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ebisu  - ,,,  01:00 PM

メールの件名を見るだけでその対応に2分以上かかるかどうかを見極める方法

メールの件名を見るだけでその対応に2分以上かかるかどうかを見極める方法

メール返信


例えば、メールの件名を見ただけで、そのメールに対する返信やそれに関する処理や作業を行うのにどのくらいの時間が必要か、というのを判断する方法はないものか? と考えてみたことはないでしょうか?

メール一覧をざっと眺める時、それぞれの処理にどのくらいの時間が必要なのかの見積もりはざっくりとでもよいのでしておきたいものです。そこで私は受信するメールの種類を分析し、その対応には2分以上必要かどうか、という基準で分類してみました。


なぜ2分なのか? という質問が来るかと思うので先に答えてしまいますが、ライフハッカーでも度々取り上げているデビッド・アレンによるGTD手法によると、処理に2分かからないタスクはすぐに終わらせるべきだとしています。2分以上必要なものに関してはアクション、プロジェクト、将来的に、などのいずれかのリストに登録しておきます。

今回の目的はあらゆる仮定を検証し、メール処理を行う際に自分がいったいどういう基準で考えて行動しているのか、というのを明らかにする、というものです。私の経験上、この基準を明確化することによって処理の自動化が図れるようになり、そこに思考に必要となるリソースを搾取されないようにする、ということが可能になります。特に、「これは今やるべきか、後回しにすべきか?」という心の中の会話を頻繁に繰り返している方の場合には効果的です。しかもその結果、本当に考えなくてはならない案件にために必要なエネルギーを無駄にせずにすみます。

もちろん、基本的にはざっくりなルールなので例外は存在します。ですが、いくつかの仮定を作り出すことで、メール処理作業を流れ作業的に、つまり効率よく処理することが可能となります。

それでははじめましょう(注意:メール処理に関するルールは全て職場環境を前提としたものです)。


1. 個人的なメール


職場のメールにやってくる個人的なメールは基本的には仕事には関係のない脈絡のないメールです。つまりこのメールは仕事に関係のないゾーンにあなたを連れ出します。なので2分以上かかるメールとして対応しましょう。1度集中力を失ってしまうと再度同じ集中力を手に入れるのには2分以上かかります。これは仕事の妨害をするものとして考え、その考えに基づいて対応します。


2. FYI/メモメール


FYIメール(For Your Information、参考までに、という意味)はたいていの場合、あなたのアクションを必要としていないので、基本的には2分以下の時間で処理できるメールに分類されます。メール内容を見るとすぐにどこに属するべきなのかが分かるはずなので、それに応じてフォルダなどを選択します。


3. 会話や議論を醸し出すメール


これはどう見ても2分以上かかるパターンです。しかもこれらのメールは開くまでその正体が分からない、という特性を持ちます。このメールが会話や議論を醸し出しそうかどうかは判断が難しいので、この場合は誰から送られて来たメールなのか、というのが判断の鍵となります。過去の経験に基づいて、長い時間が必要かどうかを判断していきましょう。


4. 宣伝メール


これは過去に買い物をしたことがあるウェブサイトなどから送られてくる商品やイベント情報などを知らせてくれるニュースレターメールです。これは2つのカテゴリーに分類されます。その2つとはあなたの興味を引くものか、そうでないか、です。

興味がある場合、それは個人的なメールと同様に仕事のフローから外れてしまうので、その対応には2分以上の時間が必要ですが、興味がない内容の場合は2分以下に分類されます。必要ないものは受信箱から削除してしまいましょう。


5. 招待メール


招待メールはこちらのアクションを必要とするメールです。これらのメールに対する反応は2つに1つです。招待されたイベントに行くか、行かないかのどちらかです。このアクションはかなりシンプルなアクションだと言えるので、これらの招待メールは対応時間2分以下のメールに分類します。プレゼントを買ったり、ドライクリーニングをピックアップしたりなど、それに付随したアクションが必要な場合もありますが、とりあえず行くか、行かないかの二択に対する決断は2分以内でできるはずです。


6. SNSメール


SNSメールとは通知やメッセージなどFacebookやTwitterなどのソーシャルネットワークから送られてくるメールのことです。基本的にはこれらのSNS通知は全て削除し、メールが送られて来ないように設定変更することをオススメします。ですが、念のため受け取っておきたい、という方の場合、これは仕事に関連のない作業で、仕事のフローから外れなくてはならない、という意味で2分以上必要なメールとして扱います。


7. 待機中メール


待機中メールはあなたのアクションやメールを待ち望んでいる誰かから送られてくるリマインダーメールです。これらのメールには「今日の午後にはできます」など簡単なアップデートで十分な場合が多いので、2分以下の時間で対応可能なメールとして処理します。


8. 返信メール


RE:

この種類のメールはあなたが書いた何かに対する確認のメール、またはあなたが質問した・言った何かについての確認です。話し合いや協議が必要なメールへと発展する可能性が五分五分にあるので、私の場合はこれらのメールを2分以上のメールとしてフラグしています。送信者や内容などを過去の経験と合わせて考えてみて2分以下、と判断できる場合もあります。


RE: RE: RE:

これはとても簡単なケースです。RE: RE: RE:メールは確実に2分以上の時間を必要とします。実際のところ、これらのメールが最も時間を必要とする種類のメールなのです。私の場合はこれらのメールには返信せず、電話をかけることにしていますが、電話が2分で終わることはあまりありません。


FW:

転送メールは誰かがあなたに関係あるのではないかと思って転送して来てくれるメールのことです。他の誰かがすでにこれらのメールをレビューし、あなたがなんとかするべきである、という判断を下しているわけなので、これらのメールは2分以上必要なメールとして処理します。


FWD: 大人数への一斉転送メール

多くの人へ一斉に送信されているメールのことです。あなたの場合はどうか分かりませんが、私はこの種類のメールには目を通しません。すぐにゴミ箱行きとなるので、2分以下のメールとして処理しています。



それでは今日も素晴らしいメール生活を!


How to Spot Those 'More Than 2 Minute Emails' Before You Open Them?|iqtell.com

Haim Pekel (訳:まいるす・ゑびす)
Photo via Shutterstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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