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igarashi  - ,,  06:40 AM

メール処理のストレスが減る「3つのルール」

メール処理のストレスが減る「3つのルール」

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毎日受け取る膨大な量のメールを、どう処理すればいいのか。誰しも痛い目を見ながら少しずつ学習し、実験を繰り返すしかありません。

どのメールプラットフォームを選び、どんな設定をするかは、ある意味、選挙に似ています。自分の希望と完全に一致する候補など存在しないので、自分の個性や感覚に反する部分が極力少ない候補を選ぶしかない、というわけです。

人それぞれに方法はあるのでしょうが、今回は大量に届いた受信メールにいかに対処するか、個人的にたどり着いた「3つのルール」を紹介します。



1.優先順位を決めて対処すべし


まず必要なのは、「そのメールの仕事上の優先順位はどの程度か」を基準に、メールを振り分けること。以下のように、上から優先順位をつけていくといいでしょう。


  1. 「To」欄に自分のアドレスが載っているメール/自分宛に直接届くメッセージは、日々の仕事に影響するものだったり、取り組んでいるプロジェクトを前進させるヒントをくれるものだったりします。こうしたメールに対して求められる対応は、場合によって異なります。参考になるような意見を返してほしいのかもしれないし、率直な質問に率直な回答を示せばいいのかもしれないし、何か明確な決定が求められているのかもしれません。それ以外の対応が期待されている場合、メールでも相手の意図がつかめないわけではないですが、本当の解決を目指すのであれば、一般的にはもっと強力なコミュニケーション(たとえばインスタントメッセージやビデオチャットや対面での会話)が必要になるでしょう。
  2. 自分の所属するグループのメーリングリスト宛のメール/仕事の中軸をメーリングリストが担うというケースが増えてきました。自分のアドレスが「To」欄になくとも、メンバー全員がしっかり目を通すことを期待されているメールです。たとえば「このビルドにはエラーがある」とか、「新しいデザインを送ってきた人がいるから確認して」とか、「大幅な変更が承認されそうだ。確定される前に見るように」といった具合に。
  3. 関係のあるグループのメーリングリスト宛のメール/あなたの所属するグループが担当するプロジェクトではなく、その周辺の作業を手がけているチームや、全社にまたがる組織のメーリングリストへの投稿を指します。これらについては、たまに目を通しておくという対応で十分です。
  4. それ以外のすべてのメール/これらは社内の空気みたいなもので、たいていは重要な連絡ではありません。もし何か大事件が起こった時は、メールを読まなくても噂で聞こえてくるはずです。


2.メール画面を「やることリスト」にするな


私はメール画面を使ってタスク管理をしようという考え方には賛同しかねます。というのも、メールでは実際に行動を起こせないからです。メールを読んで内容を理解したら、はっきり行動を示さなくてはならない場合がありますが、それは受信トレイの上でできることではありません。


3.メールを「仕事を押しつけられるだけのツール」にするな


多くの人がメールにストレスを感じている主な原因は、まさにここにあると思います。受信するメッセージがすべて、自分に降りかかってくる仕事を伝えるものならば、イヤになるのも当然です。

あなたがすべき仕事を話し合ったり、明確にしたり、正式に依頼を受けたりするのには、メール以外の手段(会社であれば、上司との会話など)を用いるべきです。メールを使うのは、すでに決まった仕事を実行する場合だけに留めるべきでしょう。横着な人が、メール1本であなたの「やることリスト」にタスクを追加しようとしても、引き受けることはありません。この点はきっぱりした態度を貫きましょう。

もし、メールで仕事を押しつける人がいたら、その仕事は固辞すべきです(ただし丁寧に)。そして、メール以外の方法を使って、状況を明確にしましょう。

それでは、これらのルールを適応した実践例を紹介します。


実践編


筆者はGmailを使用しているので、以下の記述はそれを前提にしています。

対処法はごくシンプル。上で説明したメールの優先順位ごとにフィルタを設定しています。

Gmailには便利なキーボードショートカットがあり、「設定」でこれをONにして使い方に慣れておくと、複数のフィルタによる検索結果を素早く切り替えて表示できるようになります。

たとえば私は、自分の所属するチームのメーリングリスト宛のメールには、すべて自動で「myteam」のラベルが貼られるように設定しています。特定のラベルのついたメッセージだけを見たい時は、「g」「l」と入力したあと、ラベル冒頭の何文字かを入力すると、候補が表示されます。

未読メール数は気にしなくてかまいません。すべては「流れ」です。件名を見ただけで自分のすべきことがわかる場合は、未読のままで構いません。ただし私は例外的に、以下の方法で未読メールを確認しています。


・優先順位のもっとも高い(つまり「To」に自分のアドレスのある)メッセージのみを表示し、主にその画面だけをチェック。

・そのために次のフィルタを設定(「to:me is:unread newer_than:7d」)。「To」に自分のアドレスがあり、未読の、過去7日間に送信されたメッセージのみが表示されます。

・上記で多すぎる場合は「newer_than:1d」にして、過去1日間のメッセージのみに絞り込む。逆にもっと広く探したい時は、日数を増やす。


簡単でしょう? ストレスフリーなメール対処法、あなたも実践してみてください。


How I do email | Vivek Haldar

Vivek Haldar(原文/訳:江藤千夏/ガリレオ)

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