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印南敦史印南敦史  - ,,,  07:30 AM

「仕事が早い」と言われる人になる:内向型人間に必要なコミュニケーション術

「仕事が早い」と言われる人になる:内向型人間に必要なコミュニケーション術

内向型人間のための伝える技術


内向型人間は、外部環境から多くの刺激(情報)を受け取るため、初対面の人が多いパーティや人前で話をすることが苦手です。また、仕事をするときにも細かいことが気になってしまうため、不安を感じて必要以上にエネルギーを消費してしまいます。つまり、内向型人間は外向型人間よりも多くの情報を受け取ってしまうため、情報過多となり頭の中が混乱し、不安を感じやすいのです。


内向型人間のための伝える技術』(望月実著、阪急コミュニケーションズ)の著者は「まえがき」にこう記しています。そのうえで、外部からの情報を受け取る能力の高い内向型人間は、「情報を整理する技術」を身につければ高いパフォーマンスを発揮することができるとも主張しています。

それは、外向型人間よりも深く考える材料を手に入れることができるということ。その材料を整理して、自分の考えを的確に言語化する能力を身につければ、外向型人間に負けないパフォーマンスを発揮できる。つまり本書では、そのための手段が解説されているわけです。

第2章「仕事を効率よく進めるコミュニケーション術」から、いくつかの手段を引き出してみます。


上司のタイプを分析する


プロジェクト単位で仕事を進めることは少なくありませんが、プロジェクトメンバーに選ばれるためには、上司に評価されることが必要。そしてその際、スタッフに期待されることは、当然ながらまかされた仕事を確実にこなすこと。とはいえ漫然と仕事をすればいいわけではなく、上司がチェックをした際に「こいつはしっかりやっている」という印象を与えることが大切。そこで著者は、次の3つに注意しながら仕事を進めてきたそうです。


1.前半型か後半型か

著者の上司は、「プロジェクトの前半でしっかりと仕事の進捗度をチェックする人」と、「プロジェクトの前半はスタッフに自由にやらせ、後半にまとめにかかる人」という2種類に別れたのだとか。そこで前半型の上司の場合は仕事を前倒しでやるように気をつけ、後半型の上司のときには早い段階で上司のアウトプットイメージをつかむよう気をつけたそうです。


2.どの部分に興味があるか

どの部分にフォーカスして仕事を進めていくかは、プロジェクトによって異なるもの。上司がそれほど興味を持っていない部分を一生懸命調べたとしても、あまり評価されません。そこで仕事をする際には「どの部分が重要でしょうか」と必ず上司の感触を確かめ、上司が過去に作成した資料などを見ながら上司の関心を探ったといいます。


3.アウトプットイメージの統一

自分が行なった仕事の内容は最終的に文章というかたちでアウトプットする。内部資料であれば上司が理解しやすいようにまとめ、クライアントに提出する資料であれば、上司がプレゼンしやすいようなかたちにつくるよう心がけるというわけです。(51ページより)


仕事が早いと思わせる


著者は「仕事が早いね」と評価されていたそうですが、それは、仕事の早さは「物理的時間」ではなく「心理的時間」で評価されることを知っていたからだとか。つまり上司は、「いかに待たされなかったか」という心理的時間で仕事の早さを判断するというわけです。すぐにできる仕事である「コピー」、ある程度時間のかかる「レポートの作成」という2つのケースを使った「仕事を早く見せるテクニック」は次のとおり。(54ページより)


早く見せるコピー術


すぐに取り掛かれる場合

コピーのような雑用でも、頼まれた仕事である以上は、いつかやらなければなりません。だとしたら、そのときにやっていた仕事を中断してでもできるだけ早く片づけ、「こいつはテキパキと仕事をやるやつだ」という印象を与えた方が有利。


すぐには取り掛かれない場合

頼まれたときに別の重要な仕事をしており、どうしてもすぐにコピーをとれないとしたら、「このコピーは何時までに必要ですか?」と必ずデッドラインを聞く。そのとき上司から「3時の会議までに用意しておいて」と言われたら、「それでは2時までにコピーをとっておきます」というようにデッドラインよりも早い時間に終わらせる意志があることを伝えるといいそうです。(55ページより)


レポートの作成もデッドラインを引き、前倒しで


レポートの作成のように難易度の高い仕事をまかされたときも、コピーの時と同じように必ずデッドラインを聞く。そして上司から、たとえば「金曜日の夕方までに」と言われたら、「それでは金曜日の午後3時までに仕上げます」と、やはりデッドラインよりも早く終了させる意志があることを伝える。そして少しでも余裕のあるときは木曜日の夜に完成させ、「頼まれていたレポートを完成させました。◯◯という資料ファイルに入れておきますので、お時間のあるときにご覧ください」とメールを打つのだそうです。

このように前倒しで仕事をするメリットは2つあるといいます。ひとつ目は、上司に「仕事が早い」という印象を与えること。もうひとつは、金曜日の夜に早く帰るためだそうです。金曜日の夕方から上司のチェックを受けると、帰るのが遅くなってしまう。しかし金曜日の朝までにレポートを提出しておけば、上司も日中に見てくれるため、夜は早く帰れる可能性が高くなるというわけです。

デッドラインをしっかり把握し、そのデッドラインよりも早く仕事を終わらせるというデッドラインマネジメントを徹底することによって、「仕事が早い」という印象を与えることが可能。仕事の質やスピードで差をつけるのが難しいときでも、小さな工夫をすることで相手からの評価を高められると著者は説明しています。(56ページより)


「伝える技術」を、著者自身の体験に基づいてさまざまな角度から説明しているだけに、自分自身の状況に投影しやすいというメリットが本書にはあります。というわけで、伝え方に悩む「内向型人間」にとっては格好のテキストになるはずです。


(印南敦史)

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