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佐藤ゆき  - ,,,  11:00 AM

便利でも使えなきゃ意味が無い! 制限の多い職場で生産性を上げる方法

便利でも使えなきゃ意味が無い! 制限の多い職場で生産性を上げる方法

便利でも使えなきゃ意味が無い! サービスが制限されている職場で生産性を上げる方法


生産性アップを目的としたアプリケーションは山のように存在しています。しかし、職場によっては使用できるものが制限されていることだってあるでしょう。

勤め先の情報管理部門を説得してまで、EvernoteやChromeアプリを使う許可を得るのは大変です。今回は、既存のアプリケーションやツールを活用しつつ生産性を挙げるための方法をご紹介します。



Microsoft Officeを最大限に活用する


使用できるアプリケーションが厳しく管理されている職場にいる場合、Microsoft Officeが、EメールにはExchangeが採用されている確率が高いでしょう。

もちろん他に目を向ければ、もっとアプリケーションが存在することも確かですが、OfficeにもToDoリストをうまく管理できる機能が付いていますし、Exchangeでだって簡単にメールを整理することができます。以下に、Officeの便利な機能を紹介しましょう。


「メモをとる」「ToDoリストを管理する」にはOneNoteを活用する

「メモをとる」「ToDoリストを管理する」にはOneNoteを活用する


OneNoteはメモをとるのに最高のツールです。Microsoft Officeが職場のコンピュータにインストールされているのであれば、OneNoteも入っているかもしれません。

ちょっとしたメモをとる、すばやく要約をまとめる、ToDoリストを使う、ブレインストーミングをするといった際に便利です。また、他のOffice系ソフトに比べると、簡単に機能や操作方法を覚えることができます。


テンプレートを使って、ONeNoteを最大限に活用する

MicrosoftはOneNoteのテンプレートを数多く提供しています。プロジェクト管理表から、議事録、グループプロジェクト用のタブ付ノートまでさまざまなノートを作成できます。カレンダーのテンプレートを使えば、スケジュール管理も可能です。


便利なプラグインを追加する

職場のPCにプラグインをインストールすることができる場合には、『Clip to OneNote』をインストールしてみてください。Chrome、Firefox、Operaで使える拡張機能です。この拡張機能を使えば、ブラウザ上の情報を簡単にOneNoteに保存することができます。

また、『OneTastic』も非常に便利なOneNoteのプラグインで、これを追加すると、検索や置換など、よく使う機能がマクロで組み込まれている高機能のカレンダーテンプレートを使用できます。

便利なプラグインを追加する


あらゆるデータをOneNote上で保存する

OneNoteの描画ツールを使えば、ペンや図形でイラストや文字を書くことができます。 また画像に文字が含まれている場合、右クリックで「画像からテキストをコピー」を選択すると、テキストを抽出することができます。

マルチメディアの保存も可能です。オーディオを記録したり、WEBカメラからビデオを録画したりできます。記録した全てのデータにはタグを付けられるので、検索も簡単です。


スマホやタブレット端末からOneNoteにアクセスする

OneNoteはiPhone、iPad、Androidからでも利用可能です。職場でSkyDriveへのアクセスが可能であれば、SkyDriveへ同期したノートやメモへ、スマホやタブレット端末でどこからでもアクセスできます。


Outlookをあなたの意思に従わせる


Outlookは生産性を高めるために使うのであって、逆にOutlookに使われてはなりません。メールの受信通知音が鳴るたびに受信箱をチェックするのではなく、自分にとって最適に機能するようにカスタマイズして、必要なときにだけ通知を受けるようにしましょう。


Outlookをあなたの意思に従わせる


Outlookを活用して、自分の時間を確保する

デフォルトの設定よりも長い間隔でメールをチェックするようにOutlookで設定すれば常に受信箱に入ってくるメールの処理に追われることなく、集中して仕事に取り組むことができます。緊急の案件のときには、メール以外の手段で連絡をとってもらうよう、周囲には伝えておきましょう。

カレンダーには実際に仕事をする時間だけでなく、休憩時間も入れましょう。そうすることで、他の人があなたのスケジュールを会議などで埋め尽くすことがなくなります。


Outlookを活用して、自分の時間を確保する


クイックパーツを活用して、入力時間を大幅に削減する

文字入力補助ソフトを使えば、入力時間を何時間も節約できることはご存知ですよね。もし入力補助機能をインストールすることが許可されている場合には、Outlookの「クイックパーツ」を入れてみてください。

メールで同じ文言を繰り返し使うときは、その文言を選択して「挿入」タブからクイックパーツとして保存します。ツールバーにクイックパーツのボタンを追加しておけば、その後Eメールを作成するときに登録した文言を簡単に使用することができます。


メールの配信タイミングの設定を活用する

配信タイミングの設定は、Outlookの優れた機能の一つです。新規メールを作成するときに、「オプション」タブから設定しましょう。決まった時間にメールを送りたいときに便利ですし、送信前にメールをキャンセルすることもできます。返信のメールを書いたけれども夜中の午前2時に送信したくない、なんてときにも使える機能です。


メールの表示ルールを設定して、重要なメールを見つけやすくする

Outlookの表示ルールを設定することで、重要度の高いメールを見逃さないようにできます。「表示」タブから「現在のビュー」を選択すれば、そこから表示ルールを設定することができます。たとえばわたしは、直接個人宛に届いたメールは赤く表示されるように設定しています。

また、以前紹介した『ToutApp』も受信箱の整理に役立ちます。


ポータブルアプリケーションを活用する


ポータブルアプリケーションを活用する


お気に入りのアプリを職場でも使いたい場合には、USBメモリやスマホに入れて使用できるポータブル版が便利です。

ただ、職場によってはUSBメモリの使用が制限されているかもしれませんので、ポータブルアプリケーションが使用可能かどうか事前によく確認しておくのを忘れずに!

ポータブルアプリケーションは安定していますし、インストールによって多くのファイルがコンピュータ上に残る心配もありません。

特におすすめはDropboxのポータブル版である『DropboxPortableAHK』や、『AutoHotkey』、『FocusWriter』などです。

お気に入りのアプリケーションのポータブル版が存在しないときには、ちょっとリサーチしてみると、オープンソースのクローンアプリケーションが見つかるかもしれません。たとえば、LinuxベースのEvernoteクライアントである『Nevernote』もその一つです。


自分のスマホやタブレット端末を使う


自分のスマホやタブレット端末を使う


職場のPCに入っているアプリケーションの使い心地が悪い、さらに使えるポータブルアプリケーションも見つからないという場合には、自分のスマホやタブレット端末を仕事に使用するという手段も検討してみてください。

最新の優れたToDoアプリやツールは、通常モバイル端末でも使用可能です。ですので、仕事中にスマホをただ充電しっぱなしにするのではなく、生産性向上ツールとして、活用してしまいましょう。ToDoリスト、タイマー、カレンダー上に登録した予定の通知などに活用できます。スマホが小さすぎる場合にはタブレット端末の使用を検討しましょう。

タブレット端末にはさまざまな種類がありますが、iPadもしくはNexus7は特に生産性を上げるのに使える機能がそろっています。

どこから始めればよいか分からないという方は、こちらの記事を参考にしてみてください。


紙のノートとペンなど、アナログのツールを活用する


紙のノートとペンなど、アナログのツールを活用する


まだまだ紙のファンは多いですし、優れたノートは作業の整理、生産性の向上に役立ちます。紙のノートユーザー向きの生産性向上テクニックも存在します。

プロジェクト管理用ノート、他の書類を入れるためのポケット付のノートなど、仕事のスタイルに合ったノートを使えば、仕事の効率が格段にアップするはずです。

仕事中に書いたノートを、あとで自宅からオンラインに同期させれば、全ての情報をしっかりデータとして保存することもできます。

また、特別なツールを使わない生産性向上テクニックの活用も検討してみましょう。たとえば、25分毎に時間を区切って仕事をするポモドーロ・テクニックが、仕事をこなすのに有効であれば、必要なのはアプリやノートではなく「タイマー」です。

周囲を気にせずに自分の仕事のスタイルや環境に合わせたテクニックを選ぶことが大切です。自分に合う方法が、アプリケーションや特別なツールを必要とせず、ポストイットやホワイトボード、ペンと紙のノートで十分足りるという場合には、それで良いのです。


Alan Henry(原文/訳:佐藤ゆき)

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