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itou  - ,,,  06:00 PM

ノー・モア・ダラダラおしゃべり! 会議を脱線させないための4つのやり方

ノー・モア・ダラダラおしゃべり! 会議を脱線させないための4つのやり方

会議を脱線させない方法


Inc.:最後に有意義な会議に参加したのはいつですか? はっきり言って社内会議のほとんどは苦痛に満ちた時間の浪費です。座っておしゃべりを続ける人間たちのために、企業はお金と時間を失い続けるのです...。

もちろん、会議がすべて悪とは言いいません。会議という形でしか成立しないコミュニケーションもあります。では、どうすれば会議をもっと生産的にできるのか? 以下に、4つのアイデアを紹介します。



【1】脱線する前に手を打つ

Smart Leaders, Smarter Teams』の著者Roger Schwarz氏は、米誌Harvard Business Reviewに寄稿した記事の中で、会議を脱線させない3つのコツを紹介しています。

まず第一に、会議の各パートの目的を説明し、合意を得てください。ほかの問題を扱うべきだと主張する人はこの段階で申し立てることとし、後から別の話題を持ち出すのを禁止します。

「もし、よその会議に呼ばれて、アジェンダも準備されていないときは、シンプルにこう尋ねてみます。『この会議の目的とテーマを確認する時間を少しいただけませんか? そうすればより有意義な話し合いができると思います』」と、Schwarz氏は言っています。

次のテーマに移る前に、意見や質問がないかを確認します。意見がある人には話す機会を与えてください。テーマごとにきちんと議論を終わらせることで、後から同じ話題が蒸し返されるのを防ぎます

誰かが議論を脱線させていると感じたら、まず、その発言の正当性を確かめてください。丁寧な口調で「あなたの発言はこのテーマとどんな関係があるのですか?」と尋ねてみましょう。あなたや周囲の人が予想もしなかった関連性が見つかるかもしれません。


【2】夕方5時に立席会議を開く

最近では立席会議も珍しくありません。誰もが帰宅したがっている夕方5時に立席会議を開けば、議論も脱線しにくくなります

以前、米Lifehackerにも読者からこんなコメントが寄せられていました:



私はかつて、週に1度の定例会議の議長を任命されたことがあります。会議はいつも1時間半から2時間もかかりましたが、成果はお粗末なものでした。20人いる参加者のうち3分の1は、無料で配られるドーナツがお目当てとしか思えませんでした...。

ある朝、お偉方の会議があり、いつもの会議室が使えなくなりました。椅子もすべてお偉方の会議に回され、使えませんでした(ドーナツもお偉方が持っていきました)。なんとその日、私たちの会議はわずか20分で終了したのです

その日以降、私は定例会議を小さな会議室で行い、椅子もドーナツも撤去しました。3週間もすると参加者は劇的に減り、予定した議題を消化しても15分か20分で終わるようになりました。そして、2ヶ月もすると参加者はわずか4人になりました。本当に必要な人だけが残ったのです。

結局、定例会議は私のオフィスで行われるようになりました。

立席会議のもうひとつの利点は、健康にもよいことです。米国心臓協会によると、米国の1億7千900万人もの大人と子どもが、太り過ぎか肥満だそうです。じつに人口の半分以上。いまや肥満が、企業の保険支出を増大させる主要因となっているのです。


【3】参加者の認識を合わせる

LinkedInは会議中のプレゼンを全廃しました。参加者が各自で資料を読めばいいからです。また、CEOのJeff Weiner氏は、言葉の定義を明確にすることの重要性を語っています:


言葉の定義のすれ違いから、会議が脱線するのをたくさん見てきました。例えば、同時通訳のヘッドホンなしの国連総会をイメージしてください。まさにそんな感じです。言葉にはパワーがあります。テーマに関連するキーワードやフレーズ、概念について、同じ認識をもってテーブルを囲むことが重要です。そのために時間を使うのは十分に価値があることです。


また、Weiner氏は、誰か1人に会議の先導役を任せるべきだと言っています。議論が脱線していないか、特定の人物が場を支配していないかに注意を払い、会議をコントロールする役割です。


【4】ルールを策定し、中立的な人物に議長を頼む

会議を脱線させるのは、話があっちこっち飛ぶ人、話がつまらない人、目立ちたがり、遅刻魔、なんでも反対する人、時間を無駄にする人、細かすぎる人だと、ニューメキシコ州アルバカーキーのコンサルティング企業、Seahawk Associates社の会長、Charlie Hawkins氏は言っています。

最初にすべきことは、「基本ルールの策定」だそうです。例えば、会議は定刻通り開始・終了すること、アジェンダに書かれている通りに優先度の高いテーマから議論すること、会議中に参加者同士が個別に話し合うのは禁止することを決めておきます。また、遅刻の常習者には、次回の会議の準備を義務付けてもよ
いでしょう。

誰かがテーマと無関係な話をしはじめたら、「アジェンダ通りに議論すると決めはずでしょう?」と指摘すればOK。また、テーマと関連性があるが、すこしずれる議論が始まりそうになったら、後で改めて議論できるよう、ホワイトボードなどに書きとめておきます。目立ちたがり屋には、タイムキーパーなどの仕事を与えると効果的です。

Hawkins氏は、穏やかな(しかし決然とした)介入をすることで、議論が対決的になるのを防ぐべきだと言います。また、議長には、部門長や利害関係者ではなく、中立な立場の人物が望ましいそうです。

しかし中にはどうしてもルールに従わない問題児もいます。一番いいのは、その人物を会議に呼ばないことです。それが不可能なら、その人の上司から、本人の問題行動について率直に話してもらいましょう。こうした直接的なアプローチは誰にとっても心地よいものではありません。しかし、それで会議における時間の浪費を防げるなら御の字です。


4 Ways to Keep People From Derailing Meetings |Inc.

Christina Desmarais(訳:伊藤貴之)

Photo via Shutterstock.

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