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印南敦史  - ,,,,  08:30 AM

「プロ外交官」が伝授する、5分で決まるメモ取りの6つのポイント

「プロ外交官」が伝授する、5分で決まるメモ取りの6つのポイント

仕事の大事は5分で決まる


仕事の大事は5分で決まる』(宮家邦彦著、幻冬舎)の著者は、51歳のときに27年間務めた外務省を退職し、父親の家業を継いで中小企業の社長となった人物。公務員を辞めて初めて、「役所の公務は半永久的に続くのに対し、実業界のビジネス・モデルには一定の寿命がある」ということを思い知ったそうです。つまりそれこそが「官」と「民」の根本的な違いであり、「民」の世界では他人と同じではだめだという考え方です。


これからの日本のビジネスパーソンは国際情勢の日々の様々な「エピソード」に惑わされず、一瞬にして「本筋」を見極めるための「大局観」を養うべきだと思います。(4ページより)

つまり本書では、大局観を持つために必要な著者なりのテクニックが紹介されているわけです。その中から第4章「発想力と発信力を高める『メモ術』と『プレゼンテーション術』の、「メモは発想力の切り札」に目を向けてみます。



1.発想の基本はメモ


著者の「発想」のすべては、人の話を聞いたり、本を読んだりして浮かんだ小さなヒントを丹念にメモするところから始まったそうです。いくつかの小さな発想が集まったところで、初めてひとつの仮説を作ることができ、そこから少しずつ人とは違う「大局観」のヒントが見えてくるのだとか。

このような知的プロセスを繰り返すためには、ふと思いついた興味深い発想をタイミングよく書きとめ、時間のあるときに何度も見なおすことが大切。「発想メモ」を「正しく取れるか、取れないか」で、「大局観」のあり方が大きく変わるそうです。(110ページより)


2.自分なりの「メモ術」を確立


「メモ取り」の最重要ポイントは、さまざまな情報を頭脳にインプットしたとき、ふっと自然に浮かび出てくる「おもしろい発想」をそのまま文字として「瞬間冷凍」しておくこと。蜃気楼のように浮かぶアイデアを消えないうちに記録できれば、それだけでいいわけです。(111ページより)


3.ゆっくり書く


メモはできるだけ丁寧に、ゆっくり書くことが大切。時間がないからと汚い字で書くと、自分でも判読できない「象形文字」になってしまうから。それを避けるためには、聞いたこと、考えたことをすべて書くのではなく、要点のみをゆっくり書くといいそうです。(112ページ)


4.主語と述語を正確に


メモ取りの最中は、「キーワード」を書くだけで充分理解したつもりになるもの。しかし、あとから読み返すと意味不明になっていることも少なくありません。大切なのは、メモといえどもキーワードだけではなく、短くても文章にすること。そうすれば、読み返したときに最低限の内容を「再生産」できるからです。

ただし、どうしてもキーワードの羅列しか書けない場合は、メモ取りが終了したら直ちにメモを見直すことが重要。著者の場合はメモを書いたペンとは違う色の筆記具で、メモの「キーワード」の間に主語と述語を補完し、文章として読めるようになるまで修正を加えるそうです。(113ページ)


5.メモとペンを枕元に


アイデアや発想は、突然頭に浮かぶもの。だからこそ、それを逃さないため、ベッドの枕元に必ずメモ帳とペンを置くといいそうです。突然新しいアイデアが浮かんだら、ベッドの中で「瞬間冷凍」してしまえばいいという発想です。(114ページ)


6.メモは1カ所に


メモ取りの最大の問題は、メモしても、メモ自体のありかを忘れてしまうこと。そこで著者が注目しているのが「クラウド」。ネット上のどこかに「要処理フォルダ」を作り、メモなどすべてをPDFや文書ファイルにして放り込んでおくわけです。(115ページ)


他にも「人脈術」「語学術」「交渉術」「プレゼンテーション術」「発想術」「情報術」「危機管理術」と、大局観を持つために必要なノウハウが記されています。「5分で決める」力を養うために、目を通してみてはいかがでしょうか?


(印南敦史)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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