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igarashi  - ,  10:00 PM

先送りしがちな仕事は「いつ・あえて・いっそ・逆に」を武器にやっつけろ!

先送りしがちな仕事は「いつ・あえて・いっそ・逆に」を武器にやっつけろ!

先送りする仕事のやっつけ方


この記事を読んでいるあなたは、きっと何かほかにするべきことがあるのでしょう。するべきことを「先送り」した経験は、誰にでもあるはずです。そんな時には、期限が近づくにつれて気持ちがどんどん重くなり、罪悪感を振り払うことができなくなります。そして、激しいパニックに背中を押されて、ギリギリのところでどうにか終わらせることに...。

今日は、その最後の段階についてお話ししようと思います。パニックの力を利用して生産性を飛躍的に高められれば、先送りの誘惑にムダに抵抗しなくてすむどころか、その習慣を役立てることさえできるようになるはずです。


警告:ここで紹介するヒントがもっとも効果を発揮するのは、先送りの癖はあるものの、たいていは期限までにどうにか仕事を終えられる人のケースです。先送りしすぎて、しょっちゅう締め切りを破ってしまう人の場合は、何が効果的なのか、正直わかりません。アデロール(注意欠陥過活動性障害の治療薬)でしょうか?


では、はじめましょう。



自分で期限を設ける


といっても、スケジュール管理アプリ『iCal』を使えと言っているわけではありません。そうではなく、上司やクライアントなど、あなたが責任を果たすべき相手に、仕事の期限を伝えるということです。

プロジェクトによっては、期限が設定されていないこともあり、そんな時にはいつまでもその仕事のことを気にする羽目になります。片づけなければならないのはわかっていても、期限がないのでなかなか手をつける気にならず、罪悪感だけがどんどん大きくなってしまうのです。

でも、うまく対処する方法があります。誰かに仕事を頼まれた時や、終わらせなければならないことがある時には、「いついつまでにお渡しします」と相手に伝えてしまうのです。その際には、きちんと守れる期限を設定する必要がありますが、あまり時間をとりすぎてもいけません。そして、自分で言ったことを忘れないように、決めた期限を書きとめておきましょう。

ストレスを感じるかもしれませんが、期限が決まってしまえば取り掛かれます。いつまでも仕事がToDoリストに居座り続けるようなことはなくなるでしょう。


スケジュール過多にする


「終わらせたい仕事があるなら、オフィスで一番忙しい人に頼め」と言われたことはありませんか? これは真理です。つまり、仕事を終わらせたいのなら、自分が一番忙しい人になれば良いのです。思い切って、ラクにこなせる以上の仕事を引き受けてしまいましょう。

全部片づけられるか不安になるって? 大丈夫です、その不安こそが生産性を高めてくれるのです。パニックから生まれるエネルギーを仕事に活かすようにしましょう。最終的には、自分でも驚くほどうまく仕事を片づけられるはずですよ。昼寝は、そのあとでゆっくりできます。


ギリギリまで手をつけない


あなたが筋金入りの先送り屋なら、頭と時間の大半を、するべき仕事が占めているのではないでしょうか。その状態に耐えられるなら、必要最低限の時間だけを使って仕事を片づけるスケジュールを組んでしまいましょう。

ご存じのように、必要に迫られればレポートを4時間で仕上げることも可能です。ですから、「レポート執筆」のスケジュールを提出期限の4時間前に設定して、それまではほかの仕事をするのです。これなら、ほかの仕事について考えながら、するべき仕事も期限までに片づけられます。

場合によっては、「本当に期限までに片づけられるだろうか...」と心配になって、予定よりも早く取り掛かってしまうという思わぬ利点も得られるかもしれません。どちらにせよ、これで任務は完了です!


期限があとのものから片づける


たとえば、4つのプロジェクトが同時に進行していて、どれも期限が明確に決まっているとしましょう(「期限が明確に決まっていない時はどうすればいいか」って? その場合は、第1のポイントを読み返してください!)。

4つのプロジェクトのうち、1つは4週間後、1つは3週間後、1つは2週間後、1つは1週間後が期限だとします。その場合、4週間後が期限のものから手をつけてみてください。つまり、期限があとのプロジェクトを最初に片づけるわけです。その次は、3週間後までの仕事に取り掛かります。

そんな風に逆から片づけているうちに、直近のプロジェクト ── つまり期限が1週間後のプロジェクトが切羽詰まった状態になってきます。そうなったら、その不安をエネルギーに変えて、直近のプロジェクトを片づけてしまいましょう。この方法を使えば、4週間分の仕事を1週間で終わらせることができます。もちろんすべて期限内に仕上がっていますし、おまけに3週間のオフも生み出せるのです!


もっと励ましが必要ですか?


では、私の例を紹介しましょう。この記事には特に締め切りはありませんでしたが、私は現在、3日後までに終わらせなければならない別の記事を抱えています。それでも、この記事を先に書いています。3日後までの記事の締め切りを破ったら、どんなひどい結果が待っているかわかりません(編集者からの叱責どころか、もしかしたら仕事をキャンセルされるかも...)。ですから、何が何でも間に合わせるはずです。こうすれば、2本の記事を1本分にあてた時間で書き上げられます。生産的でしょう?


先送りをうまく活用する


あなたのToDoリストには、「楽しいけれど急ぎではない仕事」が1つか2つはあるはずです。デスクの模様替えや、オフィス用品の注文、あるいはEメール署名の末尾にある「今を楽しもう」的な格言を削除して、もっとプロフェッショナルな印象にする作業かもしれません。どうぞ、そちらに取り掛かってください! 

数日後にしなければならないプレゼンのことをムダに心配したり、ついネットサーフィンをしてしまったりする時間を、本当にこなす必要のあるタスクに振り分けるのです。そうすれば、たとえ重要な仕事を先送りしているとしても、生産性を保てます。そして、プレゼンが間近に迫ってきたら、「まだ何も準備していない!」という不安を糧にして、手早く片づけてしまえば良いのです。


Nell McShane Wulfhart(原文/訳:梅田智世/ガリレオ)
Image remixed from Aleksandr Bryliaev (Shutterstock).

  • ,,,, - By

    友清哲

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