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中村健太|株式会社ビットエー/日本ディレクション協会 会長

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 - ,,  11:00 AM

Google Driveドキュメントの激しく使える裏ワザ&アドオンまとめ

Google Driveドキュメントの激しく使える裏ワザ&アドオンまとめ

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少々クセがあるので慣れるまでは難儀しますが、慣れてしまうともはやOfficeを起動すること自体がなくなってしまうほど便利なGoogle Drive。

今回は中でも、意外と知られていない、でも知っているとちょっと便利な小さな裏ワザや便利すぎるアドオンをまとめてみました。


チャットでやりとりしながらオンライン議事録「Messenger アドオン」


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画像を見てもらえば分かる通り、アドオンを有効にするだけで同時にそのドキュメントを見ている人限定のチャットルームを画面内に作成でき、編集の履歴まで残せるという素敵アドオン「Messenger」。実装方法もカンタンで、ドキュメントを開いて「アドオン」メニューをクリックして「Messenger」を選択して、連携させるだけです。

実際に集まれないけど、何かを決めないといけない場合、この「画面内でチャットできて、その履歴が残る」というのが何より素晴らしい。決定項目やTodoは議事録にきっちりまとめてしまえば後から確認時に楽ですし、それが決まるにいたったやりとりも全て残った状態にできるため、色々効率がアップします。


Google Analyticsの提出用レポートをドキュメント上で瞬間生成!「Super Metrics」


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画像を見た瞬間、興奮した方も多いんじゃないでしょうか? はい。みんな大好きGoogle Analyticsの印刷可能なレポートを一瞬でDrive上に任意生成してしまうクレイジーなアドオン「Super Metrics」です。適用後、何のレポートを、どんな指標とどんな指標で、どんなグラフまたは表で出力するか、を右エリアの専用コンポーネントから選択するだけ。

実は同様のアドオンはスプレッドシート用のものも多数あるのですが、我々日本人文化の中では「グラフは印刷して持ってきてほしい」なので、こちらのアドオンがベターかと。もちろんPDFやWordデータ形式への書き出しもお手の物。設定さえ最初にちゃんとやってしまえば、下らないレポーティングの作業コストは限りなくゼロにできます。


HellofaxアドオンでDocumentから一発無料FAX送信「Hellofax」


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もともとChromeの拡張機能として人気のあった「Hellofax」が、Drive用のアドオンになって新登場。これを「アドオン」のメニューから選択して連携させると、「今書いてる文書をそのままFAXに送付」できてしまいます。しかも無料で。

どんどん便利になって行き過ぎてちょっと怖いくらいですよね。Office使わない日も結構増えてきましたもの。

※無料で送れるのは5枚/月まで。以降は有料になり、もちろん日本国内でも使えます。(国内に配信する場合は+81312345678みたいな感じで国際局番をつければOK)


ついに使えるようになったアウトライン表示「Table of contents」


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かねてから要望の多かったGoogle Drive Documentのアウトライン表示作成ツール。正しく見出しの設定などを行っておく必要はあるものの、膨大な情報量を持つマニュアル等のデータをアウトライン化してすっきり管理できます。

どういうわけかGoogle Drive Documentには標準で実装されなかったので、「Table of Content」というアドオンを適用します。ちょっともっさりはしますが、アウトラインからのショートカットリンクももちろん有効です。


デフォルト書式を整えて Cool に仕上げる


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Google Documentsのスタイルって便利です。ちょっとしたショートカットで、以下の様な感じにカンタンに適用できます。

[Ctrl]+[Alt]+[0]:標準テキスト

[Ctrl]+[Alt]+[1]:見出し1

[Ctrl]+[Alt]+[2]:見出し2

[Ctrl]+[Alt]+[3]:見出し3

[Ctrl]+[K]:リンク設定

なんですが、これがまたとびきりダサいんですよ。デフォルトの文字フォント、MSP ゴシックですからね。なので多くの人は後からフォントを変えたり、行間を調整したり...と毎回やってるんじゃないかと思いますが、これ、実は「ある程度完成させた書式をデフォルト書式として登録」しておくことが可能だったりします。

以下リンクから「対象ファイルを展開 ⇒ スタイルプルダウン ⇒ オプション ⇒ デフォルトのスタイルに登録」と進めればOKです。

>>参考スタイルモデル

ちなみに他人が作ったデータに対して適用し、後からスタイル適用! なんてことも可能です。


表データ超カンタン挿入でスピードアップ!


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ほぼ見出しのまんまですが、実はスプレッドシートやエクセル上で作成した表データは、そのままDocumentにコピペできます。これがかなり便利で、デフォルトのツールボックスから頑張って調整するよりはるかに楽です。

もちろん、画像もコピペで貼付けOKです。


画面連続設定で煩わしい改ページの隙間カット!


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デフォルトではページ毎に隙間が空いてしまっているDocumentの「改ページプレビュー」を解除し、連続シートのようにしてしまう設定です。<表示>のメニューから「印刷プレビュー」のチェックを外してしまえばそれでOKなんですが、地味過ぎて気づかれてないケースが多いのでご紹介します


おまけ:楽譜を作れる?!ちょっと変わり種アドオン


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「VexTab Music Notation」というアドオンを連携させ、対象となるファイルを開いた状態で適用するとGoogle Driveで楽譜が作れるようになります。「何に使うんだ!」と言われそうですが、意外なほど音楽好きな人の多いWeb界隈。趣味の楽譜を書こうとした時「Wordじゃできないし...」「専門のソフトは高いし...」と悩んだ人も多いのでは?

探していた人もいるかな? と思ってご紹介してみました。


株式会社ビットエー・blog|中村健太

Title image by Alexander Supertramp (Shutterstock).


中村健太

Web制作会社・ビットエーに所属するWebディレクター兼CMO。現役のディレクターとして活動するかたわら、2013年からは日本ディレクション協会会長を務める。

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