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ライフハッカー編集部  - ,,  10:00 PM

事前の準備がプロの証...仕事中の障害に動じないためにすべきこと

事前の準備がプロの証...仕事中の障害に動じないためにすべきこと

仕事中におきる思いがけない障害のために準備できること


こんな場面を想像してみてください。あなたはやる気満々で、あるプロジェクトにとりかかりました。けれども途中で、仕事を続けるのは無理だと発覚してしまうのです。ほかの人に任せていた仕事があがってこなかったからかもしれません。あるいは、ハードウェアに異常が起こり、ファイルを保存しているネットワークドライブにアクセスできなかったのかもしれません。

仕事を続けられなくなった段階で、考えておくべきなのはこういうことでしょう。「次にこのような状況に陥ったとき、再び時間を無駄にしないためにはどんな準備をしておけばいいのだろう?


忙しすぎて準備ができない?


この状況を招いてしまった原因がひとつあります。こうしたシナリオに対する充分な準備を怠ったことです。なぜ準備不足だったかといえば、大概次の2つの理由によるものでしょう。

まず考えられるのは、準備に充分な時間をあてなかったことです。ほかのことで忙しかったので、準備が必要だとわかっていたのにおろそかにしてしまったのです。

ひょっとしたら、そもそも準備なんか必要ないと思っていたのかもしれません。準備の重要性を理解せず、最初の計画Aがうまくいかなかった場合のための計画Bを考えておくのが面倒だったのです。こうして、代替の計画が用意されていなかったために、次に何をしていいのかがわからなくなってしまったわけです。


すべてうまくいくとに過信している

ここまで読めばすでに、準備をしないのはプロフェッショナルでなかったとお気づきでしょう。すべてが順調にいくと想定するのは手堅いやり方ではありません。どんなに立派に作成されたタスクリストであっても、予想していないことがおきて実行できなくなるときもあるのです。


(さらに進むために)立ち止まって考えよう

確実にタスクやプロジェクトを進めるためにはまず、次の行動の計画に充分な時間をあてましょう。じっくり練られた計画は、特に物事が予定どおりに進まないときに、大変役に立ちます。常に最悪の事態に備え、予期しないことが起こってもすべてがうまくいくようにしておくのです。

次に、タスクの細部まで考えましょう。関係しているのは誰で、どのシステムを使い、どの部分が不可欠なのでしょうか? 前もってそれらを考えておくことで、万全の準備ができるのです。

そして、仕事にとりかかる前に、起こりうるすべての状況を想定しましょう。システムがダウンしたらどうしますか? 自分の仕事を続けられない場合はどうでしょう?

そうしたシナリオをあらかじめ検討しておけば、最小限の中断時間で仕事を続けることができます。


4つのSPOFを防いで順調に仕事を続ける

SPOFとはSingle Point of Failureの略で、システムの一部のエラーにより、システム全体がダウンしてしまうことを表した言葉です。これをあなたのプロジェクトやタスクにあてはめて考えてみましょう。

あなたの仕事がある人やシステムに依存している場合、それらが正常に働かなくなったら、仕事は滞り、時間も無駄になってしまいます。ここでは、事前にしっかり計画しておけば防げるシナリオを4つ紹介します。


ほかの人からのインプットなしにはタスクを続けられない

他の人の仕事が終わらないと自分のがはじまらないケースはよくあります。プロジェクトの早い段階でそのようなタスクを見つけ、できれば優先順位をつけておきましょう。また、その人にタスクを任せるのは可能なかぎり早く行い、期限を設定して、なぜそのタスクを終わらせることが重要なのかはっきりと伝えてきます。そうすることで、自分の仕事にとりかかる前に必要なインプットが完了している可能性は大きくなるでしょう。


データをなくしてしまった

定期的にバックアップしていますか? ハードディスクがクラッシュしてしまったとき、簡単に復元できますか? もし答えがNOでしたら、状況をただちに改善してください。まずは、自分のコンテンツをクラウド上に保存しましょう。例えば私は、大事なドキュメントをハードディスクだけでなく、DropBoxにも保存しています。万一ハードディスクがクラッシュしても、クラウドからバックアップコピーを入手できるようになっているのです。それから、ローカル上でのバックアップシステムも構築しておきましょう。


自分だけではタスクが達成できないことに気がついた

タスクを達成するには自分が持っていない専門知識が必要だと気づき頓挫したことはありませんか? 私自身このような状況に何度も陥りました。結局、ここでも大事なのはプランニングであり、幾通りものシナリオについて事前に準備しておくことです。

自分自身を正直に見ましょう。そのタスクを自分ができるか少しでも疑いがあるのなら、外注したほうがよいのです。外注すればすばらしい仕事をしてもらえるのに、自分で二流の仕事をしてしまうのは最悪です。タスクやプロジェクトにとりかかる前に必要な専門知識をしっかり集めましょう。そうすれば、自分でタスクを実行するときに無駄を省けます。


思いついたアイディアを忘れてしまった

仕事の最中にすばらしいアイディアが思いついたのに、今となっては何だったのか思い出せないということはありませんか? すぐに記録しておけば、そのアイディアを使って利益を増やしたり、仕事の効率を向上させたりしていたかもしれません。

アイディアが思い浮かんだらすぐに書きとめましょう。今までどおり紙にペンでメモする、携帯電話に一時的に保存する、スマートフォンを使って直にGoogleドキュメントやEvernoteに保存するといった方法もあります。「このアイディアは家に帰るまで忘れない」と思いこんではいけません。たいていは忘れてしまって、イライラしてしまうのがオチです。


まとめ

これまで述べてきたように、生産性を下げ時間を無駄にしてしまう状況はたくさんあります。システムの一部にエラーが生じても仕事を続けられるようようなシステムをつくって、こうした事態を避けましょう。準備に充分な時間をとって、いろいろなシナリオを検討しておくのです。思いがけない事態が発生したときに自分自身に感謝することになるかもしれません。


Get Things Done Despite Single Point Failures | Lifehack.org

Tessa Miller(原文/訳:大場里美、合原弘子/ガリレオ)

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