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igarashi  - ,,,  06:00 AM

「生産性向上ハック」を本当に役立つものにするには

「生産性向上ハック」を本当に役立つものにするには

「生産性向上ハック」を本当に役立つものにするには


人の意思力に限界がある以上、一日のうちにやれることは限られています。効率のいい生産システムを採り入れたにもかかわらず物事がうまくいかないのなら、問題はそのシステムにあるというよりは、「完璧なリストを作れば10人分の仕事ができる」という思い込みにあるでしょう。

どんな生産性向上の方法も、それが自分にとってどれだけ役立つかという現実的な視点を持たない限り、効果は期待できないのです。


「全て」をやろうと思わない


限られた時間の中で終わらせたいことがたくさんあるとします。言うまでもありませんが、全てを片づけることはできません。それでも、とりあえず頑張ってみることにします。するとあなたはテンパってしまい、作業は結局大してはかどらないでしょう。

このような状況は、時間的な優先順位をつけるだけで回避できます。今できることは何か、後回しにできることは何かを決めて、やるべきことを絞り込むのです。リストがコンパクトになると、余計な作業をせずにどんどん片づけられると自信が持てるようになります。

理想を言えば、優先順位づけはシンプルにすべきです。ただ現実問題として、最も大事なものや諦めるべきものを選別するのは、なかなか困難です。どの作業にもメリットとデメリットがあり、その全てを論理的に比較しようとすれば、優先順位づけは極めて困難になるでしょう。

ビデオブロガーのZe Frank氏は、ある簡単な解決策を提案しています。まずは、終わらせたいもの全てのリストを作り、それを読み返すよう勧めます。各項目を読み返しながら、それがどう感じられるかを考えるのです。もし重要だと思うなら、そのままにします。少しでも重要性に疑問があれば、取り消し線を引きます。その作業が終わった時には、あなたにとって本当に大事なものだけが残ります。まずは残った項目を先にやり、ほかのことは後に回しましょう。

それから、自分の限界も自覚すべきです。完璧な人などいません。一日でたくさんのことを成し遂げようとしても、がっかりするのは目に見えています。達成できそうにないとめげてしまうことのないように、簡単すぎるくらいの目標を自分に課すといいでしょう。


マルチタスクに見切りをつけて、ひとつのことに集中する


本来、人間はマルチタスクに向いていないのですが、それが心地よく感じられるため、とりあえず手を出してしまいます。そのため、電子メールに返信したり、電話に出たり、会議中にブログを読んだりして、5分おきに仕事を中断することになりかねません。マルチタスクは集中力を失わせます。その理由は、以下のとおりです。


マルチタスク、またはタスクの切り替えがとても難しい理由のひとつは、非常に限られている脳の作業記憶に依存しているからです。タスクを切り替えるたびに、再開した時に備えてそれまでにやっていたタスクを記憶にとどめておくのは困難です。もしそのタスクの記憶が消えていれば、考えの道筋も見失ってしまいます。しょっちゅう「あれ、どこまでやったっけ?」と自問自答するのは、時間とエネルギーの大きな無駄遣いです。


理想はマルチタスクからきれいサッパリ足を洗うことですが、現実にはそうせざるを得ない状況もあるでしょう。いつ呼び出されるかわからなかったり、毎日の業務がいくつもの小さな作業の繰り返しだったりすると、なかなかマルチタスクから抜け出せません。

完全にやめられないのであれば、妥協も必要です。業務内容に応じて、15分から30分程度は中断することなくひとつのタスクに集中しましょう。その制限時間に達したら、残っている仕事の中で、最も緊急に専念すべき作業を選びます。その作業にも15分から30分程度の時間を割り当て、さらにリストを比較していきます。同じ作業に続けて時間を配分してもいいでしょう。大事なことは、ひとつだけに集中し、決められた時間内では作業を中断しないことです。これで、マルチタスクに陥ることなく、必要に応じて集中する対象を変えることができます。


自分に合った生産性向上ハックを上手に選んで実践する


「生産性向上の方法」は、その多くが質の高い仕事を効率的にこなせることを売りにしていますが、上に挙げたような問題を解決できない限り、期待通りの効果を上げてくれるものではありません。Googleのソフトウェア開発者Vivek Haldar氏はとても気掛かりなことがあれば、何はともあれそれに手をつけるだろうと述べ、生産性向上システムは「やりたくない仕事」においてのみ役に立つと指摘しました。


とても気掛かりなことがあれば、きっとそれに取り掛かるでしょう。リストもシステムもリマインダーも要りません。それを覚えていなくてはという精神的負担を抱えることもありません。例えば、いくつもの手順からなる複雑な作業であれば、「ほら、僕は今GTDを実践してるよ」などと考えることもなくリストを作るでしょう。では、システムは何のために必要なのでしょうか? それは、面倒な作業をする時です。気が進まないけれど、しなくてはならない雑用。先延ばしにするのは簡単だけど、逃れられない用件。そして、支払いや、顧客サービスに電話で問い合わせるといった用事です。


これは本当です。生産性システムは気の進まない雑事を片づけるのに役に立ちます。ですが、こんな状況を考えてみてください。あなたは、毎日仕事を終えると疲れ切ってしまいます。少しリラックスして休憩も取りたい。時間がたつにつれ、やろうと思っていた、またはやらなければならない大事な用件に取り掛かる気力が無くなります。やりくりして時間を生み出すことも、すっかり忘れてしまいます。

とても気掛かりなことがあれば手をつけるはずだ、というHaldar氏の指摘は正論ですが、モチベーションを90%なくしてしまったら、残りの10%で腰を上げることは難しいでしょう。こんな時こそ生産性システムの出番です。ただし、常に効く特効薬ではないことをお忘れなく。

ここで、米コメディアンのJerry Seinfeld氏による「Don't Break The Chain」というハックを例に取ってみましょう。カレンダーを用意して、毎日何かを達成するごとに「☓」印をつけていくと、「☓」がつながって「chain(鎖)」ができます。その鎖を断ちきるな、ということです。

筆者は、目的を達成するためにこの方法をよく使います。成果は上々ですが、それは自分の必要性に合わせてシステムを修正したからです。

筆者は毎日、とても簡単ですぐに達成できる目標を設定するようにしました。目標が高すぎると思う時は、ハードルを下げるのです。筆者はこの方法を、絶対的なルールではなく、発展性のあるアイデアだとみなしていたので、必要に応じて修正することは簡単でした。そして7カ月が過ぎこの生産性システムは自分用にかなりカスタマイズされました。つまり、気に掛かることには必ず時間を作れるようにするためのシステムとして、改良してきたのです。

既存の生産性システムそのままでも十分役に立つという人もいるでしょう。けれど、人によってはまったく役立たないかもしれません。筆者のように、効率を高めるために多少の修正や独自色を加える必要がある場合もあるでしょう。結局は、その人次第なのです。

非効率な生産性ハックを使いあぐねて時間を無駄にしないよう、自分がどのような人間であるか、何が自分にとって一番有益なのかを見極める必要があります。

本当に生産的になるということは、量的なチェックリストではなく、質的なバランスを築くことです。心地よく目標が達成できる方法を探してみてください。そのほうが、何もかもやろうとするより、ずっと生産性は高いはずです。


Adam Dachis(原文/訳:風見隆/ガリレオ)

Photos by Leremy (Shutterstock), Mikhaylo Palinchak (Shutterstock), .

  • ,,,, - By

    友清哲

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