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suzuki  - ,  02:30 PM

大量のメールを適切に管理する7つの技術

大量のメールを適切に管理する7つの技術

メール管理


inc.:電子メールは、スパムメールの問題や、SNSという代替手段があるにもかかわらず、今なおビジネスにおいて最も有効な手段です。

多くの人々が自身のFacebook、Twitter、LinkedInといったメディアでの会話をメールに転送して内容を追っていることを考えれば、メールのボリュームは今後も減ることはないのかもしれません。そして、それに対応していかなければ、コミュニケーションを円滑に取れないと苛立つこともあるでしょう。

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ですが、パニックを起こす必要はまったくありません。エンジニアやテクノロジーの専門家ではなくても、メールはしっかり管理できるんです。電子メールのやりとりのプロセスを管理し、より有効に使うために今すぐ取り入れられる技術を紹介します。



1.「ジャンク」メールを消去


1日当たり私が平均的に受信する400通のメールのうち、ざっと3分の1は迷惑メールやスパムです。自ずとスパムフィルタには重要度の高いメールも引っかかるので、私はスパムフィルタはあまり有効だと思っていません。ビジネスに発展しそうなメールがフィルタに引っかかっていては、機会の損失につながります。

私は、スパムメールを素早く削除するために「ジャンク」ファイルを1日に二度使用します。それでもスパムが一杯になる場合、私は1週間程度で様々なサイトのユーザー登録を取り消す作業をします。実際にこれで、ジャンクメールは約30パーセント少なくなりました。


2.スマートフォルダをセットしよう


私が受け取るメールの約25パーセントは、広告やそれほど重要でない通知など、定期的に送られてくるものです。私はそれを「Saleメール」と呼んでいます(お店からのセールのお知らせやニュースレターなども含まれます)。

メールアラートが鳴ってチェックするたびにこれらのメールを見つけるのでは、うんざりしますよね。でも、10分もあれば、自動的に特定のスマートフォルダへそれらを移動させるようメールプログラムで設定できます。

そうすれば、例えば1日に1度、あるいは暇なときにそのフォルダをチェックすればいいわけです。

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3.クラウドを使用する


メールはついつい溜め込んでしまうもの。私の場合、最も古いものでは1999年のメールまで遡れます。そうした古いやり取りをチェックすることで、素晴らしいメール整理法を発見することが何度かありました。

私の場合は、コンピュータ上にこれらのファイルを残しておくのではなく、いつでもどんな場所でもアクセスすることが可能なように、クラウド上にメールをアップロードしています。

単純な分類法を使い検索方法を少し学習すれば、受信メールも送信メールも、古いものから最新のものまで容易に見つけることができます。そうすれば、使っているメールクライアントの受信トレイをわざわざ片付ける必要もなくなります。


4. 雲ひとつない晴れた日は気分が良いもの


メールに触れる時間をできるだけ短くしたいのなら、(受け取ってから)1日以内にすべてに対応しましょう。

それ以上引き伸ばすと、相手はイライラしてあなたにメールを催促し、余計にやりとりを増やしてしまう可能性もあります。必ず24時間以内にすべてを見れば、変に驚いたりフラストレーションを溜めることもなくなります。

もちろん、メールの全部が全部すぐに十分な返信が可能なものではないでしょう。優先度が低く、かつ他人に頼めないリクエストなら尚更です。しかし、その場合でも、後日相手から連絡してもらえるか返信してみましょう。責任を相手に転嫁することで、問題の管理を向こうにすり替えてしまいます。実際にあなたが対応しなければならない場合は、「了解しました」と返事をして、やり取りをする準備ができているならそのことを知らせましょう。

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5.Ccのエチケットを守ろう


私に宛てた多くのメールは、Ccで届きます。残念なことに、そのやり取りに"分別"はありません。

あなたの意向をチームの皆に共有しましょう。興味がないか必要性を感じていないなら、リストからあなたを外すようにはっきり伝えましょう。また会話に入っていないメンバーは、Bccに移しましょう。


6.時間を節約するために署名を使おう


私はメールに対する返信用に、署名と内容のテンプレートを常にキープしておき、ほとんどの場合にたった2クリックで返事できるように準備しています。そうすれば、テキストを最初から書いたり何を言おうか考え込んで、余計な時間を費やすことはありません。


7.コミュニケーションを正しく選択しよう


まずは、目下のところメールがコミュニケーションの主要な形式であることを受け入れ、集中して時間をとってみましょう。

...とは言え、それが必ずしも適切な選択だとは限りません。トピックが複雑になったり、盛り上がってきたりした場合、直接話したり電話する方が良いこともあります。直接話すことで、長いメールでのやり取りを縮小できる可能性があります。

メールでのやり取りのし過ぎが、生産性を低下させる元凶なのではありません。それは、他人に仕事を任せず抱え込みすぎたり、コミュニケーション不足、あるいはマルチタスクに失敗している徴候です。

1日の中でメールをする時間を設定し、常に時間を多めに取っておきましょう。仕事の残りを終えられない場合は、受け持つべき"責任"とコミュニケーションのとり方を再検討してください。コミュニケーションは常に優先事項であるべきです。しかし、何よりも自身の努力がコミュニケーションを有用で、効率的なものにするでしょう。


7 Tips to Better Manage Your Email | Inc.

Kevin Daum(訳:鈴木達郎)
Photo by Thinkstock/Getty Images.

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    友清哲

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