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佐藤ゆき  - ,  11:00 AM

自分で全部やりたい気持ちを抑えて、周囲にうまく仕事を託すために必要な4つのステップ

自分で全部やりたい気持ちを抑えて、周囲にうまく仕事を託すために必要な4つのステップ

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かつては個人プレイヤーとして活躍していたけれども、昇進した結果、他のメンバーに仕事を託さなければならなくなった「仕事のできる人」というのは、葛藤を抱えがちです。彼らは、自分が誰よりもその仕事について理解していると自負しており、自分の並外れた仕事能力に自信を持っています。一方で、昇進後の仕事の責任範囲が広すぎて、業務の細かい部分にまで目を配ることができません。

自分が管理するプロジェクトやメンバーが増えたとき、どうすれば状況をしっかりコントロールしているという感覚を取り戻せるのでしょうか?

逆説的に聞こえるかもしれませんが、そのための唯一の方法は、コントロールを手放すことです。他の人に助けてもらうことです。その決断には、こんな不安が伴います。「自分がやるようには、うまく仕事が遂行されないのではないか?」「自分で答を見つける代わりに、他の人にそれを頼む必要が生じるかもしれない」。

こうした気持ちをいかに切り替えて、心の平安とコントロールを取り戻すか。そして周囲の人に裁量権を与えて、彼らの能力を高めるか。以下にそれを実現するための4つのステップを紹介します。



自分にできることの範囲を見極める


自分に課される責任がどんどん増え、管理するメンバーやプロジェクトが増えていく状況においては、こなせる仕事量はすぐに限界に達してしまうはずです。増えていく仕事量とのバランスを保つためには、自分にしかできないことはなにかを、慎重に見極める必要があります。そのために、以下の4つの質問を自分に問いかけましょう。


  • 自分以外の人でも、この仕事を満足いく形で遂行することができるか?
  • 自分以外の人が、このプロジェクトの一部を手伝うことができるか?
  • 自分は見直しと修正だけをすればいいように、他の人に草稿づくりを頼むことは可能か?
  • この仕事をすることで、自分がもっとも価値を生み出せる仕事が妨げられていないか?


初期の段階で、頻繁に仕事を託す


託す(defer)と任せる(delegate)は異なります。託すというは、自分の責任を他の人に与えることです。任せるという意味も含まれていると同時に、その仕事が自分しかできない事でない限り、責任を他の適切な人に託するということも意味します。そのためには、随時生じた課題を、適切な部署の人に託す必要があります。たとえそれが、自分も手伝えるようなことだったとしても。

たとえば、ITに関する質問を受けたとき、社内にIT部署があるのであれば、IT部署にアドバイスを求めるように指示するべきです。または、かつて自分がメンバーとして関わっていたプロジェクトについて質問を受けたときには、現在のプロジェクトメンバーを紹介しましょう。もしくは、ある会議への出席を依頼されたとき、自分よりも会議で有益なアドバイスができるメンバーがいれば、その人に託して、自分は参加しないことも検討すべきです。

自分が絶対にやるべき仕事を遂行できていない段階では、さらに多くの責任を負わないようにしましょう。以前は全てのことを自分でこなしており、またそのことに誇りを持っているような場合には、人に託すという行為にストレスを感じるかもしれません。自分がチームプレイヤーではないと感じるかもしれません。しかし、最終的には、他の人に仕事を託すことは、彼らの能力への敬意を示すこと、また自分の能力を自分しかできないことのために使うことでもあるのです。そして、それこそが、あなたのチームが本当に必要としていることなのです。


簡単に進捗を管理できる仕組みをつくる


自分がその結果に責任を負わなければならない仕事を他の人に託したり、任せた場合には、進捗状況をしっかりと確認する仕組みをつくることが非常に重要です。そうした仕組みをつくる上で、必要なのは以下の2点です。


1.特に注意を払うべきプロジェクトの進捗状況を、確認できる場所を決める
2.それらの進捗を確認するためのルーティン作業を決める


進捗状況を確認する方法には、GoogleドライブでWordやExcelファイルを共有する、Outlookのタスクリストを使うなどといったシンプルな方法が考えられます。より洗練された方法としては、業務管理システムのAsanaなどを使う方法もあります。

進捗管理をする時間の設定方法には、毎週全プロジェクトの進捗を確認する時間をもつ、各プロジェクトを任されているメンバーと定期的なミーティングをもつ、各プロジェクトの納期前に確認する時間を設定するといった方法があります。

この進捗確認作業を確実に進めるには、委託した全ての仕事の進捗状況が、決められた工程表に記録されること、またそれをチェックする時間を自分のスケジュールに入れておくことを徹底することが重要です。


自分で全部やりたくなる気持ちを抑える


人に仕事を託し始めると、いつか必ず、託した仕事が自分の期待したように遂行されないことが起こります。そんなとき、仕事を託したことを後悔する気持ちが沸いてくるでしょう。「どうして、この仕事を自分以外の人に任せてしまったんだ?」こうした思いは、周囲に対する怒りやイライラした態度として表れます。しかし、そこで仕事を託することを止めるのではなく、その経験を学びの機会と捉えることが大切です。

まず、改善すべき点がないか検討しましょう。次に、その仕事を委託した人に、次回その仕事をうまくやるために必要なことを教えて上げましょう。多くの場合、深く掘り下げることなしに、その仕事がうまくいかなかった理由は分からないものです。

最後に、自分自身がもっとも価値を生み出せる仕事に集中しましょう。人に仕事を託す不安から、あなた自身が生み出せる価値が低くなり、組織に貢献できなくなることがあってはなりません。


How Office Control Freaks Can Learn to Let Go | Harvard Business Review

Elizabeth Grace Saunders(原文/訳:佐藤ゆき)

  • ,,,, - By

    友清哲

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