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ogasahara  - ,,,  10:00 AM

昼食時に社内でプロジェクトを発表する7つの理由

昼食時に社内でプロジェクトを発表する7つの理由

昼食時に社内でプロジェクトを発表する7つの理由


私が今働いている建築事務所では、昼食の時間をクライアントへの発表の予行演習にあてています。大きなランチテーブルに集まって昼食を食べている、15名ほどの同僚を前に、今進めているプロジェクトの発表を行います。

クライアントの前でのプレゼンは緊張するし、うまくいくか心配です。大きな見過ごしがないか、理解しやすいか、時間内に収められるか、厳しい質問に説得力のある答えを返せるかなど、気になる点はたくさんあります。いきなり本番ではなく、安全な場所で発表することでより完成度の高いものになります

みなさんも同じ内容を話すときに、1回目よりも2回目のほうが客観的に、わかりやすく、手短に伝えられるというような経験はないでしょうか。



なぜ昼食時がいいのか


発表に昼食時を選んでいる理由は、ゆるく、雑多に、クライアントに近い立場から多くの人の意見をもらえるということです。昼食中の発表は、以下の様な条件のなかで発表することになります。


  • 元気:まだ半日しか仕事してないので、皆元気です
  • 少し開放された時間:各々仕事の手を休め、気持ちも少し自由になっています
  • いろんな聞き手:プロジェクトにかかわりなく、様々な社員が集まっています
  • 食事が言い訳:食事の時間という理由でそこにいるため、プレゼンが発展途上でも、基本的には、おおらかです。食事中の話題としても、半ばお客さん、半ば関係者として聞ける話題で新鮮です
  • 出入りは自由:聞き手にとっても、忙しかったら途中で退席できるので負担感が少ないです。発表者にとっては、印象強くまとまった発表をする動機にもなります


このような条件の中、昼食時に社内で発表する中で、特に良いと感じた点を、以下7つにまとめてみました。


7つの理由


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1.目的を明確にできる

話のはじめにプロジェクトの背景する中で、発表の目的、ひいてはプロジェクトの目的を明確にできます。どんな問題を解決するのか、クライアントはどんな知識や権限を持っていて、どのような視点で良し悪しを判断するのか、発表の先どのような可能性があるのか、などを話のはじめに紹介します。


2.話をより魅力的にできる

成果物に込められた幾つもの工夫を、理解しやすいように、魅力的な話に展開できているかどうか確かめられます。場合によっては、説得力を増すために他の資料を引用したり、意表をつく挿話や劇的な展開を入れたり、論理的な説明と経験的な絵や挿話の順序や配分を変えたり、使っている資料を簡略化したりして、聞いていて引き込まれるような流れをつくったりもします。提案のなかで、重要な面白いところは強調し、退屈で凡庸なところは軽く飛ばす、などの時間配分も調整します。


3.厳しい質問への回答を準備できる

プロジェクトに関わっていない人たちからの新鮮な目線で、厳しめの質問や、有用な助言がもらえます。革新性、実現した時の影響、金銭面、安全面、技術面、メンテナンスについてなどのつっこんだ質問に、納得のいく回答ができるかどうかを試す機会になります。次の発表に、これらの回答を織り込んでおけば、より説得力のある発表になります。


4.他のプロジェクトの経験や知識を使える

このように開かれた機会を設けることで、別のプロジェクトメンバーが持っている知識や経験を共有することができます。誰の力を借りたらいいか、またはどこを調べたらよいかなど、、思いもよらぬ助言が得られます。みな異なった強みや繋がりを持っているので、小さなチームで考えるよりも、選択肢が増えます。


5.回数をこなすことで発表がこなれる

声や、話す速さ、表情、抑揚、服装などもひと通り試してみることができ、次回の発表に安定感が出ます。言い回しがこなれて、言葉も選ばれてきますし、書いた言葉を話してみる事で、わかりやすく、親しみやすい言い回しへと変えていくことができます。また、最初から終わりまで通して話すことで、抜けている情報や間違いを自然と見つやすくなります。


6.新たな改良の引き金をみつけられる

新たな問題点が見つかったら、それを引き金して、提案に新しい特徴を加えたり、次回の提案の土台にしたりできます。問題点は、本番中にわかるよりも、事前にわかっていたたほうが、解決するにせよ見送るにせよ、能動的に対応でき、本番の発表も安定感のあるものになります。


7.事務所内の風通しが良くなる

発表には直接関係ありませんが、事務所内でプロジェクトを超えてやり取りすることで、誰がどんな仕事をしているのか、どんなことが得意かなど、普段の立ち話では伝えきれないところまで伝えることができます。事務所内の上下関係から離れて、みなが意思決定に参加できる場所で、意見交換ができるというのも新鮮です。


以上のように、事務所内で、みなの集まる昼食時に発表するといろいろ良いことがあります。

プロジェクトの制作に入り込んでいると、クライアントの都合が見えなくなったり、考え方はいいのに見せ方が悪かったりして、いまいち発表に切れ味がなくなることがありますが、たとえ未完成でも、製作の流れをあえて中断してでも、発表することでかたちになってきます。

ランチ時間は少し長くなりますが、別のプロジェクトをできるだけ邪魔しないかたちで発表の練習をすることができ、聞いている方も自分のプロジェクトに使える知識を学べたりします

というわけで、昼食時に社内でのプロジェクト発表、おすすめです。

みなさんは、社内でのプロジェクトの共有や、クライアントへの発表準備、どんな工夫をされていますか?


(小笠原伸樹)
Photo by Thinkstock/Getty Images.

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