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matono  -   06:00 PM

仕事相手とのコミュニケーションをスムーズにする5つの心構え

仕事相手とのコミュニケーションをスムーズにする5つの心構え

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職場での世間話では、無駄な衝突や難しい話題を避けるために、社交辞令やどうでもいい話になることも多いです。しかし、時には率直に話し、相手に話を聞いてもらうことも必要です。

会議や電話ミーティングが、昔より少し複雑になったと思っているかもしれません。同僚との会話でも、自分の要望に対してまったく答える気がないのだなと感じたり、頭に来るようなことがあったりするかもしれません。誰かと話をして、手応えや、明確な答えや、求めているものが得られなかったら、当然ストレスを感じるでしょう。

ユタ州を拠点とする組織開発系の有限会社DialogueWORKSの創立者であり、『Overcoming Fake Talk』の著者でもあるJohn R. Stokerさんは、そのような「うわべだけの会話」になってしまうのには、色々な理由があると言います。もめたり、難しい会話をするのを避けたいと思っているのかもしれないし、自分や自分の知識に自信がないのかもしれないし、言葉を悪く取られたくないと恐れているのかもしれません。Stokerさんは、このような問題を抱えている場合は、そこまで気を遣う必要はないと言っています。今回は、どんな時でも大事なことをきちんと話せるようになる5つの心構えを紹介しましょう。


できるだけ具体的に話す


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何か大事なことを話したい時は、婉曲的な表現や社交辞令は使わないようにしましょう。そうではなく、言いたいことを最初にはっきりと言います。Stokerさんは、人間は話題について、客観的に話すのではなく、感情や恐れが会話に出てしまうことがよくあると言います。たとえば、上司になる人は、チームが締め切りを守っていないという問題に取り組まなければならないという代わりに、全体の生産性向上について話さなければならないかもしれません。前者では傷つく人がいるかもしれないからです。

「仕事に関する大事なことについて本音で話すと、ネガティブなことになると思っていても、勇気を出して伝えなければいけません。心から思っていることや、本当に必要なことを伝えたら、それは良いきっかけになるかもしれず、決して悪い方向にはいきません」


相手のことを知る


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人それぞれやる気が出るポイントは違います、とペンシルバニア州センターバレーの有限会社「The Professional Development Group」の創立者である、リーダーシップコンサルタントのShawn Kent Hayashiさんは言います。Hayashiさんは、お金や、達成感や、人のためになることなど、やる気が出る要因となるものは、人によって違うと言っています。一度やる気ポイントをゼロにしたら、このポイントに集中することができます。

「人のために何かをすることでやる気が出る人と話している時は、この任務や会社がどれだけ問題を解決するかという情報を与えれば与えるほど、その人助けをするプロジェクトに参加するという確約を得ることができ、会話がより前向きに進みます」


期待を伝え、意見をもらう


何か問題を解決するために話をする場合は、会話の最初に基本ルールを決めます。Hayashiさんは、「相手に率直に話をしたいと思っていることを伝え、相手にも思ったことがあれば率直に言って欲しいと伝えましょう」と言っています。お互いが心を開いて話をすると、コミュニケーションがよりうまくいきます。


感情と返答には気をつける


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率直に話す時は、感情の出し方に気をつけることが大事だと、Stokerさんは言います。会話で感情的になり過ぎないように気をつけていることを悟られたくない場合は、できるだけ注意を払うようにします、それが意味することの手がかりを探しましょう。相手が「私に最後まで話をさせてくれないじゃないですか!」と言ったら、相手はあなたが話を聞いていないと感じる手がかりになります。

「相手が感情的な反応をしている時は、話を聞いていなかったり、相手の泣き言、非難、不平不満に耳を貸さなかったり、行動を否定的に中断したり、相手の価値を侵害したりすることが多いです」


深刻に受け取り過ぎない


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腹を割った話し合いをしようとしているなら、あまり好ましくない意見も耳を貸し、心の準備をする必要があります。自分が防御的になっているのを感じたら、できるだけそうならないように気をつけましょう。あまりにも頻度が多い場合は、自分のエゴやプライドが、相手の言っていることを看過できないと感じているのです。「ここでの衝突は、達成したいと思っている目標に到達するのに重要なものだろうか?」と自問自答しましょう。

Stokerさんは、会社の技術者が些細な冗談を言った時に、嫌な気分になった読者のエピソードを話しました。その読者は職場を飛び出しましたが、そんなことをしたら車で仕事をやるはめになるので、自分にとって不利益になるだけだと気付きました。そして会社に戻って、大げさな反応を示したことを誤り、仕事を終わらせました。また、その技術者との関係のお陰で、数カ月間どうにかして会えないかと模索していた会社の最高幹部と会えることにもなりました。誰かとの会話や、会話での反応がそんなことに繋がるなんて、思いもよらないでしょう。


How to Say What You Really Mean in Conversations | FastCompany

Gwen Moran(原文/訳:的野裕子)
Illustration by Tina Mailhot-Roberge. Photos by Jeff Keyzer (Flickr), Mohammad Jangda (Flickr), Lara604 (Flickr), hobvias sudoneighm (Flickr).

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    香川博人

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