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佐藤ゆき  - ,,,  09:00 PM

1通のメールでクビになりかけた私が学んだこと

1通のメールでクビになりかけた私が学んだこと

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アメリカの起業系メディア『Inc.』にて編集者として活躍するJohn Brandon氏が、自身の過去を振り返りました。毎日大量のメールを送る人も多いと思いますが、たった1通のメールが大きな問題を起こすこともあります。Brandon氏の苦い経験から、今後気をつけるべきポイントが見えてくるかもしれません。


すべては、ある1通のメールから始まりました。

当時、私はまだ若く、大企業のマニュアル作成部署でマネージャーを務めていました。複雑な社内ソフトウェアのマニュアル作成に取り組んでいて、私は頻繁にIT開発者とミーティングをする必要がありました。その中のひとりの男性(ここでは「テッド」と呼びます)は、私が率いる4人のチームを嫌悪しているようでした。

「いったい何をやっているんですか」ある日のミーティングで、テッドは私に尋ねました。そのときの軽蔑に満ちた表情は忘れられません。彼の質問に対して、私なりの説明を伝えました。彼はその内容に納得していないようでした。

他人と衝突するのは、これが初めてではありません。以前、ミネアポリスの小さなスタートアップで働いた時は、コミュニケーションの価値について激論を交わしたこともあります。チームの役割を理解しない中間管理職と言い争いになったこともあります。

テッドとの対立は少し違いました。彼はとにかく、彼の作ったソフトウェアに原因があると感じる人全員に対して、苛立っているように見えました。とりわけ、彼は私に苛立っていました

数回のミーティングを経ても、彼は「私のチームがやっていることはお金の無駄だ」とという主張を変えませんでした。印刷されたマニュアル、またはオンラインのマニュアルも、ユーザーにとっては過剰な情報であり、ユーザは自分で使い方を理解できるはずだと言いました。彼の言い分も一理あります。ソフトウェアが直感的に使用できるものであれば、マニュアルを作成する意義はありません。ですが一方で、そのソフトウェアのユーザビリティに関するデータを見ると、かなり多くの人がソフトウェアを使う際に混乱していることがわかっていました。


怒りのメール

そんなある日のことです。その日のテッドとのミーティングはとりわけ困難なものでした。ミーティング後に、デスクに戻った私は怒りに満ちたメールを送りました。こう書きました。「あなたは自分が言っていることの意味をよく理解されていないようですね。このプロジェクトの邪魔をするのを止めてくれませんか?」

以上。私は、自分の怒りや、苛立ちの理由を説明することもなければ、弁解もしませんでした。しかも私は、なぜユーザーがそのアプリケーションを使いにくいと感じているのか、その証拠を示すこともしませんでした。また、上司に現場で起きていることを報告することも怠っていました。

マニュアルとはいえ、物書きの仕事をしている私にとって、自分の考えをまとめて、物事を文章で説明することは簡単なことでした。ですが、私はその自分が得意とするスキルを、有効活用していませんでした。

そのメールを送ったすぐ後に後悔しました。メール送信ボタンを押したあと、すぐにそれは間違った行動だったと感じたのです。無愛想なメッセージで彼を侮辱したその行為は、単なる個人的な攻撃とも言えるもの。この件で私が苦しんだもっとも大きな理由、そしてこの件を今も忘れられずにいるのは、私はテッドのことを普通にいい人だともみなしていたからです。彼は、相手に不快感を与えるほどの振る舞いをしていたわけではありません。彼はただ、私のプロジェクトの意義は無いと固く信じていたのです。また、私を侮辱したわけでも、悪口を言ったわけでもありません。なのに、私は自分の怒りをただ伝えるだけで、問題解決のために何かしようと動くことはありませんでした。


最悪な結果に...

問題解決のために、私は何をすべきだったのでしょうか? 思いつくことは、山ほどあります。まず、怒りのメールを送ってしまったあと、すぐに彼のデスクに行って、謝るべきでした。本心の内容ではないと伝えるべきでした。フォローのメールを送るのも、良いアイデアだったでしょう。ですが、実際には私はただデスクでぼんやり座り、何をすべきかを考えていただけでした。その日、メールを送ったあとに、彼と廊下ですれ違いました。彼はただ私に冷たい視線を投げかけただけでした。そのとき、私は彼を呼び止めて、謝るべきでした。

数日後、テッドは自分の上司にそのメールの件を伝えたことが分かりました。そして、テッドもまた、その件を快く思っていないことが明らかになりました。私の上司は、起きたことについて私に質問し、措置がとられました。そのプロジェクトは終了し、対象となっていたソフトウェアのマニュアルは一切作成しないことになりました。それだけではありません。私のチームがその件でうまく事を進められなかった、またテッドが強い反対を示していたという理由で、チーム全体の仕事がしばらく滞ることになりました。その後何週間も、私はすぐに解雇されるだろう、もしくはもっと多くのプロジェクトが中断になるかもしれないと考え続けました。

この件で得られた唯一のこと。それは残念ながら、最後にテッドに謝ることができたというものではありません。なぜなら、彼はその後、別の部署に異動してしまったからです。私が得られた唯一のことは、貴重な教訓でした。つまり、小さな対立も未解決の状態が続くと、大きな問題に発展しうるという教訓です。1通のメールでも、破壊的な結果を招きうるということです。それ以来、私はメールを送る前にはたいてい、内容を読み返すようにしています。それから、Gmailの送信キャンセル機能も使うようにしています。この機能を使えば、送信ボタンを押した後でも数秒間以内であれば、メール送信をキャンセルできます。

何よりも大きな学びは、それ以来メールを違った視点で見るようになったことです。メールは、怒りや抑えられない気持ちを吐き出すためのツールではありません。一緒に仕事をするメンバーに対して、ぶっきらぼうに指示を出すためのツールでもありません。大事な議論をするためのツールでもありません。メールとはむしろ、より端的にコミュニケーションをする、予定を組む、議論の要約をするためのツールです。私は例の出来事があって以来、メッセージを入力するときには、自分の感情を脇に置くように努めるようになりました。私は完璧ではありませんし、他にも相手の気分を害すようなメール送ったことがあります。ですが、とにかく私はあの痛い経験をもとに、たった1通のメールがプロジェクトを、キャリアさえも破壊しうることを学んだのです。


How One Angry Email Nearly Ruined My Career|Inc.

John Brandon(訳:佐藤ゆき)
Photo by Shutterstock

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