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okabe  - ,,,  06:30 AM

締切に追われる毎日を終わらせる時間管理術:1日の始め方と終わらせ方

締切に追われる毎日を終わらせる時間管理術:1日の始め方と終わらせ方

締切りに追われる毎日を終わらせるための時間管理術


99U:創造力を発揮するには「自由な時間」が必要で、その間に新たなアイデアは湧いてきます。しかしながら、カレンダーに「何もしない日」があると、私たちは創造力を発揮できず、思いつきの仕事や受け身で仕事をしてしまうことがあります。

矛盾していると思うかもしれませんが、私達が能力を発揮するには、ある程度のルーティンが必要になってくるのです。

これから紹介する4つの手法を使えば、日常的にしなくてはならない選択が減り、自己管理力がアップし、締め切りに追われる毎日から逃れられるかもしれません。


メールを返信したり何かしらプロジェクトを進めるなど、日常的に行う重要なタスクに使うエネルギーと時間は、まるで押し寄せる波のように流れて行きます。

フローを作りそれに沿って行動することで、私達は仕事の締切りを守れるし、締切り以前に仕事を終わらせられれば、不要なストレスを抱えることもありません。抱え込むストレスがなければ気持ちとスケジュールに余裕ができ、余裕ができればクリエイティブなことに携わったり、締切りに縛られずにその場その場で臨機応変に楽しいことができたりするかもしれません。

それでは「締め切りに追われる日々をなくす」ための4つの方法を紹介します。


1.処理を自動化する


持続的なコミュニケーションを続けるのが苦手だというなら、メールもボイスメールも手紙も、毎日行う儀式のように処理すると楽になれるでしょう。


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(時間が来たら通知を出してくれるような)カレンダーにこれらのタスクを繰り返し通知させるようにすれば、メールのたびに返事をいつしようかと悩まずに済みます。また、こうしたコミュニケーションのタスクを効率的にこなす事ができ、返信が遅れているメールに罪悪感を覚えなくてもよくなります。

実際に取り組んでみて効果的だった処理方法を2つ挙げます。合っている処理方法を選択してみてください。


・もし返答や返信そのものが苦手なら

一日のはじめに、これらのタスクを済ませるようにしてみてください。返事が必要なメール、ボイスメール、新しい仕事などをチェックリストにして、すぐにタスクを行うかToDoリスト化してその日の内に終わらせるようにしましょう。その後、返事が必要な重要な案件以外は次の日まで無視しても良いように自分のルールを作ります。


・もし、いつもメールなどが気になってしまうなら

上記の方法とは若干違うアプローチを取る必要があります。朝一で全てを終わらせるのではなく、朝5〜10分程のチェック時間をとるのに留めておきましょう。ランチ後から退社までの間、30〜60分チェックのための時間をつくり、その間メッセージに答えるようにしましょう。こうすることで新しいメールへの対処法をシステム化でき、ずるずると一日のプランを脱線しないようにしてくれます。


2.1日と1週間のスケジュールを前倒しに


ストレスを最小化させるために、それぞれのタスクにかかる時間を考えずにスケジュールを前倒しで設定し、締め切り前からカレンダーに書き込みましょう。もし、金曜日に締め切りが設定されているタスクがあるのであれば、火曜日の午後には、もうそのタスクが目に見えるスケジュールに出ているといいでしょう。そのタスクを火曜日から進めていくことによって少しずつ仕事量を減らしていき、金曜日までにはほとんど何もしなくてもいいようにスケジュールを組みます。

前倒しできれば、問題がある仕事や、想定外に時間がかかるプロジェクトにもストレスを感じる事がなくなり、残業をする必要もなくなります。ほとんどの「やらなくては(急を要する)」ならないタスクが前倒しのスケジューリングにより終わっているので、自分の「できたらいい(あまり急を要さない)」タスクを次の日に移動する事もできます。

時間ができれば、思いもよらないオファーがあったり新たなことを始めたりするにも、締め切りに追われていないので突発的な決断もできるでしょう。


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3.終了時間を設定する


仕事が完全に終わるまでいかにことを運ぶかということを効率的と思うかもしれません。しかし、実は終了時間を設定しないことは非効率的作業方法なのです。

残業をしなくてはいけないと思った瞬間、私たちは重要で難しいタスクにとりかかる動機を失ってしまいます。いつまでに何かを終わらせる時間を設定しないと集中力を欠き、だらけてしまい、締め切り前にならないと本領を発揮できないかもしれません。たとえばあなたが2時間しか仕事ができないとしたら、1時間半もネットサーフィンに費やしてインスピレーションを得ようとはしないと思います。

まずは上記までの2つの手法を導入してみましょう。また、効率を高めるためには作業終了後に自分がしたいこと、楽しいと感じることをするといいでしょう。自分が幸せになれることをスケジュールに組み込みましょう(友達に会いに行くなど)。そして、その幸せをモチベーションにして作業時間を効率的に使い仕事をしましょう。


4.作業効率にご褒美を


作業を前倒しにして効率を高めて、より多くの仕事をするとなるとモチベーションが上がらないと思います。このモチベーションの低下が仕事のやる気を削ぎ、日々の作業に目的や情熱を見いだせないかもしれません。では、どうすればいいのでしょうか。


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解決策になるのが、ご褒美を自分自身に与えることです(子供の頃、「部屋を綺麗にしたら外で遊んでもいい」と言われた時のやる気を思い出してみてください)。たとえば、重要な案件を締め切り前に終えたら好きなブログをどれだけ読んでもいいとか、行きたい場所にいってインスピレーションを得るとか、同僚と最近思い浮かんだアイデアについて話し合う時間を持つ、など。

自分自身にこのようなささやかな幸せを毎日与える事によって、作業にフォーカスできるようになり、効率良く重要なタスクをこなせるかもしれません。

創造力を最大限に引き出したいのであればこの様な時間管理構造を利用し、面倒臭がらず試してみましょう。これらの手法を取り入れる事によってゴールへの道のりが簡単になるでしょう。

皆さんは、どのような時間管理構造を使いストレスフリーな仕事をしているのでしょうか?


※上記記事の著者であるElizabeth Grace Saunders氏は時間管理コーチであり、時間管理術を教える「Real Life E Time Coaching & Training」の設立者。『The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress』の著者でもあります。www.ScheduleMakeover.com にてどのように時間管理術を活用し、仕事を効率的にこなし心の平穏を得られるかチェックしてみてください。


Front-Load Your Week + 3 Other Stress-Busting Time Management Strategies|99U

Elizabeth Grace Saunders(訳:tomo)
Illustration by Oscar Ramos Orozco(ctodd.com) and Thinkstock.

  • ,,,,, - By

    香川博人

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