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shino  - ,  12:00 PM

容赦なく優先順位をつけて行動せよ。ToDoリストの原点に立ち返ってタスクを貫徹する方法

容赦なく優先順位をつけて行動せよ。ToDoリストの原点に立ち返ってタスクを貫徹する方法

ToDoリスト


子どもの頃に「The Listmaker」という本を読んだことがあります。主人公は少女で、人生を有意義に送るためにやる事のリスト(ToDoリスト)を作るという物語です。当時はあまり夢中になって読んだ記憶がありません。なぜなら10歳にも満たない幼い少女が夢中になって取り組むこととして奇妙さを感じ、さほど共感しなかったのです。

詳しい物語の内容はあまり覚えていないのですが、その後このToDoリストのアイディアとは一体どこから生まれ、人はなぜリストを作りたがるのかを調べて行くうちに、昔読んだその本に書かれていたシンプルなリスト項目には大変重要なことが書かれていたのだと改めて思うようになりました。


そもそもこのリストというものが広く一般に使われるようになった起源を調べれば調べるほど、これは大変な作業になるということがわかってきました。そんな中、過去にどのようにリストが使われてきたのか、なぜそれに日常的な使い勝手の良さが見出されたのかについての面白い話を見つけました


そもそもどうして人はリストを作るのか?


記号論哲学者で小説家のウンベルト・エーコ氏は、彼自身リスト作りの信望者でもあり、なぜ人類にとってリスト作成が重要な意味を持つのかについて興味深い見解を示しています。


リストの作成とは文明の起源とも言えます。それは芸術や文学の歴史の一部なのです。文明が望んだものとは一体何だったのでしょう。無限なるものを理解しやすくするため、そしていかに人類は無限と向き合うのか。どうやって理解不能なものを理解すべく試みるべきか。このリストを使うことによって...。


ウンベルト氏はあるインタビューで「リストは原始文明の遺産としてしばしば見受けられる」と語っています。現代社会にそぐわないような非常に単純なツールではありますが、このリストというものは簡潔な形式でもって時代を軽々乗り超えて広く普及してきました。ウンベルト氏の言葉を借りればこれは「圧倒的な力を持つ魔法のようなもの」なのです。

何かを表現したい時、人はリストを使います。ウンベルト氏が言うようにリストを作ることで自分の周りにある世界について理解が促されるのです。

休暇中に訪れる場所をリストアップしたり、スーパーで買う食材のリスト、やるべき作業のリストなど様々ありますが、日々ことあるごとに使うような習慣でもあると思います。生活の中で起きる雑然とした物事を決まった形式に書いてまとめるのです。

簡潔なリストを作ることで頭の中が整理され気分的にも安心感が増し雑多なことに埋もれて途方に暮れてしまうのを防いでくれます。

それだけでなく、物の特徴を書き述べたリストを作ることで、周りにある物を定義することができます。例えば、子どもにある動物の絵を描くように伝える時、色や大きさ、食性や生息地などその動物の特徴を項目で伝えるでしょう。この特徴が科学的定義に合っているかいないとかは別として、伝える項目が我々の認識そのものなのです。


ベンジャミン・フランクリンがTo Doリストの創始者?


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ベンジャミン・フランクリンは、自己鍛錬のためにリストを上手に使った人物として良く知られています。リストの中には例えば清潔にしておくことや節制を保つことなど、生活の上で大事にすべき美徳を実行するための細かい計画を13週間毎のスケジュールにして書き記したとされています。そして毎日図表にその日1日達成したことを記録したのだそうです。

彼はまた毎日決められた行動を頑なに守っていました。例えば就寝や食事や仕事などをいつも必ず同じ時間に行うよう決めていました。しかし残念ながら、当時大変順調だった稼業の印刷事業のために、その決めたルーティーン通りの暮らしを維持するのは中々難しくなってしまったようです。


生産性を上げるためのリスト


昨今は生産性を上げるためにリストを使うことが多いようですが、例えば買い物リストとか、リマインダー、行事の計画などToDoリストは様々な物事の作業効率を上げるためにこれまでも利用されてきました。このように何かを効率よく完璧に仕上げるために使うと、リストは大いに能力を発揮します。しかし、リストを作る作業はそんなに苦にはなりませんが、ToDoリストに載せた作業そのものを完璧に成し遂げようとすることはまた別の話になるでしょう。


リストの作業を完結するためのコツ4選


昔からどのようにリストが使われて来たのかを探って行くと、決めた作業を完了しやすいリストをいかに作成するか、そのコツが見えてきます。


1. 計画を作業ごとに分けて、ツァイガルニク効果に惑わされない


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ツァイガルニク効果とは心理学用語で、未完了の作業が気になってそれに捕らわれたままの状態でいることで、元々注意喚起する働きが心の中に備わっているので、それにずっと悩まされてしまうというものです。元々このようなリマインダー機能が人間の心に備わっているのは良いことではありますが、実際にこの作用はアテになるものでもなく、あまり精神的な健康を促すものでもありません。

実際は何が起こっているかというと、意識と無意識の間に断絶が起きているため、作業を終える予測がつかず、潜在意識の中で「作業が終わってない」という感覚だけが残ってそれに苛まれるのです。このような気分を切り替えるには、意識の中で敢えて作業を実行すること思い起こさせる、つまり作業自体を終えるのではなく計画を立てて注意喚起さえすれば良いのです。

デビッド・アレンのGTDメソッド(Getting Things Done)をもし聞いたことがあれば、有名な「次にやるべきことを考える」といった概念についてもご存知でしょう。これは計画を全て完了しようといきなり全体像を狙うのではなく、作業や計画をさらに小さな作業へと分けていき、作業の次のステップは何なのかを考えるというものです。これによって無意識の内に悩まされている心の状態から解放され、頭にある作業が段々と実行に移せて今後実際にどうなっていくのか全体の筋道が立てやすくなるというわけです。

Brain Pickingsというサイトを運営しているマリア・ポポバ氏はこうした「次に出来ることリスト」を作る際には「具体的で且つ行動しやすく対立するものがない項目」を作ることが重要であるとしています。


2. 徹底して優先順位を付ける


ポポバ氏はToDoリストの歴史に関する投稿で、ある心理学者によってアメリカ国防総省で行われた時間と人事管理についてのセミナーの例を挙げています。

最初に心理学者は聴衆にこう切り出します。「まずは25語以内で戦略的アプローチの要約を書いてみて下さい」 明らかに25語は戦略を書き連ねるには少なすぎます。そこではたった1人の女性が提出し、中には下記のように書いてありました。


初めに優先順位をつけてリストを作ります。1. 2. 3.と続けて書き、次に3つ目以降に書いたものは全て横線で消します。


わたしはこのアプローチを様々な場所で推奨しているのを聞きましたが、以前働いていた会社のCEOが言っていたことを思い出します。彼のデスクの上にはポストイットが貼ってあり「何かに支障を来たすまで容赦なく優先順位をつけて行動せよ」と書いてありました。それは「断る術を身に着ける」ことと同義とも考えられます。CEOがそれを実践できていたかは定かではありませんが、彼が大切にしていた姿勢はとても参考になりました。

やることがたくさんある時、ToDoリストをいつも頭の中で全て把握しておくのは容易なことではありません(なるほど、先のウンベルト氏が"リストアップすると頭の中が整理される"というのはわかります)。でもリストを書き始めると実際には終えられないくらい書きだしてしまうものです。容赦なく優先順位をつけて行くことこそが貴重な時間の中で確実にやり遂げる秘策ではないでしょうか。


3. 前もって計画する


職場で活用できそうなToDoリストの作り方で面白い話があります。

100年程前アメリカのベツレヘム鉄鋼会社の社長チャールズ・シュワブ氏が、効率性の良くない自身の会社経営に悩んでおり、改善の仕方がわからず途方に暮れていました。そこで当時、効率改善のコンサルティングで大変著名であったアイビー・リー氏に依頼をしたのです。リー氏はこれを引き受けましたが、謝礼は3ヵ月後の結果を見てからシュワブ社長が感じたままに支払ってくれれば良いとしました。

リー氏の助言は全ての幹部社員に対し、毎日その日の業務の終わりに翌日のToDoリストを作成することでした。それは翌1日の内で自分がすべき一番大切な作業を6つだけ書き出して一番優先順位が高いものからリストアップするというやり方でした。

そして翌日には皆リストの一番上から順番に作業を進行し、一度にひとつの作業に集中するようにしました。すると1日の終わりにはリスト内の作業は何も残っておらず翌日まで持ち越す作業がなく、次の日の作業リストはまた1から作成するといった事の繰り返しでした。これが続けられるとベツレヘム社では3ヵ月後には実際に素晴らしい業務改善が見られ、シュワブ社長はリー氏に当時のお金で2万5000ドルもの大金を渡したということです。

この話は今日の皆さんにも有効活用出来ると思います。1日の終わりに明日の作業を計画して、その際大事な作業の中でもどうしても翌日中に完了しなくてはならない作業からリストアップすれば、何を即座に取り掛からなければならないかが明確になる事で余計なことに作業を中断されたりせずに作業を完了することができるのです。


4. 現実的に


偉大な人物であっても時に間違いを犯すこともあるのを知っておくのは良いことです。先にも述べたようにベンジャミン・フランクリンが日々のToDoリストをこなすのが難しかったというもあるように、自分には使える時間がどれぐらいあって優先順位は何なのかをはっきりさせた上で現実的にリストを作ることが大切なのです。

フランクリンは、とても几帳面に日々の決まりことや優先すべき行いをやり遂げる人物として知られていました。しかし残念なことに、稼業における膨大な責務によって自分にとっての理想的な暮らしをいつもやり抜くというわけには行きませんでした。しばしば顧客の来訪などで自分が用意していた時間を調整しなくてはならなかったからです。

彼はまた、倹約して暮らすといった美徳に生きる慣習を追い求めようとすると(その心構えは決して無駄にはなりませんが)、とても時間が掛かるため常に維持するのは無理だということも気づいていました。例えば、毎日の食事を自分で作り裁縫も自分でやり...と言うような生活をしていくと、ビジネスや人生計画にかける時間が十分とれなくなるといった具合です。

このように優先順位に相反が起きてしまうと自分が決めた作業をきちんと終えることはできません。結果的には再度何が一番重要なのかを捉え直さなくてはならないので、このことは常に心に留めて置くべきでしょう。

もしあなたが常習的にToDoリストで決めた作業が終えられなくて悩んでいるのだとしたら(皆それぞれに同じ経験をしてると思いますが)、リストを変える必要があります。もっと現実的なものにです

ToDoリストには制限はありませんが、我々の時間は限られています。自分たちの時間や体力がどれぐらい使えるのか、そして望む作業を終えるのにどれぐらいの時間が必要なのかをしっかり見極めなくてはなりません。これこそが優先順位をつけることであり、上手く作業を完結するための秘訣なのです。

まずは自分の個人的なことから始めてみると良いでしょう。日々の決まりごとの作業は、リスト作成が上手くなる上で多いに役立つはずです。


自分に合う方法を探してみる


いかなる生活のコツや製品であっても、それぞれの利用価値をどう見出すかはいくらでもあります。まずは試してみて自分に合うものを探って行くのも1つの手かもしれません。私自身にとっては前の晩に明日の予定を優先順位を決めて計画するというのがとてもためになりました。現実的に決めるというのが役立つという方もたくさんいるかも知れませんね。


The surprising history of the to-do list and how to design one that actually works |Buffer

Belle Beth Cooper(原文/訳:椎野陽菜)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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