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印南敦史  - ,,,  07:30 AM

早口にならないためには? 「電話」で使える心得と伝え方

早口にならないためには? 「電話」で使える心得と伝え方

大人なら知っておきたいモノの言い方サクッとノート


「こういうとき、相手に悪い印象を与えないためには、どういう言葉を使えばいいんだっけ?」

ビジネスの会話の席で、そんなことを感じてヒヤヒヤする機会は少なくないもの。ところがそういうときに限って、咄嗟に答えは出ないものだったりもします。そこで、大切なタイミングで頭を真っ白にしないためにも読んでおきたいのが、『大人なら知っておきたいモノの言い方サクッとノート』(櫻井弘著、永岡書店)。

コミュニケーション、接客、電話対応、会議、面接、さらには近所づきあいまで、日常のさまざまなシーンですぐに役立つフレーズ集です。シチュエーションごとに具体的な言い方が示されているので、実用性抜群。きょうはそのなかから、「COLUMN 02 『電話』ですぐに使える言い方&フレーズ」に焦点を当ててみたいと思います。


早口の傾向と対策


早口になる原因は......

1.緊張する:緊張すると「早く話を終わらせたい」「恥ずかしい」という気持ちが先行し、早口になってしまいがち。

2.頭の回転の方が速い:話すスピードよりも思考スピードの方が速いので、そのまま話すと聞き手にスムーズに伝わらなくなってしまうもの。

3.怠惰な勤務姿勢:「仕事を早く終わらせたい」という緩慢な姿勢が、早口を招くこともあるそうです。勤務中は気を抜かず、ていねいな仕事を心がけるべき。


早口を防ぐには......

1.話したいことを明確にする:話す内容を事前にまとめておき、早口になりそうになったらそれを見て確認。心を落ち着かせること。

2.話の最中に間を取る:会話の最中に間を取ると、相手も聞きやすくなるもの。ゆっくり明瞭に、語尾まできちんと発音することが大切だといいます。

3.深呼吸してリラックス:呼吸が浅いと、早口につながってしまうそうです。腹式呼吸をするなどして、しっかりと声を出すことを心がける。

(101ページより)


好感を持たれる「電話の受け方」


対面でのやりとりなら、表情やしぐさで伝わるものがあります。しかし電話の場合は、そうはいきません。そこで、明るくさわやかな声で応対することが大切。第一印象がよくないと、自分のみならず会社のイメージも悪くなってしまいます。つまり電話応対においては、常に「会社の代表である」という意識を持つことが大切だというわけです。(102ページより)


役立つ伝言メモの取り方


メモを書くときは「自分用」「伝言用」の2種類を用意するといいそうです。自分用は要点を箇条書きにし、あとで追加や修正ができるように行間を空けて書くのがポイント。そして伝言用のメモを書くときは、「読みやすい文字で書く」「内容を簡潔にまとめる」など、電話で聞いた内容を、こちらの担当者に明瞭に伝えることを第一に考えることが必要。

「川本」「河本」などの同音異義語、「T(ティー)」や「D(ディー)」などの発音が近いアルファベット、「4時(よじ)」と「5時(ごじ)」なども、聞き取る際に間違えやすいので、充分注意することが大切。

また、せっかく伝言メモをつくっても、風で吹き飛ばされてしまったりしたら意味がありません。そこでテープで貼るなどして、相手の目が届くようにしておくことが大事だといいます。(104ページより)


上記は実際の内容のなかから、特に「すぐ使えそうなもの」だけを抽出したものですが、それでもコラムとは思えないほどの充実度がおわかりになるのではないかと思います。

当然のことながら本文も密度が濃く、それでいて見やすく読みやすいので、きっと役に立つはずです。ソフトカバーで邪魔にならないので、「いざというとき」のためバッグのなかに忍ばせておくのもいいかもしれません。


(印南敦史)

  • ,,,, - By

    友清哲

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