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matsuoka  - ,,  06:00 PM

返信しない勇気もある! 時間を浪費するメール対応の方針を見直そう

返信しない勇気もある! 時間を浪費するメール対応の方針を見直そう

エージェント・スミスとEメール


99U:ソーシャルメディア時代とはいえ、仕事上のコミュニケーションの主流は、いまだ電子メール。企画や研究開発など、集中力と創造力を要するタスクに時間とパワーを充てたくても、増えるばかりのメールへの対応に追われてしまうこともしばしばありますね。

「受信メールにはすべて目を通し、必ず返信しなければ」と思い込んでいる律儀な人ほど、メール対応でパンク寸前になりがち。しかし、実は、メリハリこそ重要です。

メールを効果的に使いこなしている達人たちは、以下のようなことを実践しています



常に「付加価値の創出」にあたる


単に返信したい、相手のことを気にかけているという姿勢を示したい、お礼を一言伝えたい......このような動機でメールを返信するのは、付加価値の創造という、重要なタスクに充てるべき時間を無駄にするのみならず、他の人々にも、積極的にメールへの返信を催促するようなものです。

結果的に、やりとりする必要のないメールが増え、自身の受信トレイがメールで溢れかえることになりかねません。


返信に優先付けをする


返信不要メールや見知らぬ人からのメールは、気兼ねなく削除しましょう

仕事上、必須な機能をやり遂げる時間がないなら、種々雑多なメールへの返信は「ToDoリスト」から外すこと。こうすることで、返信メールのための入力作業が効率化されるのみならず、どんな答えを期待しているのかよくわからないメールに、どのように返信しようかと考える煩わしさから解放されます。精神的な余裕が生まれ、時間の節約にもつながりますよ。


記事や動画は「後で読む」


「ちょっとメールチェックしよう」というつもりでも、メルマガや動画、Podcast(ポッドキャスト)、調査結果などを見つけてしまうと、長時間、受信トレイに釘付けになりがち。

メールとうまくつきあっている人は、こういう状況に陥り、生産性が損なわれることを、よく自覚しています。メールに費やす時間を制限しましょう(メール時間の制限については、ライフハッカーアーカイブ記事「1回のメールチェックを『15分間』と決めると、効率良く時間が使える理由」もどうぞ)。

Gmailなど、ウェブメールを利用している人は、インターネットの利用時間を制限してくれるChrome拡張機能「Chrome Nanny」やMac向けソフト『SelfControl』などのツールを使うのも一法です。

また、動画の視聴や記事の閲覧、その他、情報収集や学習のための時間は、「あとで読む/観る」用のリストやフォルダに保存したり、Pocket(旧Read It Later)などの「あとで読む系」サービスを活用すると便利(あとで読む系のサービス比較については、ライフハッカーアーカイブ記事「Pocket・Instapaper・Readability:『あとで読む』系サービスの最新版を比較した」もご参考まで)。

つまり、受信トレイでやることはただひとつ、「返信が必要なメールに、返信する」のみです。


「24時間内に返信」を目指す


受信後24時間以内に返信すれば、プロフェッショナルとしての面目は保てますし、課題の多くは、返信を保留しているうちに、自分がいなくても解決されているものです。

本当に返信しなければいけないときと、対応できるフリをすれば足りるときとを、敏感に察しましょう。キャリア上重要なのは、やるべきことをやりきる力であって、必ずしも、メールに素早く返信できる能力ではありません


返信定型文を利用する


テキスト拡張ツールは、シンプルで定型的な返信をする場合、素早くメール返信するのにとても便利。『Myword』や『xType』など、使いやすくて安価なものが多いです。

いくつかの略字を入力するだけで、「ありがとうございます。よろしくお願いします。」とか「まずは拝読し、のちほどご連絡いたします。よろしくお願いします。」のような文に拡張できます。よく使う返信なら、段落全体のテキストを記憶させ、呼び出すことも可能。メールの返信が、数分単位から数秒単位へと短縮できます。


要検討メールの返信はToDoリストに加える


ひとつのタスクに45分充て、その後、少し休憩をとるのが、一般的にベストとされる仕事術(シングルタスクの効果については、ライフハッカーアーカイブ記事「ついマルチタスク偏重になりがちなアナタへ、改めてシングルタスクのススメ」なども参考まで)。

このほか、ポモドーロ・テクニックや、90分の「集中タイム」を設ける生産性向上メソッドなど、様々な時間管理術がありますが、いずれにしろ、要返信メールの作成に時間がかかりそうなら、まず「ToDoリスト」にこのタスクを加え、後でやりましょう。こうすれば、受信トレイを素早く整理し、元の仕事に戻って集中できます。


(可能ならば)メール以外の手段で対応する


メールで長々と返信することになりそうなら、相手のデスクまで出向いて直接話したり、電話した方が手っ取り早いことも。メールで延々と議論しているうちに1日が終わってしまうような問題も、たった5分の会話で好転することがあります。とりわけ、感情的な問題やコミュニケーションの行き違い、複雑な状況があるときは、メール以外の手段で対応することを考えましょう。


このほか、効果的かつ効率的なメールの活用法については、ライフハッカーアーカイブ記事「大量のメールに悩まされているアナタに贈る10のメール整理術」や「Digg創業者が伝授、大量のメールに対処するための5つのコツ」も合わせてどうぞ。

How Effective People Handle Email|99U

Elizabeth Grace Saunders(訳:松岡由希子)
Illustration: Oscar Ramos Orozco

  • ,,,,, - By

    香川博人

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