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sakata  - ,  10:30 AM

毎日遅くまで働く人に必要なのは「しないことリスト」をつくること

毎日遅くまで働く人に必要なのは「しないことリスト」をつくること

タイムマネジメント


Dumb Little Man:通常の勤務時間、オフィスで働く人達はその日の仕事を終わらせようと忙しそうにしています。だけど夕方になってもまだ仕事が山積みであることがよくありませんか。主婦(夫)の人も、家事を終わらせるのに毎日走り回っていて、よくぼやいています。

いったい何が問題なのでしょう? 人々の努力が足りないわけではありません。皆さん一生懸命働いています。それよりも、もっと重要なスキルである「タイムマネジメント」が欠けているようです。

時間に追いかけられてストレスがたまっている自分に気付いたら、時間管理のスキルを向上させましょう。そのための秘訣をいくつかお教えします。



詳細な計画を立てよう


理想的な計画の立て方は、優先順位をつけることです。最初に終わらせなくてはいけないものと後回しにできるものを分けましょう。さらに大切なことは、一つひとつの仕事と、全ての仕事を終わらせるべきタイムリミットを設けることです。ただし、設定する前には十分考えましょう。やり終えるのに必要な時間を考慮し、予期しないことが起こったときのために、少し余裕を持って現実的なスケジュールを組むのです。

たとえば、報告書を書くための予定を組むときは、適切な情報を全て集める時間を見極る。必要な情報が時間通りに提供されないこともあるので、予備の時間を設けておきましょう。


始める前に次のことを考えよう


その仕事があなたに一任されているなら、十分な時間を確保できるか考えましょう。このことは、いつも時間がないともらしている人にとって特に重要です。

近所の子供を毎週習い事に連れて行っていれば、料理をする時間が少なくなるのは当然です。あなたには、明日顧客にプレゼンする同僚の準備を手伝う時間が、本当にありますか?

頼まれ事を断れない立場にあるなら、期限を約束する前によく考える時間をもらうこと。その仕事を進めるステップを全て考え、現実的な期限を設けましょう。全てにかかる時間を考慮して、さらに予備の時間も確保する。その時間内に終わらせられたら、上司は喜んでくれるはずです。少なくとも期限を守れずにがっかりさせることは避けられます。


「しないこと」も選ぶ


一般にあまり重要視されていませんが、貴重な時間を奪うものが日常にはあふれています。コンピュータを立ち上げるたびにメールやFacebookをチェックしていると、毎日多くの時間を失うことになります。近所の人や友人と目的もなく立ち話するのは、良い息抜きになる反面、あまりにやりすぎるとそれだけで疲れるし、時間がどんどんなくなっていきます。

数日間自分を観察して、いつ何をしたかを書き留めると、何に時間を奪われているのかがすぐにわかります。「しないこと(Not To-Do)リスト」にその行動を書き、他に費やす時間を確保しましょう。


やりたくないことを終わらせる


誰でも、やりたくないことや好きではないことをしなければいけないときもあります。後回しにすると、そのときは楽しい時間を過ごせるかもしれませんが、その仕事から完全に逃げることはできません。他に重要な仕事が迫っていてすぐにやり遂げなければいけないときは不快さが増すでしょう。

やり遂げるために時間を確保しましょう。エネルギー満々で集中力も研ぎ澄まされているときが望ましいです。そんなときこそ、早く終わらせられるから。多くの人は始めの一歩を踏み出すのが困難だと知っています。だけど一度踏み出せば、終わらせるのはそれほど難しくないはずです。


大事なのは「ツール」ではなく「方法」


多くの人はまた、電子デバイス上のカレンダーやスケジューラーの方が時間を管理しやすいと考えているようです。これらのツールが一助となることは確かですが、そのツールを使いこなせるかは個人の能力によります。

やるべきことをやり終えるには、最新のツールを使っているかどうかよりも、時間を管理して期限に間に合わせるための方法を確立しているか否かによるところが大きいのです。熱心に働くことだけが大切なのではなく、賢く働かなければいけません。ここに紹介した方法をぜひ試してみてください。より多くのことをこなせるようになるでしょう。また、これと同じく重要なのは、あなたの人生で大事なことに時間とエネルギーを注げることです。


Getting Things Done: The Art of Time Management | Dumb Little Man

Vishal P. Rao(訳:駒場咲)
Photo by Thinkstock/Getty Images and remixed by Kento.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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