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sakata  - ,,,,  09:30 PM

あるジャーナリストのメール整理術6つのステップ

あるジャーナリストのメール整理術6つのステップ

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私は普段、メールをきちんと整理しているほうだと思います。作業が必要なもの以外は、受信箱に残さないようにしています。

ただ最近、旅行やら仕事やらで整理の時間がなかなかとれませんでした。その結果、受信箱には1328通もの未読メール。そのうち401通には目も通していませんでした。でも、それらを処理し、受信箱を元の状態に戻すのにそう時間はかかりませんでした。

たとえばGmailであれば、わざわざメールを削除せずとも容量の限り保存しておけるし、検索すればすぐに目的のメールを見つけられます。しかし、メール管理のやり方は十人十色で、私は一度もこうした方法を取ったことがありません。受信箱をきれいに保つということは、全てのメールを管理できているということ。手に負えないぐらい大量のメールを整理できると、大きな達成感を得られます

以下、私が実践した効率よくメールを処理するときの秘訣を紹介します。



1.ネット環境を断ち切る

メール整理をするときは、邪魔が入らないようにネット環境を断ち切ってください。これでGoogleリーダーをチェックしたり、メール内のリンクをクリックすることもできません。

Outlookなどのメーラーを使っている人に限らず、Gmailユーザーも、オフラインモードを選べばこの方法で処理を進めることができます


2.返信しない

目的はメールを仕分することで、返信することではありません。返信する必要のあるメールにはタグをつけて、ネットにつながっているときに返信できるようにしておきましょう。


3.送信者ごとに仕分ける

送信者ごとに分けると、内容を読まずにメッセージを削除できます(特定の人からのもの、ニュースレター、広告メールなど)。これだけで多くの時間を節約できるでしょう。


4.自己流のファイリング方法を確立する

私が10年の経験から確立した仕分け方法は、「5つの大分類とたくさんの小分類に分ける」こと。

もちろん、皆さんが無理に真似する必要はありません。検索する方が性に合っているというなら、「既読」フォルダを作って全てのメールを移し、受信箱を空にしましょう。


5.メールを捨てることに後ろめたさを感じない

全てのメールを残しておく必要はありません。私はジャーナリストをしていますが、職業柄たくさんの不要なプレスリリースが送られてきます。役立ちそうな情報があれば、テキストメッセージに変換して保存(テキストであれば、少ない容量でチェックしやすい)。その他は捨ててしまいます。「全てをそのまま残しておく」のは悪い習慣だと思います。


6.キーボードのショートカットを使おう

メールを整理するとき、最初に「送信者ごとにソートする」コマンドを押したほかは、作業にタッチパッドを使いませんでした。キーボードのショートカットキー(メール整理の作業はほとんどが矢印、Shift、Deleteキーで済ませられる)を使うと、すごく作業がはかどります。


1時間後、大量のメールは削除され、もしくはファイルとしてダウンロード。要返信のものは9つ、プリントアウトしておくべきものは6つだけ。あとで何らかのアクションをしなければならないものとして、13通を受信箱に残しました。これくらいであれば、現実的に対処できる数です。以後、受信箱をほとんど空の状態に保てています。


編集部より:この記事はもともとオーストラリアのライフハッカーに、2006年に投稿されました。それから著者は、何度か変更を加えてきました。彼は次のように言っています。


「メールを整理する基本的な方法は全く変わりません。ただ、1つだけ大きく違うことがあります。今では全てのメールをアーカイブで検索しやすいGmailアカウントに転送しています。メール作成とスケジュール管理には、デスクトップ上のメーラーを使っているので、普段はGmailを利用していません。しかし、こうするとテキストファイルを残しておかなくて良いし、受信箱を整理するのがより早くなりました」


How I Cleaned 1328 Emails Out Of My Inbox In An Hour | Lifehacker Australia

Angus Kidman(原文/訳:駒場咲)

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