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堀込泰三  - ,,  11:00 AM

「Doneリスト」で進捗を把握し、日々前進せよ

「Doneリスト」で進捗を把握し、日々前進せよ

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99u:大工にしろ彫刻家にしろ、モノ作りに携わる人は毎日、朝と夕方でまったく異なるモノを目にすることができます。でも、知識労働者の場合、進捗を何で測ればいいのでしょうか。

モチベーションの維持は、困難な闘いのようなもの。特に、途方もないほどのToDoリストとプロジェクトに追われている場合はなおさらです。そんなときの解決策として、「Doneリスト」(やったことリスト)を作成してみてはどうでしょう。やり方はいたってシンプルです。


  1. 何か意味のあることをするたびに、どんなに小さなことであっても、Doneリストに書き込む。あるいは、一日の終わりにまとめてリストを作成する。
  2. 一日の仕事が終わったら、リストを眺める。今日1日でやったことや出荷したものをじっくりと見直し、称賛する。
  3. 定期的に振り返りを行う。毎朝、仕事を始める前の景気づけとしてでも構いませんし、毎週、毎月、毎年など、振り返りを行うのはいつでもいいのです。あるいは、全体像を見たいと思ったそのときに振り返るのもいいでしょう。


自分の努力を振り返って認めるというシンプルな行為は、モチベーション、集中力、洞察力を高めてくれるという価値ある効果があります。これらはすべて、忙しい毎日の中で、擦り減るようになくなってしまうもの。そんな中でもDoneリストが道しるべとなり、一日のがんばりの証拠になってくれます。

忙しさに圧倒されていた心も、このリストを見ることでアクションモードに切り替わり、軌道修正や失敗から学ぶことを促し、ひいては前進につながるのです。まず、とっかかりとして、次の7つの質問を自問してみてください。


日々前進するための7つの質問


1.今日、何を達成しただろうか?:達成したことだけに焦点を当てて、シンプルに一日を振り返ってみましょう。この質問に答えることが、確認と称賛の静かな行動になるのです。

2.今日、何を進めただろうか?:非生産的に思えた苛立たしい一日であっても、必ず1つは何かを進歩させることができたはずです。

3.今日の進捗に影響を与えたのは何か?:それは、あなたの進捗を妨げるのではなく、促す方向にコントロールできるものですか? 環境やスケジュールによって生じる、あなたの仕事を進歩または後退させるパターンに気づいていますか?

4.今日、目立った出来事は何で、それについてどう思ったか?:気持ちというものは、モチベーションや働き方に大きな影響を与えます。だから、自分の気持ちには注意を払いましょう。その日、注目に値することは何でしたか? 同僚から褒められましたか? 子どもが面白いことを言いましたか? ある業務が特にもどかしく、最後までやり抜くことができないと感じていますか? 誇りに思えるような何かをしましたか?

5.今日したことの中で、いつまでも覚えていたいと思えるような特別なことは何か?:この質問をすることで、あなたは達成したことを記憶し、振り返れるようになります。のちの業績評価のようなプロセスや、新年や誕生日のような振り返る機会に、それを思い出すことができるのです。自分がうまくできたことやそうでないことの証拠が、Doneリストには刻まれているのです。

6.ネガティブなことを明日の進歩につなげるにはどうしたらいいか?:挫折やミスから学びましょう。今日しくじったことを、明日は進歩に変える方法を思いつきますか? ネガティブな気持ちを、前に進むためのポジティブな推進力に変えるのです。パーフェクトな人などいませんし、毎日がいい日であることなんてありえません。それでも、過去の自分の思考に基づいて、未来のいい日を創り出すことはできるのです。

7.今日よかったことを3つ挙げよ:達成したことを書き出す際に、よかったことも3つ書くようにします。なるべく具体的に書きながら、その発生要因となったものがなかったかをよく考えます。日々いいことを記録し、感謝の気持ちを忘れなければ、ポジティブなフィードバックループをうまく持続できるようになるでしょう。


リストに何を書くかも大事ですが、どうやって書くかも同じぐらい大事です。


リスト作成を大切な習慣にする


寝る前や仕事の終業時間にDoneリストを書く人もいれば、一つひとつのタスクが完了するたびに、もしくは別のタスクに移るときに書く人もいます。タスクごとに記録するやり方をするなら、一日の終わりに、その日のリストの成長を必ず確認するようにしてください。大事なのは、一貫したスケジュールを保つことです。

新しい習慣はいつでも、日常のルーチンとして確立するまでに時間がかかります。特にやり始めのころは、一日もサボらないようにしましょう。Doneリストは、ジム通いのようなもの。調子が出てくるほど、習慣を保ちやすくなるのです。


小さな成果を数える


プロジェクトの完了や昇進などの大きな目標を待っていてはいけません。それらはたまにしか起こらないことですし、小さくても重要な進歩を認めることが難しくなってしまいます。あなたの一日を満たしている些細なことを見逃さないでください。チリも積もれば山になるのですから。

プロジェクトを完了せずとも、大きなマイルストーンを達成しなくとも、何らかの進歩はあったはずです。それがたとえ、かなりラフな下書きであったとしても。それを記録することで、その小さなステップを認めてあげてください。


実験を繰り返す


Doneリストは、ToDoリストとは異なり、何を書くかがかなり自由です。日々改良していけることが、Doneリストのいいところ。

今日したことの中でオモシロかったことや注目に値することのほか、気持ちや所見など、何でも書き留めてみましょう。Doneリストは一口サイズの日記だと思ってください。だから、個人的なことを書いても、自分の気持ちを表現しても構わないのです。感情的な書き込みやコメントが、のちに振り返るときの付加価値になります。それらの情報のおかげで、例えば午後に生産性が下がった理由がわかったり、虫を見つける喜びに興じられることもあります。

方法やスタイルはあなたの自由です。断片的に書く、箇条書きで書く、段落のある文章で書く、詩で書くなど、何でも構いません。何をどうやって書くのが自分にとって効果的なのかを見つけるまでは、時間と経験が必要です。だから、粘り強くやってください。書き方と同じように、振り返りの方法が変わっていくこともあるでしょう。


定期的に振り返り、自分の知性を集結させる


いくらリストを作成しても、振り返らなければ意味がありません。生産性のパターンや没頭の度合い、そのときの気分を記録しておいてください。書いたことが証拠となって、あなたの具体的な改善点と得意なところ(こっちの方が重要)を示すロードマップを提示してくれます。それが、自分を変えるための強固な足掛かりとなるのです。

ToDoリストに載っていないことに時間をかけていないか? 夕食後の方が執筆がはかどるのか? 生産性が高まる時間や曜日があるのか? 午後の早めの時間帯はいつも不機嫌なのか?

果たして自分は、本当に大事なことに時間とエネルギーをかけられているのか。進捗がほとんどないのに時間がかかる仕事に追われていないか。実際のところ、自分は1日の中でどのように優先順位を付けているのか。Doneリストを続けているうちに、これらのことが分かるようになるはずです。

そうやって自分のことを知り、どこにエネルギーをかけているのかを把握しましょう。計画力を高めることで、いま自分が持っているものやこれから完了するものに対して、ハッピーに感じられるようになるのです。


The Art of the Done List: Harnessing the Power of Progress | 99u

Janet Choi(訳:堀込泰三)
Photo by Thinkstock/Getty Images.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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