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sakata  - ,,,,,,  10:00 PM

「受信トレイ新着0件」を目指すためにすべきこと

「受信トレイ新着0件」を目指すためにすべきこと

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IQTELL's Productivity Blog:メールの処理に時間を取られて効率が落ちるのはよくあることです。受信トレイをゼロに保つのは、夢のような話ですよね。最近は1通のメールの容量が大きくなるばかりで、来年はもっと大容量のメールが増えることでしょう。平均的な人は、1日に115通ほどのメールを受信するといわれています。これは、1日に2.5時間もメールを書くのに費やしていることになります。メールの分類や読むために2~3時間かけていると考えるのが妥当でしょう。

言葉は悪いですが、言わせてもらいます。「こんなのやってられない!」。半日がメールの処理で潰れることになります。これが普通の生活でしょうか?

この現実をどうにかする対策を考えましょう。



まず、メール中毒であることを自覚せよ


間違いなくメール中毒の人は存在します。このような人は日々の活動のゴールや目的を見失いがちです。「未読メール」があるおかげで、メールを読み飛ばすことができません。これは効率性の大敵です。唯一の解決法は、メール中毒をやめること。始めは難しいかもしれませんが少しずつ始めましょう。

メールはチェックしなければいけないので、完全にやめることはできません。ですが、メールのチェックを1日2回だけに制限しましょう。メールよりも大事なことに集中する時間を作るのです。メールを「整理する」ことと、「返信する」ことは異なります。受信メールをすべて片付けなくてもいいのです。

2秒ごとにしていたメールのチェックを、急に4時間ごとに行うのは難しいですよね。だから「今月末までに1日2~3回のみメールをチェックする」といった目標を立てましょう。ゆっくり始めればいいのです。まずは15分、そして30分と。中毒を制限できるまで小さな目標を達成していきます。

こんな声が聞こえてきそうですね。「緊急性の高いメールは? 誰かが私を必要としている。重要なプロジェクトが...」これらは次のようにすると解決されます。「1日に2~3回しかメールをチェックしません。緊急時は電話してください。メールは後で読みます」といった内容の文章を署名の下に添えるか、自動返信されるよう設定しましょう。


異常な行動をやめる


メール中毒をやめられたら、次は他の異常な行動とも戦うときです。あなたはメールタグ、フォルダ、サブフォルダをいくつ持っていますか? メール中毒の経験者として暴露しましょう。私は、かつて130ものラベルを作っていました。こんなに多くのラベルやリストを管理していると、効率性が落ちてもおかしくありません。そんな私をDavid Allenが救ってくれました。今、私に届くメールが行き着く先はたった6つのラベルです。


  • ゴミ箱(一番のお気に入りです)
  • アクション
  • プロジェクト
  • いつか読むもの
  • あまり重要ではないもの
  • 参照


130が6に。これだけで十分です。


唯一の「幸せな場所」


メール管理のためのいろいろなアプリがあります。カレンダーやタスクリスト、Evernoteのようなアプリなど。たくさんの情報が行きかい、ある情報をあるべき場所に持っていくために、たくさんクリックしなければなりません。

「EZ Email」というアプリはいかがでしょう? 1回クリックするだけで、すべてのメールを管理できます。1回の「マジック」ボタンで、タスクや締め切り、リマインダー、アーカイブを設定してくれます(そして受信トレイ0件を目指しましょう)。これはひとつの例です。このアプリには他にも多くの「マクロ」と呼ばれる「マジック」ボタンがあります。

IQ TELLがあると、全てが1つの場所にまとまります。メール、カレンダー、タスク、プロジェクト、参照情報...すべてが「幸せな場所」へ。さわりに下記のビデオをご覧ください。トライアルの期間、メール管理に費やす時間が90%減ったという結果が出ました。

あなたがとても忙しい人なら、60秒のこのビデオをチェックしてみてください。



他にも6分のビデオもあります。



How to Reach Inbox Zero: Addiction, Insanity, the Cure|IQTELL's Productivity Blog

Haim Pekel(訳:駒場咲)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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