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itouitou  - ,,  09:00 PM

「できる社員」になるためのスマートフォン活用アイデア

「できる社員」になるためのスマートフォン活用アイデア

スマートフォン


オフィスで使える道具はパソコンだけではありません。正しく使えば、スマートフォンが生産性の向上に一役買ってくれます。


タスクに集中する


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スマートフォンは常にあなたの手元にあります。うまく使えば、パソコンでは難しいことも難なくこなしてくれます。


先延ばしパッドとして使う

あるタスクに取り組んでいる時に、別のタスクを思いついたりすると、とたんに集中力がそがれてしまいます。そんなときは、「先延ばしパッド」に、浮かんできたことを書き留めておきましょう。今のタスクが完了したら、あらためて先延ばしパッドを確認すればOK。

私は、『SimpleNote』に「先延ばしパッド」というヘッダーのノートを作ります。最初は紙とペンを使おうとしたのですが、紙とペンがいつでも手元にあるわけではないのに気づきました。スマートフォンならいつでも手元にあります。また、このシステムは、忘れがちな小さなタスクを憶えておくのにとても有効です。


音楽を聴く

音楽を聴けば、周囲の雑音をシャットアウトして、目の前のタスクに集中できます。また、ヘッドフォンは、「邪魔しないでくれ」のサインにもなります。私はAndroidの『Doze』を愛用しています。このアプリは、ストリーミングで、リラクゼーションミュージックを流し続けてくれます。Dozeのおかげで生産性が高い「フロー」状態に入れます。自分でプレイリストを作る必要もなく、急にテンポが違う音楽がかかってフロー状態が壊される心配もありません。iOSなら『Noisli』がオススメ。また、鳥のさえずりを聴かせてくれる『Birdsong.fm』もAndroidとiOSに両方で使えるサービスです。


デジタルな気晴らしをブロックする

仕事中にどうしてもFacebookやTwitter、Googleハングアウトをチェックしてしまうなら、スマートフォンでその悪い習慣を断ち切りましょう。ルールをひとつ決めるだけ。パソコンでは絶対にこうしたアプリを開かないと決めるのです。ソーシャル・ネットワークやインスタントメッセンジャーは、スマートフォンだけで見ることにします。

「見えないものは気にならない」がコンセプトです。Twitterを開かなければ、それだけ仕事に集中できます。また、Androidの『Focus Lock』は、決められた時間の間、気晴らしアプリをブロックしてくれます。


デスクから離れる


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一日中椅子に座っているのは不健康です。20分おきに席を立つのが理想的。立ち上がって仕事を続けてもいいし、休憩やエクササイズをしてもかまいません。


ポモドーロテクニック

AndroidとiOSはどちらも、ポモドーロテクニック用のアプリがたくさんあります。オススメはAndroidなら『Pomodroido』、iOSなら『Pomio』です。


メールを処理する

メールの処理が追いつかないなら、デスクから離れる時間をメール対応に使いましょう。歩きながらメールをチェックすれば、体も動かしながら仕事もできて、一石二鳥です。私の元上司もそうしていました。30分おきにオフィスを歩きまわり、メールをチェックして、すぐに返信します。腰を据えて返信すべきメールは、歩きながらよく読み込んでおきます。デスクに戻ると、読み込んだメールにただちに返信を書きます。


エクササイズをする

オフィスでエクササイズをするなら、Androidの『Office Exercise & Stretch』がぴったりです。オフィスでできるストレットやエクササイズがたくさん紹介されています。どれも5分以内にできるものばかり。すべてのエクササイズが写真つきのわかりやすい解説がついています。スケジュールやリマインダー機能もあります。


同僚に対処する


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「ちょっとだけすみません、メールをチェックしないといけないので」これは、オフィスで誰かに捕まったときに使えるマジックワードです。もちろん、本当にメールをチェックしてもOKです。


連絡先にメモをとる

私は名前を覚えるのがかなり苦手です。同僚のパートナーや子どもの名前をすぐに忘れてしまいます。そこで、連絡先のメモ欄に、忘れがちな情報を書き入れるようにしています。同僚の家族の名前や、最近話した重要な話題などです。今度、誰かの名前が思い出せなくなったら、「そうだ、メールをチェックしなければ」と言いながら、連絡先のメモ欄をチラ見しましょう。幸いにも現代社会ではスマートフォンをちょっと見るだけなら失礼に当たりません。同じことをノートパソコンを開いてやったら不自然ですけどね! iOSの『Refres』などのサードパーティアプリも使えます。


助けを呼ぶ

中にはあまり話したくない同僚もいるでしょう。もし、そんな同僚に捕まってしまったら、スマートフォンが助けになります。メールをチェックすると言いわけをして、仲の良い同僚にメールを送り、重要な用件があるフリをして呼びに来てもらいましょう。もちろん、その役をやってくれる同僚がいることが条件ですが!


パソコンよりスマートフォンのほうが生産性が高いケース


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仕事をする場合、たいていはスマートフォンよりパソコンを使うほうが生産性が高くなります。とはいえ、スマートフォンの利点を活かして、生産性を高められるケースもあります。


会議を録音する。スナップ写真を撮る

スマートフォンの高性能マイクを活用しましょう! 会議メモをとるかわりに、すべてを録音しておけば、後からのおさらいに使えます。Androidなら『Cogi』がおススメ。iPhoneなら『Audio Memo』です。

また、会議のホワイトボードをスナップ撮影しておけば、いちいち書き写す手間も省けます。プレゼンの重要なスライドや、デモンストレーションも動画撮影しておきましょう。ホワイトボードの写真をクリアなPDFにしてくれる『Unwhiteboard』などのサービスもあります。仕事のデータをサードパーティのサーバーに送るのが嫌なら『CamScanner』が使えます。CamScannerとEvernoteを組み合わせれば、写真の中のテキストを自動検出して、検索可能なデータに変換してくれます。


音声リマインダーを作る

軽快でシンプルなリマインダーが使いたいなら、Androidの『Google Now』やiPhoneの『Siri』などの音声リマインダーがうってつけ。音声で時間とタスクを指示しておけば、その時間に通知を送ってくれます。どちらも、標準アプリなので、インストールも不要です。


Mihir Patker(原文/訳:伊藤貴之)
Photos by LI CHAOSHU (Shutterstock), suewest, Tom Sundstrom, jwmpap, dantetg.

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