタ機能や便利なツールを使って管理するのがためらわれる。


これらに当てはまる場合は、メールのせいで気が散ったり不幸になっているかもしれません。

シカゴ大学とマイクロソフト社の研究者が、パソコンとモニタを使って作業をしている人の記録を元に、メールによってどの程度仕事が中断されているかを調査しました。たとえば、報告書を書くという大事な仕事をしていたとします。すると、新着メールのアラートが出ます。その度に仕事を中断される下の図のような状態を、中断サイクルと呼んでいます。


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研究によって、メールによって中断されるのは平均で9分30秒だということがわかりました。これは、メールの処理にかかっている時間だけです。その後、この実験の被験者が大事な仕事を再開するまでに、もう16分かかっていました。合わせるとかなりの時間のロスです。メールは、大事な仕事の妨げになっているだけでなく、仕事全体に対するストレスにもなっています。職場で円満な人間関係を続けていくことにも、かなりの影響が出ています。


メールは、実際に一緒に働いている職場のリアルな人間関係を遠ざける、うわべだけのブランケットになりかねません。
── 研究の被験者


では、メールが使えなくなったとしたら、このような問題は解消するのでしょうか? メールが使えなくなったらどうなるかを調査した研究がありました。カリフォルニア大学の研究者が、情報関係の仕事をしている13人を追跡調査しました。被験者のパソコンの動作と、ストレスレベルを記録し、被験者にアンケートも取りました。メールにアクセスできなくなったら、時間をどのように使うようになるかを調べるのが目的です。


メールがない状態では、被験者が仕事に集中する時間が長くなり、マルチタスクをすることが減り、ストレスは軽減しました。
── 研究者:Mark、Voida、Cardello


ここで重要なのは、この実験の被験者にとって、メール自体は仕事の二次的な機能だということです。おそらく、メインの仕事の一環としてメールに返信をしなければならない人がほとんどでしょう。この実験でわかることは、メインの仕事に集中しなければならないのに、集中できていない時は、気が散って、嫌な気分になり、生産性が下がるということです。仕事の内容に関わらず、良いフローを作るのが大事だということです。


フロー状態にする


生産性というのは、その時やっている仕事の種類と、その仕事に対するやる気によって、大きく変わってきます。仕事に対するやる気がみなぎっていたり、どうしても終わらせなければならなかったりするような時は、どっぷりと仕事に集中するモード(もしくはフロー)に入らなければなりません。

どっぷりと仕事をすることに関するブログを書いているCal Newportさんは、仕事に集中している状態を以下のように定義しています。


貴重で価値ある結果を生むための訓練を活かした、継続的に向上するために能力を押し上げる、認知的にとても大変な行動。


Newportさんにとって、どっぷりと仕事に集中している状態には、以下のようなメリットがあります。


  • 仕事の成果の価値を継続的に高めることができる。

  • 価値ある仕事の成果の全体量が増える。

  • 仕事に対してより満足できる。


あまりにも大変過ぎて脳が爆発しそうな気がしても、仕事が終わるまではそれすらも考えないようにします。すごく急ぎだから、もしくはとりあえず終わらせなければならないから、仕事をしていると、仕事が終わるまで息もしていない時があります。そして、すべてが終わった時、大きな充実感や満足感を感じます。

心理学的にはこのような状態をフローと呼ぶことがあります。没頭している状態のことです。しかし、フロー状態になるのは簡単ではありません。気をそらすものと闘いながら、自分の能力と挑戦することのバランスを取ろうとしているからです。自分の能力よりもはるかに難しいと、不安やストレスが生まれます。簡単過ぎると飽きてきます。


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心理学者のMartin Selgimanさんは、どこでもフロー状態になれる方法を、例をあげて教えてくれています。スーパーで袋詰めをしている人(アメリカのスーパーでは買い物した商品を袋に詰めてくれる人がいる)は、すべてのお客さんにニッコリと微笑むようにします。目標は100%全員ではなくてもよく、誠実な人間的なやり取りをするということです。このように、自分にとって大事な仕事をしていると、フロー状態になります。

では、フロー状態になりやすくなる3つの条件を見ていきましょう。


1.障害物を取り除く

フロー状態への道のりには、ありとあらゆる障害が立ちはだかります。職場は障害物だらけと言ってもいいでしょう。会社で働く人は、1日で少なくとも87%は邪魔されているような状態です。ハーバード・ビジネス・レビューに載っていた、フロー状態になるためのアドバイスは「その日の重要な仕事の目処がつくまでは、メールのチェックはしないようにする」でした。

その日に返信しなければならない大事なメールあるのであれば、最初にそのメールの返信をした方がいいと思いますが、1~2分で終わるでしょう。それ以外のメールは「後で」フォルダに入れ、十分な時間と精神的な余裕がある時に返信するようにしましょう。


2.明確な目標を設定する

何をしたいのかがわかっていなければ、何もできません。目標は、頭の中でわとなく分かっているだけではダメです。できるだけ具体的に目標を設定し、どうすれば達成できるのかも明確にします。どうすれば達成で、どうすれば失敗なのかを書き出します。フロー状態になりたい場合は、目標を達成したかどうか自分でわかるためにも、ハッキリとさせる必要があります。


3.進捗を書き出す

フロー状態を保つには、自分が達成したことを認識することでもあります。そうすることでやる気も続きます。他の人に気付いてもらったり、わざわざ「今日は私はすごく良い仕事をしたよ」と言うほどではありません。ちょっとした成功でもやる気に火がつきます。やらなければならない仕事を、工程毎に分割して書き出したToDoリストを作れば、進捗もわかりやすく、小さな成功をやる気につなげることもできます。

難しいことであればあるほど、それができた時の達成感もすごいです。難しいことに挑戦することは、新しいスキルを身に付ける機会を得ることでもありますが、それを成し遂げた時には大きな満足感も得られます。


私にとって、フロー状態になろうとするというのは、受信トレイに来たすべてのメールにいちいちその場で返信しないということです。文章を書いたり、調べたりすることに集中したい時は、仕事の目処がつくまでは、メールの通知機能をオフにします。これで本当に大事な仕事に集中することができます。

フロー状態になると、その日が終わるのがあっという間に感じます。挑戦することを見つけるというのは、仕事に集中することのメリットの一つでもあります。自分にとって新たなチャレンジを見つけ、大事な仕事に集中し、無駄なことをする時間をなくしましょう。


The Key To Better Work? E-mail Less, Flow More | Crew Blog

Andrea Ayres(原文/訳:的野裕子)
Image adapted from deviyanthi79, 2 (Shutterstock), ASR_STOCK (Shutterstock). Charts by Microsoft Research and PBS.

  • ,,,,,,,, - By 香川博人LIKE

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