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堀込泰三  - ,,,  06:00 PM

あなたが頼んだ仕事をどうして相手がうまくやってくれないのか、その理由と対策

あなたが頼んだ仕事をどうして相手がうまくやってくれないのか、その理由と対策

信頼できない相手にうまく仕事を依頼できない理由


Lifehacker編集部御中

仕事でもプライベートでも、誰かに何かを依頼しなければならないことがあります。本来、人に何かをやってもらえるのは素晴らしいことのはずですが、中途半端なレポートやいい加減な洗濯など、十分な仕事をしてくれない人もいて......。全部を自分でやるわけにもいかないし、かといってこれらの人と付き合わないわけにもいかないし、いったい私はどうしたらいいのでしょう?

「猫の手は借りたくない」より


猫の手さん、お問い合わせありがとうございます。

誰しも、仕事の委任が必要になるときがあります。アシスタントへの仕事の依頼、学校のイベントでの作業などのほか、友達や家族で仕事を分担することもよくあるでしょう。しかし、頼み下手の人が多いのは事実。実は、委任とは芸術であり、習得が非常に難しいスキルなのです

委任した相手がその仕事に向いていないこともよくあります。つまり、良い結果が返ってこないからといって、その人の能力や性格の問題であるとは限らないのです(そうである場合ももちろんあるのですが)。そこで、あなたが頼んだ仕事をどうして相手がうまくやってくれないのか、その理由と対策を考えてみたいと思います。



■あなたの意図が伝わっていない


あなたの意図が伝わっていない


仕事を委任するには、アウトプットの最終形、目的、守るべき注意点などをしっかりと伝えておく必要があります。これを怠ると、災難が待っています。

求めている最終形の姿を明確に提示するほど、良い結果が得られます。例えば、我が子に部屋を掃除させたいとき、ただ「掃除しろ」というだけでは不十分。それよりも、「脱いだ服は洗濯カゴ、本は本棚、床には何もないように」と、アウトプットの姿を具体的に提示した方がいいのです。その最終形に至るまでのプロセスは、子どもに任せておくのがいいでしょう。

同様に重要なのが、依頼主であるあなた自身が、自分の希望を明確にしておくこと。例えば、どんなバケーションを送りたいか自分でも決めていないのに、パートナーにバケーションの計画を頼むのはやめた方がいいでしょう。また、目的や具体案がないままに職場の同僚に大手テック企業の調査を依頼するなんてことも避けておいた方が無難です。

私は、生活の一部をアウトソースするのに、「Fancy Hands」というサービスを使っています。ほとんどの場合が時間節約につながるのですが、逆の結果になってしまうこともあります。でも、そうした面倒な事態を招いている理由はたいてい、私が要求を詳しく伝えなかったから。例えば、バーチャルアシスタントに病院の予約をしてもらうのに、保険証番号を伝えなかったという具合です。

相手の立場に立って、どんな質問やリソースが必要になるのかを想像してみましょう。著者・起業家・エンジェル投資家のティム・フェリス氏は、自身のブログ「Ramit Sethi」において、アシスタント向けに百発百中の明確なメールを書くためのテンプレートをたくさん用意しています。これを見るだけでも、あらゆる状況において明確なコミュニケーションをとるための技術をマスターすることができますよ。


■「細かい」指示だととらえられている


明確な指示を出すことは「細かい」こととは同義ではありません。「細かい」とは、仕事のプロセスをいちいち指示して、自分だったらこうするということまで教えることを指します。細かく指示されていると感じると自信を喪失し、結果としてパフォーマンスも下がり、さらに細かい指示が必要になるという悪循環が始まります。Harvard Business Reviewでは、この状態を失敗確実症候群Set-Up-To-Fail Syndrome)と呼んでいます。

これは例えば、パートナーに夕飯を作るように頼んでおきながら、肩ごしにすべてを見張り、どのタイミングでどのスパイスを入れるのかなど、いちいち指示を出すような状態のことを指します。言うまでもなく、相手は2度と料理をしなくなるでしょう。

ただし、放置することとコントロールを諦めることの間には微妙な差があります。つまり委任とは、非常にバランスを要する行為なのです。タスクの意図を伝えることに注力し、その達成方法は、相手に考えさせてください。言い換えると、具体的な手順ではなく、責任を委譲するのです。

それが済んだら、あとは定期的にチェックをしながら、相手に質問や心配事がないかを尋ねます。MicrosoftでWindows7の開発総責任者であったスティーブン・シノフスキー氏は、例えば軌道修正ではなくフィードバックを与えるなど、細かい指示を出さずに効果的に仕事を委任する方法を数多く「LinkedIn」に記しています。


物事は必ずしも思い通りに進むわけではありません。何かあったとき、マネジャーは「早く何とかしなきゃ」モードになってしまいがちです。でも、この種の修正は、委任することの利点を台無しにするばかりか、相手の権限とやる気を奪い、マイナスに働いてしまいます。物事がうまく行かないときこそ、誠実なフィードバックと双方向の対話が必要なときなのです。


■相手の経験・スキル不足


相手の経験・スキル不足


いつだって適任の人を選ぶことが賢明な判断ですが、たとえ自分でやった方がいい結果が期待できる/速い/簡単な場合でも、委任を避けるべきではありません。未経験者や新人には、練習が必要なのです。その場合、最終的には大きなプロジェクトにつながる、小さなタスクから少しずつ委任してみましょう。ライス大学の資料には、このように書かれています。


新しいスキルを必要としないような仕事でも、学習機会を提供することは可能です。小さく始めて、少しずつ委任する仕事量を増やしていくことで、従業員の自信や習熟につながると同時に、自分の負荷を減らしていくことができるようになります。


できるだけ多くの支援とリソースを与えましょう。相手が慣れるまでは、期待値を少し低めに設定しておくことも必要です。自分でやった方が速いと言わずに、長い目で見ればいつかは自分の負担が減ることを思い、最初は大きく構えていてください。

また、目標やその一部を達成したら、惜しみなく褒めましょう。仕事にプライドを持ちたくない人はいないはずです。再びライス大学より。


研究によると、人は期待次第で大きくも小さくもなります。あなたのサポートと自信が、どれだけ従業員の成功につながるかを理解しておいてください。逆に、言葉にしなくても、あなたの躊躇や自信不足がどれだけポジティブな成果を奪うかも理解しておきましょう。


■相手のモチベーション不足


世の中には、「姿を見せない」人や怠慢な人がいるものです。相手が怠けているのであれば、あなたにできることはほとんどありません。次のステップに進んでください。しかし、単に「当事者意識」が欠けているために興味がないだけということも考えられます

The Art of Manliness」には、相手に意志を持って仕事を受け入れてもらえる依頼の仕方が書かれています。


誰かにタスクを委任したときの反応は、怒りと誇りの2つに分かれます。確実に後者の反応を得るためには、誰もがあなたがやるべきだと思うような責任を委任しないことです。人に委任するのは、あなたがどうしてもやらなければならない別の重要なタスクがある場合だけにしておきましょう。つまらないという理由だけで委任するのはNGです。私は、「できれば自分でやりたい」と思うこと以外は人に頼みません


タスクを委任するとき、その相手が適任だと思った理由を伝えるようにしましょう。感謝の気持ちをもって依頼すれば、相手は必要とされている感覚と目的意識を持ってくれるはずです。

定期的なフィードバックとポジティブなサポートに加え、共有のプロジェクト掲示板(チェックリストやホワイトボードなど)を利用することで、皆の意識を保つことができます。


■相手が適任でない、または向上の意志がない


これまでのヒントは、上手に依頼してタスクを委任する方法でした。しかし、相手の努力不足またはスキル不足でタスクを遂行できないこともあります。大目に見ることに疲れたら、残る選択肢は3つ。


  1. 相手の能力に見合った別のタスクを与える
  2. 期待値を下げる
  3. 縁を切ることができない相手なら、ひどい仕事による被害を最小限に抑える


例えばルームメイトの皿洗いがひどければ、あなたの掃除の役割と交代する、割り勘でディッシュウォッシャーを買う、それぞれが自分の皿を洗うというルールを作るなどの方法が考えられます。学校のグループに、リサーチが苦手だけれどスピーチに秀でたメンバーがいるのであれば、適任の仕事を与えるといいでしょう。「HBR」によると、


(『7つの習慣 成功には原則があった!』の著者、スティーブン・コヴィー氏は、)委任の力は、相手の情熱にかかっていると強調しています。「部下一人ひとりが最高の能力を発揮でき、かつ最もやりたいと思えることを見つけることです。それができたら、あとはそれぞれに固有の能力と情熱を、仕事のニーズと結びつけてください。情熱がある人への監督は不要です。自ら問題に対するクリエイティブな解決策を生み出してくれるでしょう」


責任を委譲することで、利益よりも多くの困難がもたらされることもありますが、通常は関係者全員にとっていいことの方が多いのではないでしょうか。タスクの割り振り方を見直して上記の問題に対処することで、驚くほどの結果が得られるかもしれません。

以上を参考に、猫の手も上手に借りて、あなたの負担が軽くなることをお祈りしています。


Lifehacker編集部より


MELANIE PINOLA(原文/訳:堀込泰三)

Photos by CollegeDegrees360, philcampbell.

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