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堀込泰三堀込泰三  - ,,  08:30 PM

もう絶対に守ってほしい「会議・鉄の掟」

もう絶対に守ってほしい「会議・鉄の掟」

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うまくマネジメントされていない会議は、参加者の時間とエネルギー、そして会社のお金を奪っていきます。そんなことを回避するために、会議の進行役にも参加者にも役立つ情報をまとめてお伝えします。


事前準備


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会社で会議を開く前に決めなければならないのが、日時(when)、参加者(who)、目的(why)の3Wです。4つ目のWである場所(where)は、社内の会議室であれば考えなくてよいでしょう。


目的を明確にする

人を集める目的は何か? 主催者がそれを事前に考えておかない限り、会議では何も決まりません。多くの批評家が指摘しているように、まずすべきは、会議のアジェンダの決定です。

「Crew」の創設者であるMikael Cho氏は、会議をブレインストーミングの場にしてはいけないと言います。参加者には事前のブレストを促し、会議の場には明確なリストを持ち込んでもらうのです。同様に、ブロガーのScott Berkun氏は、会議の主催者は3日前までに資料を送付しておくべきと主張しています。その資料は、全員に目を通してもらえるように、簡潔なものでなければなりません。


参加者を選ぶ

特定の人物を招集するのではなく、情報伝達のためだけに誰かを参加させるタイプの会議がよくあります。そんな人を呼ぶぐらいだったら、議事録を送れば十分。貴重な時間を割いてまでその場にいてもらう必要はありません。

「Qwest」のCOO、Teresa Taylor氏は、会議の開始時には、必ず3つの質問をするそうです。実際これらは、会議の招待を出す前にしておくべき質問です。


  • ここにいる全員が、目的を共有しているか。
  • 決断を下すつもりがあるか。
  • 会議終了後、自分は何かの役割を割り当てられるのか。


会議を主催するときには、招待しようとしている相手からこれらの質問が来ることを想定してください。その質問への答えが、あなたがその人を必要としているかどうかを意味するのです。情報伝達のためだけの参加者は不要であることを忘れないでください。

会議への参加依頼が届いたら、これらの質問を主催者に投げかけてみてください。その質問への答えが、あなたが必要かどうかを意味します。その時間を使ってほかのことをする方が生産的だと考えられる場合は、会議への出席を拒否しても構わないのです。


日時を決める


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目的と参加者は決まったので、次に全員が参加できる開催日時を定めましょう。参加者が複数だと日程調整は難しいかもしれませんが、できるはずです。会議日程調整サービスの「When Is Good」が3万4000件10万人の回答を分析したところ、火曜日の午後3時が最も調整のつきやすい日時だったそうです。これは単なる一例にすぎませんが、日程調整には、「TimeToMeet」のようなスケジューラーを使用すると便利です。

開始時刻と同様に、会議の長さも重要です。参加者は、あなたが設定した会議時間に合わせてスケジュールを組みます。私たちはつい30分や1時間単位で時間を設定しがちですが、それにこだわる理由はありません。マーケティングコンサルタントのChris Brogan氏は、会議は簡潔に設定するのがベストだと述べています。


簡潔なスケジュール:かつての上司であるDan Carney氏から、会議は10分を超えてはならないとよく聞かされました。プロジェクトマネジャーである私が、会議以外のところで走り回り、関係者と個別に話して十分に話を聞いておくべきだと。これは、次のような理由で、本当に素晴らしいアドバイスでした。

  • 参加者は会議が短いことを知っているので、時間厳守で到着する。
  • 参加者は主催者である私が事前課題を済ませてくることを知っているので、しかるべき場所でうなずけばいいだけである。
  • 10分間の会議では、遅れるなどすると悪目立ちしてしまうので、誰もが味方になってくれる。


ビジネスマンのLin Wu氏は、会議をできるだけ短くして参加者の集中力を持たせるテクニックとして、1日の終わりに立ったままで会議することを勧めています。


会議は午後5時ごろに設定しています。みんなの疲れが見えてきて、帰宅準備ができた時間帯を選び、全員を立たせて会議を行うのです。会議時間は20分から30分程度。長くても1時間を超えたことは今までに一度もありません。こうすることで全員の集中力が保たれ、効果的な会議ができています。


会議中


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準備が完了したら、いよいよ会議本番です。


親を決める



会議はつい脱線しがちですが、予定外のことを話していては、時間とエネルギーを無駄にするだけです。「生産性の父」ことMerlin Mann氏は、会議を責任もって進行するための「親」を決める必要があると言います。

この「親」は、必ずしも会議の主催者や上位者である必要はありません。むしろ、主催者や上位者は会議への積極的な参加が求められるので、進行まで手が回らないことが多いはずです。ですから、参加者全員がフェアだと思う人物を「親」にして、会議が横道にそれるのを防ぐ役割を担わせるといいでしょう。


時間厳守を徹底する

参加者の時間厳守を徹底させましょう。「Time Management Ninja」に、そのコツが載っていました。会議到着順によるご褒美や罰を定めておくという方法です。


ある会社では、最後に会議室に来た人が書記をするというルールがありました。また、最後に来た人が会議終了後に会議室を片付けるという会社もあります。逆の発想で、最初に会議室に来た人にご褒美をあげるという方法も考えられます。例えば、新しいプロジェクトに最初に利用できる権利とか。


責任と公平を担う存在である「親」が、これらの賞罰を決めるのもいいでしょう。


全員の認識を揃える

全員が集合したら、今日の議題に対するそれぞれの現状認識を確認しましょう。発言者の意図を浸透させるには、全員がクリアな状態でいることが必要です。「Fast Company」では、「天気図」を作って、匿名で記入させことを勧めています。


ホワイトボードに4象限の図を描き、それぞれに「stormy(暴風雨)」「calm(平穏)」「clear(快晴)」「foggy(霧)」と書いておきます。これを使って、会議開始前に、今日の議題に対するそれぞれの認識や展望を反映するようにチェックを入れてもらうのです。この作業中は、後ろを向いたり部屋を出るなりして、匿名性を確保します。stormyやfoggyにチェックマークが集まっていたら、本題に入る前に質問や説明の時間を取るか、場合によっては叱咤激励も必要かもしれません。calmやclearにチェックが集まっているようであれば、すぐに本題に入りましょう。


いちいち部屋を出るのが煩わしければ、小さな紙を回してチェックを入れてもらい、最後に親または発表者のもとに返すという方法もあります。


「ガジェットを使っていい時間」を設定する


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今どきの会議では、誰もがラップトップやタブレット、携帯電話を持ってきます。でも、これらは会議の進行には邪魔ものでしかありません。主催者側としてできるのは、会議中のガジェットの使用をどこまで許容するかです。

Manners Are Sexy」のKaren Clevelandさんが勧めるのが、「トップレスミーティング」。全員にデバイスを片付けさせ、テーブル上には何も置かないという方法です。でも、これでは根本的な解決は期待できません。そこで、Christine Peason教授は、会議中に短い休憩を入れてガジェットをチェックさせるという方法を提案しています。その代わり、休憩時間以外はトップレスミーティングを徹底するのです。


「個人的には~」発言を避ける

YahooのCEOであるMarissa Mayerさんは、Businessweekにおいて、会議では個人的な選択よりもデータの増幅の方が大事であると語っていました。そうすることで、個人的なひいきや好みを排除できるというのです。


Mayerさんは、会議中の「私はこちらのデザインの方が好きです」といった、「個人的にはこう思う」発言を禁止しています。それよりも、「サイトで実験を行った結果、こちらのデザインの方が10%注目を集めることがわかりました」という発言を推奨しているのです。


議事録とメモを付ける


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メモ帳とペンを用意して、参加者にメモを促しましょう。考えが明確になるだけでなく、会議終了後のディスカッションにも役立ちます。

メモだけでなく、書記を任命して、議事録を残すようにしてください。議事録の記録/シェアには、「Minutes.io」が非常にシンプルで便利です。もちろん、書記はトップレスミーティングのルールが免除されます。とにかく、議論の内容を記録/要約しておくことで、参加しなかった人にも内容を共有できるので、議事録は不可欠です。


会議終了後


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会議が終わったら、参加者が何を持ち帰ったかを把握し、今後の計画を立てることが必要です。


グループとしてやること

ハーバードビジネススクールの上級講師を務めるロバート・C・ポーゼン氏は、「会議を脱線させない7つの原則」において、会議終了後に3つの問いをすることを勧めています。


  1. 次にとるべきステップは何か?
  2. 誰がやるのか?
  3. いつまでにやるのか?


議事録を取っていない場合、参加者全員にこれらの質問に答えてもらい、それを記録して共有します。そうすることで、全員の認識を揃えられるだけでなく、覚えていないという言い逃れができなくなるので、責任感を持たせることができるのです。

「99u」では、「今後の予定サマリー」による最終確認を勧めています。


会議終了時、参加者一人ひとりに、今後の予定を把握しているかどうかを確認します。1人当たり30秒もあれば十分。たいていの場合、いくつかの抜けが発見されるでしょう。これには、責任感を育ませるという効果もあります。自分の同僚の前で自分の今後の予定を明言することで、自分で最後までやり抜くことができるようになるのです。


個人としてやること


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会議で得られたことを、あなた個人の成長につなげることも大切です。自分のノートを定期的に見直すのもいいでしょう。でも、「Medium」のライターであるRobyn Scottさんは、とあるCEOが少年時代に祖父に言われ、今でも実践している方法を紹介しています。会議終了後、たったの30秒で済む方法です。


祖父はこう言いました。
「授業や会議のほか、重要な経験をしたら、その直後に、いちばん大事だと思ったことを書き出すんだ。書く時間は30秒。それ以上でもそれ以下でもダメだ。これをいつもやっていれば、いや、これをやっているだけで、あとは何の修正をしなくても、きっとうまくやって行けるはずだから」


Mihir Patkar(原文/訳:堀込泰三)
Photos by Rawpixel (Shutterstock), Simon Blackley, Kevin Dooley (1)(2), geralt, bluegum, wagg66,jwmpap.

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