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印南敦史  - ,,,,  07:55 AM

無駄な会議はもうイヤだ! 見直すべきは、会議の「5つの目的」

無駄な会議はもうイヤだ! 見直すべきは、会議の「5つの目的」

課長の時間術


私が、「課長の時間術」を身につけたのは、「時間は、自らひねり出すしかない」という立場に否応なく身を置いたからに他なりません。開き直りにも似た気持ちからでしたが、そのおかげで、本当に時間をうまく使う方法が身についたと思います。
(「はじめに」より)


28歳のとき課長になったという『課長の時間術』(田中和彦著、日本実業出版社)の著者は、そう記しています。そして、限られた時間をいかに自分の味方につけるかを、常に考えてきたのだそうです。

そんな経験に基づく本書は、組織の長として、組織全体の時間をどうマネジメントしていくかについて書かれた、文字どおりの「課長の時間術」。第4章「『会議』のムダを徹底的に省く時間術」に目を向けてみましょう。



会議を見直す意志


会議は、参加する人たちの時間を奪うもの。1時間の会議に10人が出席するなら、その会議は10時間の価値がなければ見合わないことになると著者は言います。そして、見合わないと感じた会議は、思い切ってやめるか、やり方を見直すべきだとも。

ちなみに会議は大きく、情報共有型の会議(情報伝達・情報収集・結果報告など)と、問題解決型の会議(意思決定・意見調整など)に分けられ、さらに細かく見ていくと、目的としては参加者の交流、参加者の教育やスキルの向上、意思統一、一体感や帰属意識の醸成などが挙げられるそうです。それらに沿って目的を整理し、会議を見直す強い意志を持つことが大切だというわけです。(144ページ)


会議のタイプ


「会議上手」と「会議ベタ」の違いは、会議そのものの目的が明確になっているかどうかの違い。しかも会議は次の5つのタイプに分けられるといいます。


1.「決める」会議

取り上げられた案件についてなんらかの判断を下し、決めていく会議。「決める」ためには判断材料が必要なので、材料(状況説明の資料やデータ類など)を事前に配布しておき、出席者が内容をじっくり検討できるようにしておくことが望ましいそうです。


2.「伝える」会議

方針や決定事項などを伝えるための会議。一斉メールでは得られないメリットは、伝えたときのメンバーの反応などを受け止められるということ。よって同じ部署の人たちなどですぐに集まれるのなら、顔を合わせておくべき。ただし、さっと集まり、短時間で切り上げることがコツ。


3.「(情報を)集める」会議

各人の持っている情報を一カ所に集めるための会議。これもメールでの置き換えが可能ですが、部下から上司への情報の流れだけではなく、それを他の部下が聞いて、情報を全員で共有できるというメリットもあるとか。お互いに刺激を与えられるというわけです。


4.「(アイデアを)広げる」会議


ブレインストーミングなど、アイデアを出してもらうため、制約のない状態で、自由な発想をしてもらう会議。「相手の話を否定しない」「発言は質より量を重視」など、あらかじめブレスト会議に相応しいルールを確認してからスタートすることが大切。


5.「(モチベーションを)上げる」会議

方向性を全員で確認し、意思統一し、一体感や帰属意識を持ってもらうための会議。参加者に当事者意識を持たせるため、参加感を出すために発言の機会を与えたり、個人ごとにスローガンを発表させたりなどの工夫が必要。


このように、会議といってもタイプもやり方も多様。忘れるべきでないのは、会議を見直すとは、「やる、やめる」という議論だけではなく、会議のスタイルそのものを見直すことだそうです。(146ページより)


責任者を決める


「決める会議」のように中身を論議する会議は、責任者を決めた方が効果的。なお責任者にはいくつかの役割がありますが、なかでも必須は次の3つだとか。


  1. アジェンダ(検討議題)の作成(事前配布)
  2. 当日の議事進行(議事録もとる)
  3. 議事録の作成(事後配布)


また議題は、事前に出席者に配布しておくこと。それを見ることで、出席者が会議への心構えを持ち、議題に対する自分なりの考えをまとめておくことができるからだそうです。

「決める会議」で重要なのは、「つねにゴールを意識すること」。時間内に「決める」という姿勢が大事なのであり、時間をかけたから「決まる」というものではないからです。

「『課長』の時間術」だけでなく、「『部下』に結果を出させる時間術」「『上司』に振り回されない時間術」など、他の章でもさまざまな時間術がわかりやすく解説されています。時間の使い方に悩む課長は、読んでみると解決の糸口がつかめるかもしれません。


(印南敦史)

  • ,,,,, - By

    香川博人

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