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rhyeh  - ,,,  12:00 PM

憧れの「受信トレイ0件」を実現させるためのメール整理法

憧れの「受信トレイ0件」を実現させるためのメール整理法

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「受信トレイ0件」を目指すには地道な整理が欠かせません。筆者が偶然『Mailstrom』というウェブアプリを見つけ、試しに1時間ほど使ってみたところ、何かの間違いかと思うほどの短時間でメールが1000通から50通まで減ったのだそう。

Mailstromには驚くような新しい機能が備わっているのではなく、Gmailのフィルタでも応用できますが、無料かつ無制限で使え、なにより操作が簡単です。それに加えて、Gmail以外のどんなメールアカウントでも利用ができます。



ステップ1. メールアカウントとMailstromをリンクさせる

まずはMailstromの設定を紹介します。方法はシンプルです。


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  1. 「enter your email address」欄にメールアドレスを入力して、Mailstromアカウントに登録します(複数のアカウント登録も可能)。なお、アカウントへのアクセスのため、メールアドレスのIMAPサーバーと認証情報が必要です。GmailもしくはGoogleアプリのアカウントを持っていれば、そのままGoogle経由で認証することも可能です。いずれの場合も登録後にログインをします(※個人情報の管理に関してはMailstromプライバシーポリシーを確認して下さい)。
  2. 他に追加したいメールアカウントがあれば、アプリの右上にあるドロップダウンメニューから「Mail Account」を選択し全てのアカウントの追加が完了するまで「Add Account」へと進み続けこの作業を繰り返します。この段階で全てのアカウントを登録しておけば、あとからの手間が省けます。アカウントの登録後、数分でメールの索引が完了します。
  3. 索引作業中に「Mail Accounts」のドロップダウンメニューから「Settings」を選択します。索引作業が完了するまでにできることはあまりないので、ニュースレターの解除方法や、メール移動のルールなどの予習を兼ねてこのページを眺めるのも良いでしょう。Mailstromはデフォルトで「inbox suggestions(受信ボックスに関するオススメ)」を1日ごとに送信しています。通知が多ければ、週や月1回への変更が可能です(戻るには左上のMailstromロゴをクリック)。


メインページに戻る頃には索引作業が完了しているはずなので、それから設定を始めます。しかし、受信ボックスのメールが多い場合には数分長くなります。作業が終わればいよいよ本格的な片付けの始まりです。


ステップ2. 不要なメーリングリストを解除

メーリングリストが多ければ必然的に受信するメールの数が増えてしまいます。メールを減らすなら、できるだけ多くのメーリングリストを解除するのが手っ取り早い方法です。左側のメニューから「Lists」を選択するとメニューにメール一覧が表示されます。 そのほかに関してはのちほど詳しく解説しますので、今は特に気にする必要はありません。

リスト一覧では2種類のメーリングリストを確認できます。「購読中のもの」と「受信トレイに表示しているもの」です。まず、中央に表示されているメーリングリストをどれでもよいので選択してみてください。すると、最新のメッセージまたはその差出人からのメールが一覧で表示されます。主な作業としては、購読を解除したいメールの左上にあるオレンジ色の「Unsubscribe」、または緑色の「Archive」ボタンをクリックして不要なメールを削除することです。さらに将来、不要なメールを1件ずつ削除せず済むように、一覧画面でできるだけ多くのメーリングリストを解除します。この作業が終わったら、その他のメールに取り掛かりましょう。


ステップ3. メールのパターンを学ぶ

Mailstromはあなたのメールを種類ごとに分別して表示し、さらにそのパターンまでも分かりやすく表示します。必要というわけではありませんが、あなたが返信する割合が一番低い差出人や、あなたに一番多くメールを送る差出人、容量の大きい添付ファイルの差出人、メールをたくさん送信するSNSなどを調べることが可能です。これらの情報を知り、今後の対策として利用します。

本格的な片づけ作業を始める前に、すべての表示を確認し、そこから得られる情報を利用して受信するメールの数を減らしましょう。


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Sender:差出人ごとにメールを分別、日付の新しいメールから順に表示します。これにより誰から多くメールが届くかが一目瞭然です。まず、上位10人の差出人から届くメールが多い理由と、そのメールの量を減らす方法はあるかを考えます。単にあなたがそれらのメールを無視し、受信トレイに貯めこんでいるだけかもしれません。

Subject:件名ごとの一覧です。おそらく今利用しているメールの表示方法とさほど変わりはないかもしれません。しかし、ページ上部のフィルタ検索を利用できる特典が付いています。フィルタ検索はどの表示方法でも利用できますが、「Subject」内に関しては件名に絞っての検索が可能です。件名としてよく使われるキーワードを知ることができ、単語で検索すればどのような内容をメールでやりとりしているか簡単に把握できます。

Lists:前項でご紹介した機能です。リストからメーリングリストを解除するときに使います。

Time:「今日」「昨日」「今週」「先週」「各月間」と、日付ごとにメールを表示します。古いメールが多い場合はそれを確認し、そのメールに返信するか、または削除してしまいましょう。最終的には受信トレイには新しいメールだけを入れておきたいものです。

Social:SNSから毎日たくさんのメールが届くのは、もはや当たり前のことかもしれません。もし、特定のサイトから大量のメールが届いているのであれば、そのサイトにログインし、お知らせメールの設定を変更して対処しましょう。メールを自動でフィルタ検索することも可能ですが、さらに詳しい内容は次のステップで。

Shopping:買い物関係のメール、またはその他のお知らせメールが確認できます。 あまり必要のないAmazonから届く新しい商品の紹介メールや領収書メールは、全てフィルタをかける(作業方法は次のステップで)、もしくは送信元サイトで設定を変更します。

Size:この一覧は、サイズが大きい添付ファイルをよく受信する人のみが使えるパターン解析方法です。特定の人から定期的にそのようなメールが届く場合は、それをやめるよう伝えてみましょう。


以上のように、自分が受信するメールのパターンを把握し、それに合った調節をすることが、受信トレイ0件への道を築くことにつながるのです。


ステップ4:ルールを作る

フィルタ検索を使えば、残しておきたいけれど受信トレイには必要のないメール(領収書メールなど)の整理ができます。Mailstromのフィルタは、Gmailとほぼ同じような機能を持っていますが、Mailstromならどのプロバイダーのメールでも使用できます。

ルールを決めるにあたり、いずれかの一覧でいくつかメッセージを選択します。そして、右上の青色の「Move」をクリックし、アカウント内のフォルダまたはラベルを移動先として選択します。他のメールサービスと同様、「以後、自動的に同じ作業をするか」の確認画面が表示されます。チェックすれば、ここであなたのルールが決まり、受信トレイを自動で整理する手助けになります。
このルールは設定ぺージで確認できます。


ステップ5. 受信トレイを0件にする

一覧について学び、受信トレイを整理するよう設定すれば、あとは簡単です。全体に目を通し、不要なメッセージをアーカイブしましょう。メッセージを大量に削除するのは簡単ですが、難しいのは消す・残す・返信するの振り分け作業です

ここで思い出して欲しいのは、すでにあなたは受信トレイをきれいにするための行動をとっているということ。返信していない数カ月前のメールに心を痛める必要はありません。これまで放置していたのなら、削除しても構いません。どうしても返信したいメールがあるのなら「ご無沙汰してしまい申し訳ありません。いただいたメールが受信トレイの中で埋もれていました。今もまだなにかの役に立てますでしょうか?」など、簡単な返信をするとよいでしょう。

少し薄っぺらい対応だと感じるかもしれませんが、気にせずにさっさと片づけましょう。ポイントは用件を手短に伝えることです。必要があれば相手から連絡が来るでしょうし、なければスルーして構いません。

一覧表示は類似するメールのグループ化に優れています。原文著者は「Sender」の一覧がお気に入りだそうですが、人それぞれにあったお気に入りを見つけられるでしょう。作業が終わればきっとやってよかった! と思うに違いありません。


今後の対処法

どのメールアカウントを持っていても受信トレイの整理には苦労が伴います。Mailstromをセットアップして、ほとんどの作業を任せてしまえば、これから受信トレイの整頓がグッと楽になります。もし、手に負えなくなったとしても、ただログインして今回紹介したステップに従ってルールを決めれば、『Mailstrom』が助けてくれます。


Adam Dachis(原文/訳:Rhyeh)

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    香川博人

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