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年吉聡太  - ,,,,,,  11:00 AM

新米リーダーの選択肢:成果を上げるチームを作るためのコミュニケーションツール選び4つのポイント

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新米リーダーの選択肢:成果を上げるチームを作るためのコミュニケーションツール選び4つのポイント

コミュニケーションツール


特に若いリーダーがチームを率いるときに陥ってしまいがちなのが、成果を焦るあまり自分でタスクを抱えてしまうこと(経験の浅いメンバーが多いチームであればなおのこと、でしょう)。リーダーが自ら率先して事にあたるのは、姿勢としては素晴らしい。しかし、「自分でやったほうが早い病」に陥っているとしたら、改善が必要です。

まず意識すべきは、リーダーは必ずしも「完璧なプレイヤー」である必要はないということ。必要なのはチームで成果を出すための環境づくりであり、そのために不可欠なのが「チームコミュニケーションの活性化」です。

では、伝達ミスや勘違いを避け、より創造的なアイデアを育てる環境をつくるために活用すべきコミュニケーションツールは、何を基準に選ぶべきなのか。60万人以上の利用者を誇る無料グループウェア「サイボウズLive」を手がけるプロダクトマネージャー、丹野瑞紀さんにお聞きしました。


基準その1:全員がコミュニケーションに参加できるか


──基準はいくつかあると思うのですが、まず挙げるとすると、どんなものがありますか。

丹野:そうですね、大前提として、メンバー全員が"使いこなせる"コミュニケーションツールを選ぶ必要があります。「自分が使えるのだから、みんな使えるだろう」は大きな落とし穴、なんですね。

ITリテラシーとチームへの貢献度は必ずしも比例しません。たとえば「ITは苦手だけど、顧客の課題については誰よりも詳しい」といったメンバーもいるでしょう。そうしたメンバーがオンラインのコミュニケーションに無理なく参加できるようになれば、経験や知見をチーム「全員」で共有できます。

ITリテラシーについての顕著な例が、"ガラケー"です。スマートフォンユーザーが携帯電話の全保有者の5割を超えたともいわれていますが、逆の見方をすればまだ5割近くがガラケー(フィーチャーフォン)のユーザーです。メンバーにガラケーユーザーがいるなら、ガラケーからでも利用できるかどうか確認するべきでしょうね。


──ITリテラシーはもちろんですが、忙しく作業を進めるメンバーにとっては複数のツールを使い分けるのも、意外にストレスです。

丹野:たとえば連絡のやり取りは「ツールA」で、ファイル共有は「ツールB」、スケジュールは「ツールC」...といったようにツールが複数に分かれていると、それぞれのツールでアップデートされた情報について行けないメンバーが出てきますね。

解決策は、単純ですが「使い分け」をなるべく避けること。最小限のツールで情報共有が完結するようにした方がいいでしょう。


基準その2:ツール上での指示が「消化不良」を起こしていないか


──メールでの情報共有の場合に起こりがちなのですが、「伝えたつもり」になってメンバーが指示を十分消化できていなかったという事態をよく経験します。こうしたトラブルを避けるにはどうすればいいでしょうか

丹野:ツールに求める機能には、「伝えやすさ」だけではなく「振り返りやすさ」も考慮すべきです。

というのも、与えられたタスクに対して、過去の指示内容を何度も確認しながら作業をすすめた経験に心当たりのある人も多いと思います。つまり、どんなメンバーでも、リーダーの指示をその場で100%理解することは難しいものです。だからこそ、これまでどんなやりとりをしてきたか、つど確認できると都合がいいわけですね。


──「伝えやすさ」を追求するあまり、最近だと、メールだけでなくチャットアプリなどが便利でよく使用することがあります

丹野:確かにスマートフォンのメッセンジャーアプリやチャットツールは、瞬発力が必要とされるコミュニケーションにはとても便利です。ただ一方で、ひとつのタイムラインで短文のやりとりを繰り返すため、過去に交わした内容を振り返りづらいという欠点が、どうしてもありますね。


基準その3:安心して情報発信できているか


──とはいえ、とりあえず送っておけばいい、というような"既成事実"としての情報共有にもよく出くわします。プロジェクトごとにメーリングリストをつくって、更新された情報を一斉送信する、というような...

131027cy02.jpg丹野:そうですね。メーリングリストも、チーム内で簡単に情報共有できるツールとしてよく使われています。ですが、創造的な議論に向いているとは言えません。たとえば参加メンバーを把握しにくいメーリングリストには、率直な意見を書き込めないのでは?

送信したメッセージを誰が読んでいるか分からない状況では、活発な意見交換は望めません。情報を誰が閲覧できるのかはっきりと分かっている場の方が、情報発信に対する心理的な敷居は下がります。


──参加者が誰なのか明確な方が、コミュニケーションは活発になる?

丹野:ええ。ビジネス上のコミュニケーションでは、情報の公開範囲について特に注意が必要です。SNSをはじめ手軽にグループをつくって情報共有できるツールはたくさんありますが、便利な一方、設定次第ではチームメンバー以外に対しても情報を開示してしまう可能性があります。結果的に思わぬ情報漏洩事故に繋がるという、もっとも避けるべきリスクが生じることだってあるわけですから。


──チームメンバーだけでコミュニケーションできる場づくりは、セキュリティの観点からも有効に働くということですね


基準その4:メンバーの息抜きの場を奪っていないか


──とはいえ、やっぱりFacebookメッセンジャー、便利なんですが...。何しろスピードが速い。

丹野:確かに最近ではFacebookメッセージで仕事上のやりとりをする、という人も多いですよね。スタンプ機能も便利で、文字だと伝えにくい感情をスタンプで伝えることができ、メンバーとの距離感を縮めるのに役に立ちます。

ただ、問題は先ほどお伝えした「振り返り」についてのものだけではありません。「ソーハラ」(ソーシャル・ハラスメント)などといった言葉が話題になっているように、仕事とプライベートを分けたいと考えるメンバーの息抜きの場を奪うことにならないか注意する必要があります。


──息抜き、ですか。

丹野:ええ。メンバーとのコミュニケーションを円滑にしようというリーダーの意図に反して、逆にメンバーはストレスを感じている可能性もあります。メンバーがプライベートで使っているツールはあえて避ける、という選択も重要ですよ。


これからの働き方にフィットするツール


いわゆる「リーダー論」は多くの書籍やサイトで語られていますが、共通して求められているのは、「グループに指針を示し、最大の効果を生むアクションを実践できる計画や仕組みをつくること」。そしてそのサイクルをしっかり継続させていくことです。

部署を超えた仕事の進め方や、物理的にメンバーが離れた場所で働くワークスタイルが、一般的になろうとしています。そんななかで創造的な議論を生み出すことにつながるツールをいかに選び取るか。それも、リーダーの役割といえるかもしれません。


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サイボウズLiveについては、ライフハッカーでもこれまで何度か取り上げていて、実際にプロジェクト単位で情報を共有するのに重宝しています(「ライフハッカー的『無料グループウェアの選び方』」)。僕たちがこのサービスに共感するのは、徹底して「誰でも使える」ように作り上げられていること。「グループウェア」専業の信頼に裏打ちされた機能の数々は、以下のリンク先でも確認できます。


サイボウズLive

(ライフハッカー[日本版]編集部)
Photo by Thinkstock/Getty Images.


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