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rhyeh  - ,  06:00 PM

やるべきことをちゃんとやるための時間管理5つのヒント

やるべきことをちゃんとやるための時間管理5つのヒント

会議は15分刻みで


inc:何か新しいことを始めるのに、タイミングが変わるのを待つ必要はありません。すぐに実行するためには"やり方"があるのです。

「起業家がどうしても手に入れることができないものそれは『時間』である」 。私は下積み時代、よき相談相手からよくこう言われましたが、いままさにその通りだと感じます。

妻であり娘であり、LearnVestのCEO兼創立者でもある私のスケジュールはシンプルそのもの。いかに時間を管理することを学んだか、紹介します。


若かった頃は、できるだけ"気持ち"で乗り切ることでタスクを手短に終わらせようとしていました。外に着ていく洋服を準備するにも夕食にもシャワーにも、15分かけず済ませていたものです。しかし、もちろん今では、こんな作戦を使わずにスケジュールを把握することができます。時間を増やすことはできない。だからこそ有効に使わなければならないのです。


1.ミーティングは15分刻みで設定する


騙されたと思って試してみて下さい。

個人的に、時間は全て15分ごとに区切られていると思っています。ほとんどの人はきっと30分刻みで考えていると思いますが、 時間を多くとると無駄にしてしまうことに気が付きいたのです。

もちろん多少余分な時間がかかるタスクもあるので、ミーティングに30分必要なのであれば30分がかかります。しかし、もともと私はそこまで長時間のミーティングをスケジュールしません。


2.ToDoリストをアップグレードする


カレンダーや労働時間を基準に優先順位を決め、仕事のサイクルを作るのは簡単です。

日曜の夕方や月曜日の朝、自分自身に「この時間を使ってできる一番効果的なことは何か」と問いかけます。たくさんの人がたくさんの塊をひとつのスケジュールやリストに入れ込みがちですが、ここでは一歩先に進んでその予定の塊を3つのグループに分けましょう(たとえば、職場や自宅などで終わらせなければならない重要なことを3つ書き出します)。そしてそれにさらに早く終わらせるべき順に並べ替え、優先順位をつけます。


3.月曜日にミーティングをしない


1週間の始まりで頭をクリアにして集中できる状態にするために、私は月曜日の朝8時から午後2時までの間はひとつもミーティングを入れません。

生産性のことになると、人は、優先順位ではなく、目先のことばかりに集中しがちです。 それは時間活用の観点から見ても良いことではありません。たとえば7時間もかかるタスクなんて言われると考えるだけでゾッとしますが、会社にとっては一番重要なものかもしれませんし、時間を一番有効に活用できるかもしれません。それにより、私はいつもそのようなタスクを月曜や水曜日などの週の初めに終わらせるようにしています。もしほかにより重要な何かが舞い込んできたら、それに合わせてスケジュールを前倒しにします。


4.カレンダーを崇拝しすぎない


先に決まっている予定に従うのは簡単です。しかし、より重要なことが飛び込んできたら、本来のスケジュールにこだわらずに対応すべきでしょう。とはいえ予定の時間は守らなければならないので、ときには「外注」も視野に入れましょう。

私はもし週末に終わらせるべきことがあるとしても、私は時間を使いたくないので、それを外注します。さらに、7つの別々のカレンダーを使い、全てのスケジュールを管理しています。自分用のカレンダーや社用のカレンダーなどを用意し、分かりやすいように全て色分けしています。そして詳しく書かれたリストがクライアントが今いる場所とそのタイムゾーンまでを詳細に示し、ミーティングの準備を手助けしています。


5.賢く働く


職場にいる間は、人間ができる範囲でやれるだけの仕事をこなすことが大前提です。

会社のオフィスにいる時は、友達へメールやチャットを送ったりInstagramを開いたりすることはありません。インターネットはあなたを邪魔する存在であり、それを防止するには使わないに限ります。オンラインで買物することもなければ、日中、個人的なニュースレターを受け取ることもありません。

代わりに家にいる時や休みの日にお気に入りのメディアを開きます。もちろんそれらの行為でインスピレーションを受けることもありますが、そのインスピレーションは、昼下がりの午後仕事に集中すべきタイミングで受けるべきものではないはずです。


皆さんも、よい時間管理の方法をご存知でしたらコメント欄で教えて下さい。


Alexa von Tobel(原文/訳:Rhyeh)
Photo by Thinkstock/Getty Images.

  • ,,, - By

    庄司真美

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