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安齋慎平|ライター

 - ,,,,,,,,,  11:00 AM

もはや使わない理由は存在しない。楽天でんわと名刺管理アプリ「Eight」の最強コンビ

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もはや使わない理由は存在しない。楽天でんわと名刺管理アプリ「Eight」の最強コンビ

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多くのビジネスパーソンにとって大きな悩みといえば「名刺管理」だと思います。もらった名刺を定期的に整理しないと、どんどん溜まってしまっていくのが現実。毎回名刺ホルダーに収めるのも面倒ですし、名刺ホルダーに入れてしまうと、メールなり電話なりをするのにわざわざPCやスマホに手入力しなければなりません。名刺ホルダーから相手の連絡先を探すのも煩雑ですよね。

そこでおすすめしたいのが『Eight』という無料の名刺管理アプリ。名刺を写真で撮影するだけでクラウド上に名刺のデータを記録できます。



データ化によって名刺の連絡先を正確に記録できる


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このアプリの最大のポイントは、人力によるデータ化によって、相手の氏名・住所・電話番号などを正確に記録してくれる点。しかも「リンク」と呼ばれる名刺交換機能を使えば、相手の名刺情報が変わっても自動でデータを更新してくれます。つまり、一度Eightに登録さえしてしまえば、あとは相手が異動したり転職したりしても名刺データは常に最新の状態になる、というわけです。これで、名刺交換をした相手が転職するたびに自分のアドレス帳を書き換える必要がなくなります。

でも、「大量に溜まった名刺を撮影するのは大変すぎる!」という人もいるかもしれません。そんな人には、「どこでもスキャン計画」が便利です。人気のコワーキングスペースへのスキャナ設置や、スキャンのプロがあなたの代わりに名刺のデータ化を行ってくれるサービス、名刺を郵送するとスキャンを代行してくるサービスなど、あらゆる方法で名刺をデータ化する仕組みの提供が始まりました。これで、溜まった名刺を一気にデータ化してくれて大助かりだと思いますよ。名刺をたくさん持っている方におすすめのサービスがそろっています。


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デジタルで登録した情報を「即、使える」ようにするEightの便利な機能


Eightには「メモ」機能もあります。これも便利な機能の1つ。もらった紙の名刺に、相手と出会った場所や日にち、これまでの経歴などをペンで書き込む人も多いと思います。Eightのメモ欄にこれらの付加情報を記入しておけば、あとで相手のことを思い出す時に役立ちます。名刺交換してすぐに名刺に筆記用具で書き込むことに抵抗を感じる人は、Eightでの情報管理が向いていると言えます。


デキるビジネスパーソンほど、名刺管理とマメなコミュニケーションに長けています。マメなコミュニケーションを取るには、普段から「名刺に書かれている情報」以外のことにも目を配らせる必要があります。「〇〇さんとはあの会場でお会いしましたよね。その後、お仕事のほうはいかがでしょうか?」とか、「△△さんと会ってから1年ほど経過しましたね。今もお仕事をご一緒できていることを嬉しく思います。」といった一文をメールに記載できるかどうかが、その後のビジネスに少なからず影響を与えることでしょう。

さらに、Eightの便利なところは、名刺情報を登録できるだけでなく、登録された電話番号はタップするだけでそのまま電話ができてしまう点です。これで、いちいち名刺とにらめっこしながら電話をかける手間や間違い電話をかけるリスクもなくなるというわけです。まさに電話ハック、名刺ハックと言えるでしょう。


Eightから『楽天でんわ』が起動できる!


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Eightを使えば、先に述べたように自動で名刺データをクラウドにアップし、端末に仕事の連絡先(電話番号やメールアドレスなど)をまとめてデータ化してくれるので楽です。

さらに、基本料無料の通話アプリ『楽天でんわ』をスマートフォンにダウンロードすれば、Eightの電話番号をタップすると、デフォルトの電話アプリの発信のほかに「楽天でんわで発信」という選択肢が追加されます。これにより、Eightから電話番号をコピーして、楽天でんわを起動し、番号をペーストして発信という煩わしい作業を行う必要がなく、ワンタッチで楽天でんわから発信ができるようになりました。楽天でんわを仕事で使っている人は、Eightから直接電話するのが良いでしょう。


Eightから楽天でんわが使えることのメリット


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さて、ビジネスパーソンの悩みで次に多いのが「スマートフォンの通話料」ではないでしょうか? 会社から支給されているスマホを使っている人もいるとは思いますが、ほとんどの人は私用のスマートフォンをビジネスとプライベートで兼用にしていることと思います。スマホの月々の支払額は一般的に月々1万円近くかかるため、大きな出費となってしまいます。なるべく毎月の出費のうちの「固定費」を減らすためにも、通話料をできるだけ安く抑えたいものです。


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楽天でんわなら、通話料を安く抑えられます。月額利用料0円、通話料は30秒10円(税別)であり半額(通話料が30秒20円(税別)のプランを携帯電話事業者と契約中の場合。国際通話を除く)で利用できるとあって通話料を削減できます。

1日に何度も電話を掛けるビジネスパーソンの場合は、毎回の通話料が気になるところ。キャリア通話だと1分40円(税別)。相手がなかなか捕まらず、「〇〇はただ今会議中です」と言われてしまっては、通話料がかさんでしまうでしょう。留守電から折り返しの電話をかけることも多いかと思いますが、ちりも積もれば山となる論理で月末の通話料にはね返ってきてしまいます。そういった意味で、通話料が半額になるのは大きなメリットです。

また、楽天でんわはいわゆる「IP電話」ではなく、相手の電話番号の前に「0037-68-」をつけて発信(通常のキャリアと同じ電話回線を使用)するので、相手側に「誰からかかってきたのか」がすぐにわかる仕様になっています。相手側には「0037-68-」は表示されず、利用中のキャリアの電話番号が表示されます。これにより、相手が不審に思って電話に出ない...ということが無くなります。

楽天でんわが通常のキャリアと同じ回線を使うもう1つのメリットは「通話品質」。IP電話アプリを利用した人なら感じたことがあると思いますが、IP電話は時々遅延が発生したり音質が劣化したりします。対して、楽天でんわなら品質に関してストレスを感じずに済みます。なお、スマホに登録しているアドレス帳をそのまま利用でき、自動で「0037-68-」を付けてくれます。

筆者もIP電話アプリを使っているのですが、電波状況によって繋がらないという事態が起きることもしばしば。大事な仕事の電話が聞き取りにくい...という状況は、なんとしても回避したいところです。

また、4月に新しく社会人になった読者も多いと思います。入社から1ヶ月以上が経ち、さっそく現場に出て仕事をしていることでしょう。名刺交換も何度も経験したはずです。そろそろ名刺が溜まってきた頃だと思いますので、Eightを使って名刺管理をしてみてはいかがでしょうか? Eightに名刺を読み取らせたら、ついでに楽天でんわをダウンロードしましょう。新入社員の基本は「ホウ・レン・ソウ」です。仕事で会社の外にいる時は、上司へ電話を1本入れる(もしくはメールを送る)ことを忘れずに。


Eightの連絡先は「仕事用」、スマホのアドレス帳は「プライベート」と分けられる


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スマホに仕事用とプライベート用の連絡先を保存している人も多いと思います。しかし、仕事の相手と友達が混ざった状態で管理するのは大変。連絡先を管理できるアプリ(『Connexions』や『連絡先+』など)もありますが、わざわざ会社専用のグループを作って仕分けをするという余計な手間が掛かってしまいます。

Eightを「仕事専用のアドレス帳」として決めてしまえば、仕事中はEightだけを起動すればOK。そもそも名刺を写真で撮るだけでデータ化できるので、仕事用の連絡先を入力する手間も発生しません。

オン(仕事)とオフ(プライベート)の切り替えをうまく行うのも、デキるビジネスパーソンです。仕事ではEight、プライベートではスマホのアドレス帳、という風に使い分けるのが効率化への第一歩だと言えます。

さらに、楽天でんわは、「春のかけ放題キャンペーン」を開催。5月25日(日)0時〜23時59分の1日限定で国内通話料金が何回かけても無料。5月16日(日)午前10時〜5月26日(月)9時59分まで、新規利用登録で100円分の無料通話がプレゼントされるということです。まだ楽天でんわを使ったことがない人はこの機会に利用登録をして、楽天でんわを使ってみてください。


結論:Eight+楽天でんわは最強のコンビ


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Eightと楽天でんわを組み合わせると、煩わしい名刺のデータ化の時間も無くなるばかりか、通話料も安くできるので一石二鳥。しかも、Eightが「仕事専用のアドレス帳」としての役割も果たしてくれるようになります。もはや使わない手はない「Eight+楽天でんわ」という組み合わせ。この最強コンビを利用して「安く」「賢く」名刺管理してみてはいかがでしょうか?


楽天でんわ春のかけ放題キャンペーン
Eight


(安齋慎平)

Photo by Thinkstock

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