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佐藤ゆき  - ,,  10:00 AM

役員会議での「時間の無駄」を減らし、会議の価値を最大化するために大切なこと

役員会議での「時間の無駄」を減らし、会議の価値を最大化するために大切なこと

役員会議


Inc.:役員会議という大事な場の価値を最大限に高め、時間を無駄にしないためには、どうすれば良いのでしょうか? 以下に役員会議で起こりがちな、時間が無題になる議論や質問を紹介します。そして、それを避けるためにするべきことも。 



1.ひとつの議題についてだらだら話す


役員会議で、ある役員があなたのレポートを読んでよく分からない箇所を発見し、その点について質問したとします。「ボブ、メキシコの市場の利益が4パーセント上がったのに対して、カナダの市場における利益が48パーセントから46パーセントに下がっているのはなぜですか?」

こうしたやりとりを私は「だらだらした議題」と呼びます。これは役員会議を台無しにします。質問した役員にとっては、この答えを知ることが重要かもしれませんが、あなたにとっては議論する価値の高い内容ではないかもしれません。

こうしたことは、役員会議が始まるときによく起こることです。会議が始まるのを待っているあいだに、質問が無作為に飛び交うのです。質問自体は合理的であり、重要かもしれません。しかし、その質問がその日の議題の中心でなければ、こうした質問に応えることは議題が大きくそれる結果になりかねません

これまでの経験では、9割のCEOがこうした質問にその場で答えます。そして、会議の害にならないかのように見えるそうした質問に手短かに答えた結果、それが15分もの議論に発展してしまうのです。

また、質問に押されて、自らの業績について言い訳調になってしまったら、会議の流れが悪い方向に進みかねません。さらに、質問内容に対する準備をしていなかったら、準備不足というネガティブな印象を他の役員に与えることになるかもしれません。

それでは、こうした予期しない質問にどのように対処すればよいのでしょうか?

答えは単純です。「素晴らしい質問ですね」と返答し、質問内容をメモに取り、時間があれば後ほど会議中にその件について話すことを約束するのです。会議中に時間をつくることができなければ、もちろん会議後に回答すれば良いのです。

CEO以外の役員が主要な質問を「一時的に預かり」、CEOが会議の進行に集中できるようにすることをおすすめします。

重要なことは、役員会議におけるあなたの目的は、聡明な人々とともに議論する時間を最大限にとること、そして主要な戦略に関する彼らの意見を得ることです。他のメンバーの経験を参考にして、自らの考え方に挑戦するのです。

あなたの目的がAに関する議論をすることなのであれば、誰かがBの話題を持ち出したからといって、Bのために時間を使うことをしたら、会議は失敗に終わってしまいます。


2.「なにか質問がある方はいますか?」


議論の対象が不明確であると「だらだらした議題」が始まってしまいます。こうした問いかけはすなわち「今日の限られた時間をどう使うべきか計画がありません。話すべきことをどうかおすすめしてくれませんか?」と言っているに等しいのです。

会議において「自由質問時間」のようなものを会議の終盤に設定して、参加者が自由に意見を示す機会をとっておくのもいいでしょう。

また、会議の前に役員1人1人と一対一で話す時間をもつことで、議題からそれた質問の数を減らすことができますし、役員のだれかが真剣に抱いている懸念を事前に把握し、場合によってはそれを議題に含めるようにすることもできます。役員会議で議論をすべき内容は、あなた自身が考えていること、解決しようとしていることと共に、役員メンバーがあなたの担当事業に関して懸念していることをバランスよく組み合わせるべきです。

意外なことに、「なにか質問がある方はいますか?」という問いかけで始められた会議が、うまくスタートを切ったことは、これまでの経験上1度もありません。


3.「あなたのプロダクトのうまく機能していない部分をひとつお伝えしてもいいですか?」


個人的に、もっとも後悔することの多い質問はこの質問です。自分が日常的に使うプロダクトに関して、私はよく、ここを改善すればもっと良くなるのにと頭の中でアイデアを貯め込むくせがあります。課題を見つけたら即座に開発チームに指摘することもありますが、役員会議では「まあ、この点については来週触れよう」と考えます。

プロダクトに関するフィードバックは、「自由質問時間」と同じように会議の終盤にそれについての時間をとるのが良いでしょう。会議の終盤で話すようにするか、もしくは会議後に話すようにするのがもっとも得策だと思われます。


4.「紹介したい人物がいるのですが...」


役員会議でもっとも苛立つのは、「紹介したがり屋」がいるときです。興味深い人材とのつながりを築かなければならないと常に考える人がいます。

私は、こうした紹介は極力拒否するようにしています。もちろん、よく考え抜かれた結果の紹介である場合もあります。しかし、個人的にお願いしたい場合でなければ、人材の紹介を受けるか否かは常に会社が判断すべきであると考えます。

あまりに多くのベンチャーキャピタルが、人材を大量に紹介しようとします。「きっとお会いすれば両者にとってメリットがあると思います」と言って紹介し、役員への配慮からそうした紹介を提案するメールが簡単に受け付けられることもあります。しかし、実際には主要な役員にとって、そうした紹介が大きな時間の無駄となることが多いのです。

この問題について書いたのは、誰かを紹介したいという話が持ち出されることによって、バカバカしいほど多くの時間が役員会議で無駄になってきた状況を、これまで実際に見てきたからです。そして、そうした紹介の意図は、自分自身の利益に関連した他の出資先の会社に良い影響をもたらすことを念頭に置いている場合も多いのです。

とはいえ、こうした紹介について、100パーセント反対というわけではありません。しかし、私自身は、役員会議を自分のネットワークを拡大するための議論の場にすることが無いように強く心がけたいと思っています。


まとめ:質問は書き留めて後回しにしよう


役員会議で大切なのは、自分の事業が直面している重要な課題について、主要な取締役と議論を深める時間、また大事な決断に関しての意見を得るための時間を最大限につくることだと思います。

善意のある役員でさえも、その多くが時間管理や優先すべき議題について意識が薄いというのが現実です。

その点を改善するためにも、会議の中で言及された価値の高い質問は、書き留めておきましょう。その質問には、会議の終盤か会議後に答えましょう。そして、あなたが役員会議で議論を深めたいと思っていた議題についての話を進めていきましょう。


How to Control Your Board Discussion and Avoid Chaos I Inc.

Mark Suster(訳:佐藤ゆき)

Photo via Shutterstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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